Come fare (bene) un webinar su Microsoft Teams

Dopo anni di utilizzo, gli ultimi due molto intensi, con una crescita di pubblico e funzionalità davvero vertiginosa, oggi Microsoft Teams ha raggiunto una maturità tale per cui la sfida a prodotti più dedicati come Go to Webinar, per esempio, non è più utopia e anzi, rappresenta una sfida aperta e interessante.

Vediamo quindi come si crea (bene) un webinar o una call su Microsoft Teams in tutti i passaggi, esaminando funzioni conosciute e interessanti novità dell’ultimo minuto.

Prima cosa, l’invito

Per creare l’invito su Teams è possibile partire dall’App Calendario di Teams oppure da Outlook, ottenendo lo stesso risultato. I campi da definire sono quelli relativi alla data e all’ora, agli invitati Obbligatori e a quelli Facoltativi (ne serve almeno uno di invitato) e al titolo della riunione, che non deve essere mai equivoco (perché ognuno di noi ha molte cose da fare, e un rimando facile è ben accetto).

Nella stessa finestra, in alto, c’è la voce Opzioni di risposta che indica se l’invito necessita di una risposta o anche se può essere inoltrato, in caso non vi sia una riservatezza all’evento.

Una volta chiusa la finestra, dopo un paio di secondi nei quali Microsoft Teams comunica con i server centrali, l’evento è fissato e sincronizzato con tutti i calendari.

La finestra di creazione dell'evento, qui in fase di editing

Opzioni riunione

Una volta chiusa la finestra dell’appuntamento, in modo che questo si concretizzi, è possibile rientrare nella stessa (con un doppio clic sull’appuntamento) per modificare le Opzioni di riunione, che sono una delle parti più importanti nella preparazione di un webinar (anche se come vedremo sono modificabili anche in corsa).

Una volta rientrati nella finestra dell’appuntamento, basta un clic sul pulsante Opzioni riunioni in alto (a fianco al fuso orario) oppure clic con il tasto destro nel pulsante Opzioni riunione in basso, selezionando la voce Apri Collegamento.

Nella finestra Opzioni riunione (da browser, qui con Microsoft Edge), è possibile stabilire chi fa che cosa, anche se durante il webinar le cose si possono cambiare in corsa

In fase di registrazione le opzioni si modificano via web, da una finestra del browser. Vediamole tutte.

• Sommario: in alto nella finestra trova posto il sommario con il titolo del Webinar, la data, l’orario e il nome di chi l’ha creato.
• Chi può evitare la sala di attesa: Di serie, tutti i webinar hanno una sala d’attesa, dove gli utenti sostano prima di entrare nella stanza vera e propria. Serve per lasciare liberi i relatori di mettere a punto gli ultimi dettagli prima di iniziare il webinar. Indicando “Solo io” tutti i partecipanti entrano e sostano in sala d’attesa, e serve ammetterli manualmente mentre selezionando “Tutti” in pratica tutti i partecipanti saltano la sala d’attesa entrando subito nella stanza. La versione più semplice è quella di indicare “Solo io” prima dell’evento, entrare nella stanza virtuale, e una volta pronti ammettere tutti quelli in coda (visibili nell’elenco utenti nella finestra di Teams) e poi spostare la voce su “Tutti”, in modo che chi si connette più tardi non debba sostare in attesa.
• Consenti sempre ai chiamanti di ignorare la sala di attesa: In alcune situazioni, chi entra in sala d’attesa può poi entrare in autonomia nella call. Questo è uno stato ibrido rispetto agli altri due.
• Avvisa quando i chiamanti partecipano o abbandonano: Teams emette un “beep” quando qualcuno si collega o lascia la stanza.
• Chi può essere un relatore: Indica chi ha il permesso di parlare, di condividere lo schermo e di usare la videocamera. Indicando “Tutti” in pratica chiunque può fare tutto, ci si basa sulla reciproca fiducia. Indicando invece “Solo io” solo l’organizzatore inizialmente può parlare, dando il ruolo di relatore ai singoli utenti di volta in volta, con un clic sulla voce nel pannello Utenti di Teams e selezionando la voce “Assegna relatore”. Oppure, a priori, indicando l’indirizzo email di uno degli utenti collegati. La modalità “Solo io” è comoda perché evita fastidiosi ingressi di utenti che lasciano microfono o camera accesa all’ingresso nel webinar, tipicamente disturbando chi sta parlando.

Alcune opzioni si possono cambiare anche a Webinar in corso

• Vuoi consentire il microfono/ videocamera per i partecipanti: Queste due voci permettono appunto l’utilizzo del microfono o della videocamera ai partecipanti. Tipicamente è meglio di no, anche solo per evitare uno spreco di banda per chi utilizza Teams su connessioni a consumo ma anche per buona educazione (chi non parla, non è necessario che abbia il microfono acceso o la telecamera in funzione).
• Consenti la messaggistica istantanea della riunione: Abilita o disabilità la chat della riunione. La Chat è sempre utile, anche solo per inserire domande da gestire alla fine, però in alcuni casi potrebbe essere controproducente: a scuola ad esempio meglio impedire ai ragazzi ulteriori distrazioni.
• Consenti reazioni: Permette di usare piccole animazioni come l’indice alzato, l’applauso, il cuore o altre, come reazioni ad un particolare contenuto.

