Abbiamo grossi problemi di Archiviazione e non lo sappiamo

Partiamo dallo spunto offerto dal bravissimo Pietro che qui, su Linkedin, suggerisce un #decluttering di materiale digitale ridondante, una pratica salutare oltre che economicamente vantaggiosa.

Scattiamo foto con lo smartphone come avessimo una mitragliatrice, inviamo documenti via mail invece che condividerli via cloud, creando doppioni che potrebbero diventare un problema durante un recupero e ci dimentichiamo di considerare la risoluzione delle foto quando le importiamo in Word e PowerPoint e non usiamo mai gli strumenti di Revisione, preferendo creare copie progressive e inutili dello stesso file.

Potrei dirlo in modo più gentile, lo so, ma spesso siamo dei barbari che giocano con qualche cosa di estremamente sofisticato: non capendo le regole, pieghiamo l’informatica alle nostre necessità invece che sfruttare le migliori capacità di una macchina pensata per aiutarci.

Uno degli strumenti di Word, Excel e PowerPoint più sottovalutati, la compressione delle immagini: è possibile ridurre di molto la dimensione del file finale, ottimizzandolo peer l'uso (online, stampa) in modo del tutto automatico.

Il computer fa quello che gli dici, non quello che vuoi

La famosa frase della legge di Murphy campeggiava di fronte alla scrivania di un responsabile IT di una grossa azienda con cui collaboravo anche io ogni tanto: è una frase forte, sarcastica, ma che mostra una realtà che pochi considerano.

La gestione dello spazio e dei file ne una conseguenza diretta: chi di noi fa una selezione delle foto che ha sul cellulare? Chi utilizza strumenti comunemente presenti da anni in Word e PowerPoint per ridurre la dimensione delle immagini ad un peso ideale per lo scopo? Chi condivide un documento tramite il comando integrato nelle App di Office invece che inviarlo via mail?

Pochi, troppo pochi. Fossero la maggior parte, e non lo sono, sarebbero pochi comunque.

La condivisione di un documento permette di ottimizzare il flusso dei dati che viaggia in rete così come di ridurre il problema della duplicazione dei file, che in fase di archiviazione può creare grossi imbarazzi

Lo sapete che la quantità di dati generati da una sola settimana di Oktoberfest supera i 3 Petabyte di peso (fonte Western Digital)? Un’enormità se ci pensiamo bene, certo, la tecnologia avanza e il concetto di peso di un documento o capacità di archivio è labile, ma se non ci stiamo attenti prima o poi il limite diventerà insopportabile.

Quando siamo passati ad un flusso di dati interamente digitale, relegando la carta ad una sottobranchia dell’archiviazione abbiamo compiuto un balzo enorme dal punto di vista culturale, perché il digitale offre opportunità incredibili: è più economico, viaggia a velocità molto più alte (moltissimo a dire il vero), è più facile da editare e da gestire e, in genere, costa molto meno.

Però tutti questi pregi hanno un difetto, che si chiama Ridondanza.

Uno, nessuno, centomila

Il vero problema di una società digitale è che sin troppo facile creare un documento. Se prima si pagava ogni scatto fotografico, in un rullino che aveva gli scatti predefinitivi, oggi facciamo le raffiche di foto e non capiamo che cosa significa.

Cercare un particolare scatto, un documento di Word o un disegno vettoriale in un archivio da 100 MB ordinato è questione di un minuto, farlo in uno di 1 TB o 100 TB ci si può impiegare ore oppure giorni. Con il rischio di non trovarlo mai, perché non solo la ricerca è lunga, ma servirebbe tempo a capire quale delle diverse versioni è quella giusta.

Con Microsoft 365 Business Standard ogni utente ha a disposizione sino a 1 TB di spazio su OneDrive, che all'inizio può sembrare tantissimo, ma che con una cattiva archiviazione si esaurisce in fretta

Chi scrive ha capito a proprie spese la differenza tra #Archivio e #Archiviazione: il primo è lo spazio (fisico o virtuale) dove immagazzinare i documenti, il secondo è il modo in cui lo facciamo e la serietà con la quale decidiamo che un documento debba rimanere o meno.

Questo intervento non vuole essere accusatorio ne suggerire di usare il cestino di Windows 10 più del necessario, solo proporre più attenzione a che cosa archiviamo o meno.

Che poi non è solo una questione di spazio, ma di ordine e disciplina, di trasformare la pratica di “cercare” in “trovare”, che offrono modalità molto diverse.

Lo spazio su SharePoint, che per propria natura è condiviso con altri utenti, deve avere una archiviazione più rigida di altri spazi più personali, aldilà dello spazio disponibile

A volte chioccia, altre boia

Prendetevi ogni tanto un po’ di tempo e dedicatelo al vostro archivio digitale, dategli l’importanza che merita: tanto a quello personale quanto a quello di lavoro, che stia sul server o che, a maggior ragione, su OneDrive.

Magari prima delle ferie, o durante, oppure subito dopo Natale, che sono i momenti nei quali si producono più materiali digitali ma anche quelli nei quali il lavoro pressa meno.

Oppure fatelo ogni weekend, in questo caso basteranno pochi minuti, selezionando quello che davvero è importante e quello che non serve, eliminando i doppioni di file e capendo quali davvero vale la pena archiviare e quali, invece è possibile eliminare, perché all’occorrenza si scaricano da internet (delegando di fatto il problema a qualcun'altro, almeno per quel file).

I servizi di Streaming, nell'esempio Spotify, permettono un grande risparmio di spazio, perchè non ci dobbiamo preoccupare dell'archiviazione. sfruttarli il più possibile può risolvere grandi problemi

Esplorate di più le capacità dei vostri software quotidiani per capire come ottimizzare i flussi di lavoro, gestire meglio le risorse e condividete i documenti in modo intelligente, perché la collaborazione è una delle cose più belle di quest’epoca, e va fatta in tempo reale, non a turni.

A raccontarlo così sembra una cosa noiosa, ma non lo è: tanto quanto fare ordine in salotto, nella scrivania dell’ufficio, nello zaino, la pratica è identica anche in digitale.

Il vostro lavoro diventerà più snello e vedrete presto i benefici: la prossima volta poi parliamo di #backup, e del perchè dobbiamo fare in modo che la frase "lo faccio domani" diventi una presa in giro, non una triste realtà.

Foto giusta, foto sbagliata: tenere tutte le foto "perchè non si sa mai " non è mai una soluzione, ma un modo per girare le spalle al problema, che prima o poi si ripresenterà più grave

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