Gannt Chart o Kanban ?

Il Cronoprogramma

Ieri ho avuto il piacere di confrontarmi con l' operation manager di una bella azienda di Torino e ho pensato al tema importante della gestione delle tempistiche nei progetti . Troppe volte vedo progetti importanti gestiti affidandosi alla memoria o a semplici scadenze fissate sul calendario personale. Spesso e volentieri presunti (perché si abusa di questo termine) project manager non sanno cosa voglia dire impostare un cronoprogramma.

Un cronoprogramma, o Gantt chart (metodo a Cascata), è uno strumento fondamentale per un #projectmanager poiché consente di gestire e monitorare il progresso di un progetto in modo efficace. Ecco perché il cronoprogramma è così importante: 

1. #attività : elenco delle attività che devono essere completate per portare a termine il progetto.
2. #durata : periodo di tempo previsto per completare ciascuna attività.
3. #dipendenze : relazioni tra le attività, ovvero se una attività è dipendente da un'altra attività per poter essere completata.
4. #scadenze : date di inizio e fine previste per le attività, nonché la data di consegna finale del progetto.
5. #risorseumane : elenco delle risorse necessarie per completare le attività, ad esempio membri del team, attrezzature o software.
6. Assegnazioni: assegnazione delle attività alle risorse specifiche che le eseguiranno.
7. #avanzamento : stato di completamento di ogni attività, ad esempio se è in corso, completata o in ritardo rispetto alla scadenza prevista.
8. #criticalpath: indica la serie di attività che devono essere completate entro i tempi previsti per evitare un ritardo complessivo del progetto.
9. #costi : budget previsto e costi effettivi per le attività del progetto.

E' uno strumento fondamentale per il project manager poiché consente di gestire efficacemente il progetto, di monitorare lo stato di avanzamento e di intervenire tempestivamente in caso di problemi.

Gannt

In generale, un #Gantt chart (metodo a cascata) è particolarmente utile per i progetti che hanno una durata più lunga e che coinvolgono molte attività o membri del team. Inoltre, può essere utile quando le attività sono interdipendenti e devono essere eseguite in un ordine specifico, o quando ci sono scadenze che devono essere rispettate. Prevede che il progetto venga suddiviso in fasi sequenziali, ciascuna delle quali deve essere completata prima di procedere alla successiva. Il risultato finale viene quindi consegnato alla fine del processo, dopo che tutte le fasi sono state completate.

Kanban

Per progetti piu' brevi si puo' invece adottare un metodo piu' agile gestendo le operatività attraverso i #Kanban (termine giapponese che significa "carta visiva") : una metodologia di gestione visuale del lavoro, che consente di monitorare i flussi in modo efficiente e trasparente.

Si basa sulla creazione di una "bacheca Kanban", che è essenzialmente una lavagna o un pannello che mostra in modo visivo lo stato di avanzamento del lavoro. La bacheca è divisa in colonne, che rappresentano le diverse fasi del processo di lavoro, ad esempio "Da fare", "In corso" e "Completato".

Ogni attività o compito da svolgere viene registrato su un cartoncino o post-it, chiamato "scheda Kanban". Ogni scheda ha una descrizione dell'attività e può essere spostata tra le colonne della bacheca Kanban per indicare lo stato di avanzamento dell'attività.

La metodologia #Kanban si concentra sull'ottimizzazione del flusso di lavoro, riducendo i tempi di attesa e massimizzando l'efficienza. Ciò viene realizzato attraverso la limitazione del lavoro in corso (WIP - Work In Progress), ovvero limitando il numero di attività che possono essere in corso contemporaneamente per evitare sovraccarico e confusione.

Software Gannt + Kanban

Molti dei programmi che offrono la stesura di un cronoprogramma danno la possibilità di visualizzare in flussi attraverso i #Gannt chart o i #Kanban.

Qui sotto riporto alcuni dei software personalmente provati e che sono piu' noti o "User Friendly" :

1. #Microsoft Project: è uno dei programmi più utilizzati per creare Gantt chart, ed è particolarmente utile per progetti complessi che coinvolgono molte attività e membri del team. Offre una vasta gamma di funzionalità per la pianificazione del progetto, la gestione delle risorse e il monitoraggio del progresso. Tuttavia, è anche uno dei programmi più costosi e richiede una certa curva di apprendimento per essere utilizzato al meglio.
2. #GanntProject : programma gratuito e open source che offre funzionalità di base per la creazione di Gantt chart. È particolarmente utile per i progetti di piccole e medie dimensioni, ed è facile da usare anche per i principianti. Offre la possibilità di creare e gestire più progetti contemporaneamente, di definire le attività e le relazioni tra di esse, di monitorare il progresso del progetto e di esportare i dati in diversi formati.
3. #Smartsheet : è una piattaforma di gestione del lavoro e del progetto che consente ai team di collaborare, pianificare e gestire le attività in tempo reale. La piattaforma offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui la creazione di bacheche Kanban, la gestione dei progetti, la creazione di report, la pianificazione dei budget e molto altro. Personalmente, penso che Smartsheet sia una soluzione molto completa per la gestione del lavoro e dei progetti, adatta a team di qualsiasi dimensione e settore. La piattaforma offre molte funzionalità avanzate, come il diagramma di Gantt, la gestione delle risorse, la creazione di report personalizzati e l'integrazione con altre applicazioni, che la rendono molto versatile e adattabile alle esigenze specifiche di ogni team.
4. #Monday : è una piattaforma di gestione del lavoro basata sul cloud che consente ai team di organizzare, pianificare e tracciare il proprio lavoro. La piattaforma offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui la creazione di bacheche Kanban, la gestione dei progetti, la collaborazione in tempo reale, la creazione di report e molto altro.
5. #Asana : è possibile creare diagrammi di Gantt personalizzati e interattivi, che consentono di aggiungere attività, definire le dipendenze tra di esse, assegnare responsabilità e tenere traccia dei progressi in tempo reale. Inoltre, Asana offre anche la possibilità di creare report personalizzati per monitorare le attività e le prestazioni del team.
6. #Wrike : è possibile creare diagrammi di Gantt interattivi e personalizzati, che consentono di aggiungere attività, definire le dipendenze tra di esse, assegnare responsabilità e monitorare i progressi in tempo reale. Offre anche una vasta gamma di funzionalità avanzate per la gestione dei progetti, tra cui la gestione delle risorse, la gestione dei budget, la collaborazione in tempo reale e la reportistica avanzata.

Come dico sempre, prima di acquistare o attivare l'abbonamento per un software provatelo (ormai ci sono formule try and buy per tutti quelli citati).

Se il software vi agevola allora e' utile ma se vi complica solo la vita, evitatelo!!