Impostazioni dispositivo

Questa voce è gestibile nella finestra preventiva che compare prima di accedere al webinar e anche una volta dentro, tramite un clic sui tre puntini in alto scegliendo la voce Impostazioni dispositivo. Queste opzioni sono semplici, ma le vediamo lo stesso.

• Periferiche audio: questa è una voce riassuntiva di quelle successive e permette di selezionare una particolare sorgente audio (cuffie, speakerphone, dispositivo audio interno del computer…), in modo da usarla sia per il Microfono che per lo/gli Speaker.
• Altoparlante: se non già determinato con Periferiche audio, questa voce permette di stabilire dove l’audio che arriva da Teams è erogato. Dagli speaker integrati nel PC o nel device sino alle cuffie.

La scelta delle periferiche audio, molto importante se usate device esterni al PC

• Microfono: se non già determinato con Periferiche audio, qui si identifica l’audio in ingresso.
• Eliminazione rumori: indipendentemente dalle caratteristiche fisiche o elettroniche del device di uscita e di entrata, il sistema provvede ad esaminare il flusso audio e a tagliare le frequenze indesiderate. Una funzione utile specie per chi fa webinar all’aperto.
• Videocamera: la videocamera per la ripresa video. Quelle dei computer portatili sono comode, ma se dovete fare una conferenza importante puntate su una videocamera esterna, magari USB, che sia almeno FullHD a 30 frame al secondo. Sarà poi il software a gestire il flusso video e ad ottimizzarlo. Per una buona presenza in rete, la luce è fondamentale, per cui fate diverse prove prima.

Condivisione contenuto

Una volta dentro un webinar o una call, se si è relatore, è possibile condividere un contenuto agli utenti collegati. La condivisione permette di mostrare la scrivania del proprio computer (e tutte le finestre in essa), una singola finestra attiva oppure una presentazione in PowerPoint disponibile su OneDrive.

L’operazione in se è abbastanza semplice, ma il modulo è stato recentemente rivisto con numerose implementazioni, vediamole tutte.

• Includi audio del computer: l’opzione (un po’ nascosta a dire la verità) permette di trasportare l’audio delle App agli altri partecipanti del webinar, in modo che sentano l’audio di un video o di un brano MP3. Questa opzione è di solito spenta per default e serve attivarla a mano prima di attivare la condivisione.
• Modalità Relatore: ci sono quattro modalità previste. La prima mostra solo il contenuto selezionato a tutti, lasciando ogni utente libero di continuare a visualizzare le icone degli altri utenti o meno. Le altre tre mostrano lo stesso contenuto con in sovraimpressione la forma dello speaker, mascherata, in tre modi diversi: attenzione, tutti gli altri utenti devono avere una versione aggiornata di Teams per visualizzare il contenuto e lo speaker mascherato, altrimenti vedranno tipicamente solo il contenuto.
• Schermo o Finestra: condividendo lo schermo, in pratica mostriamo tutto quello che succede sopra la scrivania, incluse le finestre e il loro contenuto, i documenti depositati sulla scrivania e gli avvisi che compaiono. Condividere una singola finestra di un documento significa mostrare quello e solo quello, potendo quindi mantenere un po’ di privacy sul resto. Detto questo però se il webinar è tecnico, spesso mostrare la scrivania è l’unico modo perché ci permette di saltare da una App all’altra.
• Microsoft Whiteboard: qui in pratica lo speaker può utilizzare la lavagna elettronica di Microsoft per disegnare in tempo reale su un foglio
• PowerPoint Live: qui compaiono gli ultimi file di PowerPoint utilizzati, in modo che sia possibile richiamarli al volo per visualizzare solo quelli, ma alla fine sono disponibili due pulsanti per caricare una presentazione dal proprio computer o da OneDrive.

Una delle modalità di presentazione, con relatore mascherato e presentazioni parzialmente sovrapposte

Partecipanti

La finestra mostra l’elenco dei participanti alla call o al webinar. Sono presenti sia quelli effettivamente collegati che quelli che hanno promesso la partecipazione ma che al momento sono scollegati. Per questi ultimi è disponibile un pulsante per “chiamarli” e invitarli alla riunione.

A fianco di ogni utente è disponibile un pulsante che apre un menu a tendina dove sono presenti alcune voci.

Dallo stesso menu è possibile disattivare telecamera e microfono (attenzione, è possibile disattivarli, ma solo l’utente li può riattivare), mettere in evidenza il riquadro dell’utente rispetto ad altri, cambiare la destinazione da utente normale (che è soggetto alle regole di microfono e webcam impostate dal creatore dell’evento) a relatore (che può quindi usare microfono, webcam e condivisione a piacere), o viceversa.

Infine, è anche possibile rimuovere l’utente dalla riunione, quando necessario: questi potrà comunque ricollegarsi, ma se c’è una sala d’attesa, rimarrà li e non disturberà più la riunione.

È molto importante ricordare che una riunione virtuale segue le stesse regole di cortesia e professionalità di una riunione in persona, e nonostante quando si è in Teams si abbiamo delle libertà in più date dal digitale (si può spegnere la videocamera ad esempio, quando si è in una riunione in persona no) è sempre importante non essere mai scortesi e seguire una buona linea di condotta.

Bloccare la riunione è utile quando non si vogliono sguardi indiscreti 

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