5 consigli pratici per arrivare a zero mail a fine giornata

Le mail rappresentano lo strumento quotidiano di comunicazione fra colleghi, clienti, candidati o istituzioni. Ci permettono di mantenere uno storico organizzativo, definiscono le nostre attività e diventano anche un modo per apprendere procedure nuove informazioni. Dedichiamo gran parte del tempo lavorativo in ufficio a leggere mail, a rispondere e a condividerne i contenuti.

Ed è facile restarne ingarbugliati. Ci assentiamo dieci minuti dalla postazione per una telefonata o per un colloquio e nel frattempo sono già arrivate mille mail. Siamo concentrati sul nostro applicativo ed iniziano ad arrivare notifiche ovunque: saranno mail urgenti o potranno aspettare? Ci sentiamo overhelmed - sopraffatti - con la costante sensazione che ci stiamo perdendo qualche pezzo. Intanto le mail si accumulano, da 10 mail non lette a fine giornata ne abbiamo 30 e giorno dopo giorno, restando sempre indietro, il conteggio aumenta. Nel frattempo riceviamo qualche sollecito perché non abbiamo risposto, ci perdiamo una mail importante nel maremagnum della Posta Elettronica non letta e non recuperiamo tutto lo storico, perché tanto sono passati 5 giorni ed in qualche modo si sarà fatto.

Non è affatto semplice districarsi fra le liane della corrispondenza asincrona e l'obiettivo zero mail a fine giornata può sembrare un'utopia. Non so come ve la vivete voi, ma a me infastidisce anche solo lasciare la notifica di una mail non letta prima di spegnere il PC, quindi ho preso un machete ed ho iniziato a sfoltire in modo tale da arrivare alla fine della giornata lavorative con la maggior parte delle mail gestite.

Ecco alcuni consigli pratici per sopravvivere:

1) La corretta gestione della mail passa dalla gestione dell'attività quotidiana. E' importante individuare quali sono le priorità (della giornata, della settimana o del mese) ed utilizzare proprio la priorità come primo filtro. È utile, ad esempio, avere chiaro chi stiamo aspettando che ci risponda, in modo tale da non lasciar sfuggire la mail che ci arriva da cliente X o da collega Y. Ovviamente le priorità cambiano spesso in corso di giornata, ma mantenere il focus su ciò che stiamo aspettando permette di vigilare meglio e più di frequente sulla mail.

2) Sembrerà banale, ma creare/categorizzare delle cartelle in cui riceviamo le mail da determinati colleghi (come quelli in ufficio insieme a noi) aiuta ad ordinare la casella mail e ci risparmia del tempo. Se qualcosa è già stato condiviso e la mail serve solo a formalizzare quel +1 nella cartella del collega non abbiamo urgenza di andarcelo a rivedere subito perché sappiamo che è stato smarcato.

3) Il mondo del lavoro ci richiede di essere sempre più multitasking e, spesso, fare una cosa alla volta diventa impossibile. Stiamo lavorando sul nostro gestionale, nel frattempo rispondiamo al telefono, prendiamo appunti e dobbiamo portare avanti più attività in parallelo. E le mail le hai lette? Diventa, allora, importante darsi un timing nel controllo della casella di Posta Elettronica. Se siamo presi da un'attività che non ci consente di vedere cosa sta arrivando via mail possiamo impostare un timer mentale che ci impone ogni 10/20 minuti di tenere sotto controllo la situazione, evitando di gestire un'urgenza in tempi biblici.

4) Posto il fatto che è importante essere sempre allineati e leggere tutte le mail, non possiamo neanche perdere metà giornata a sviscerare il contenuto di tutti i messaggi che arrivano. A me è tornata molto utile una tecnica spiegata da bambino: la lettura a saltelli (come i conigli). Si tratta, molto semplicemente, di leggere per sommi capi, individuando velocemente il nocciolo della questione attraverso parole (chiave) all'interno del testo. Fare così risparmia tempo e ci permette di scegliere se si tratta o meno di qualcosa prioritario da gestire o che è già stato gestito e possiamo riprendere l'argomento con più calma.

5) Avete mai utilizzato la funzione di contrassegno come post-it digitale per ricordarvi di completare una cosa? Le tempistiche di gestione di un'attività non sempre dipendono - esclusivamente - da noi. Vanno seguiti dei processi o, più frequentemente, dall'altra parte non tutti hanno la nostra stessa reattività di risposta. Contrassegnare le mail a cui non abbiamo ricevuto ancora risposta o dove sappiamo che, prima di rispondere, dobbiamo recuperare delle informazioni/dati aiuta ad orientarci e a ricordarci cosa fare. Questa strategia presenta qualche affinità con l'effetto Zeigarnik, ossia di ricordare meglio qualcosa quando veniamo interrotti durante un compito.

La complessità che ci circonda ogni giorno in ambito lavorativo presuppone che si sviluppino sempre più competenze in grado di potenziare il nostro modo di lavorare multitasking e, per riuscirci, serve pratica, flessibilità mentale ed una buona dose di pazienza. Saper gestire le mail da cui siamo bombardati quotidianamente rappresenta un primo passo verso questo obiettivo.