Il Controllo di Gestione spiegato al piccolo imprenditore

Il Cambiamento

Partiamo da un dato di fatto: i cambiamenti che hanno interessato il mondo delle imprese negli ultimi anni sono solo un assaggio di quello che succederà nei prossimi anni. L'innovazione, il Web, il collegamento globale tra le economie hanno solo iniziato a portare cambiamenti, cambiamenti sempre più veloci e sempre più impattanti.

Si ma io ho la mia micro impresa a Casalpusterlengo, cosa vuoi che mi interessi?

Questo potrebbe pensare il titolare della piccola impresa italiana. E fino ad una decina di anni fa il suo ragionamento in fondo non faceva una piega, aveva una grande azienda che esternalizzava del lavoro e lui da terzista aveva lavoro costantemente.

Ma qualcosa sta cambiando velocemente. Ormai anche un terzista deve fare i conti con margini sempre più ridotti, software e automazione spinta, velocità e costante innovazione. Non parliamo del fatto che magari ora i Clienti te li devi anche andare a trovare, nel senso che non basta più solo un grande Cliente che esternalizza qualche fase di lavorazione.

E questo cambiamento, per arrivare al tema, ne solleva un altro: gestire a vista non basta più. Conoscere i numeri della propria azienda, anche se molto piccola, non è più un optional, è vitale. Se sbagli a calcolare i costi dei tuoi prodotti o dei tuoi servizi, se confondi il Ricarico con il Margine, se non conosci l'incidenza dei Costi Fissi sul tuo Fatturato, questa volta non salta la seconda casa in Liguria, no questa volta salta proprio l'Azienda!

Se continui a fare quello che hai sempre fatto, continuerai ad ottenere ciò che hai sempre avuto. (Warren G. Bennis)

Si ma io non produco beni, vendo servizi oppure ho uno Studio Professionale?

Anche in questo caso una riflessione è fondamentale. Lo Studio Professionale o chi eroga servizi tendenzialmente lavora per commessa sul singolo Cliente. Cioè tradotto utilizza risorse dello Studio per erogare un servizio al Cliente. Quindi sostiene dei Costi diretti per erogare quel servizio (es. il personale, i Consulenti Junior, ecc.) e dei Costi Fissi (es. l'ufficio, le utenze, ecc.).

Di conseguenza, è fondamentale conoscere il Margine di quel dato Cliente, perché basta davvero poco oggi per lavorare in perdita. Ad esempio un Avvocato potrebbe dedicare più tempo del previsto per una pratica per un Cliente, oppure una società di Assistenza Tecnica e Manutenzione potrebbe non conoscere neanche quanto tempo le proprie persone hanno davvero lavorato per quella data commessa.

Nei casi più avanzati, invece, esiste un sistema che raccoglie le ore impiegate dai propri collaboratori per le varie commesse ma spesso commettendo un grave errore: non esiste nessuna quadratura o riconciliazione tra le ore "caricate" sulle commesse con le ore pagate ai collaboratori.

Il Controllo di Gestione

Negli esempi riportati sopra, in tutti quei casi, il Titolare della Piccola Impresa ha la necessità di avere una soluzione che il bilancio del Commercialista non gli fornisce.

Anzi, spesso non comprende proprio dove e come rielaborare i dati del Bilancio, anche perché il Bilancio della Micro Impresa viene completamente stravolto dalle manovre di Bilancio con finalità o fiscali oppure di derivazione finanziaria (leggi: devo portare il bilancio in banca!).

In questi casi serve il Controllo di Gestione.

La prima sensazione a questo termine, è qualcosa che non ti riguarda, è qualcosa per le Grandi Aziende, chissà quanto costa, e poi a chi lo faccio gestire che la mia impiegata già fa fatica a fare la contabilità!

In realtà, il Controllo di Gestione ha una filosofia sempre valida, dalla Micro alla Grande Azienda, e poi ha strumenti che vanno adattati alla realtà dove si intende utilizzarlo. Strumenti anche di semplice attuazione.

Quindi anche il Micro Imprenditore o lo Studio Professionale possono trarre enormi benefici dal Controllo di Gestione, a patto che utilizzino un Controllo di Gestione pensato per la Piccola Impresa.

Definizione di Controllo di Gestione

Il Controllo di Gestione è un Sistema che permette la Pianificazione, la Programmazione ed il Monitoraggio interno all'azienda con l'obiettivo di garantire la realizzazione degli obiettivi aziendali.

Controllo di Gestione e Decisioni

A parte la definizione, il concetto fondamentale da comprendere riguarda l'importanza del dato, dei numeri nel sistema delle decisioni aziendali.

Cioè detto in altre parole: in qualità di imprenditore, come prendi le decisioni?

I casi sono due:

1. Prendi decisioni in base alle tue sensazioni
2. Prendi decisioni basandoti su dati, sui numeri, sui fatti

Mi spiace ma questa è la dura realtà.

Ci sono sempre due scelte nella vita: accettare le condizioni in cui viviamo o assumersi la responsabilità di cambiarle. (Denis Waitley)

Il primo approccio in periodi passati andava anche bene, c'era mercato e domanda spontanea, c'erano margini più alti e potevi anche permetterti di decidere in base alle sensazioni, in base ai consigli interessati del direttore di banca prendevi il capannone nuovo grazie al mutuo, oppure facevi altri investimenti solo perché il commercialista ti consigliava di avere maggiori costi deducibili.

Si sto semplificando e forzando la situazione per farti comprendere come le cose per anni proseguivano in un certo modo. Nulla di sbagliato, allora le cose così funzionavano.

Ora per quello che ho detto sopra, in particolare per il fatto che i Margini ora sono misurati, procedere in questo modo è del tutto rischioso e dannoso per l'azienda, serve quindi basare le proprie decisioni sui numeri, sulla conoscenza del modello di business e dei suoi scenari ogni volta che si modifica qualcosa, sia in termini di Strategia che di nuovi Finanziamenti/Investimenti.

Rimane oggi solo una strada: decidere grazie ai numeri, e agli scenari che quelle decisioni portano.

Misurate ciò che è misurabile e rendete misurabile ciò che non lo è. (Galileo Galilei) 

Controllo di Gestione e Dati

Ma anche decidere coi numeri non è così semplice!

Ogni azienda infatti è una calamita che attrae a sé una quantità immensa d’informazioni, provenienti sia dal suo interno che dal suo esterno. Informazioni con scopi oltre che origini differenti. Tutte molto importanti. Tutte fondamentali.

E poi quali numeri: quelli passati o quelli futuri?

I numeri degli anni precedenti spiegano la storia di un’impresa e permettono di conoscere i punti di forza, i punti deboli, i rischi e le opportunità. Ma che i numeri sui prossimi mesi/anni sono fondamentali: i Budget, le Previsioni, i possibili scenari.

Numeri economici (ricavi, costi, margini) e finanziari (entrate, uscite, cash flow).

Occorre quindi selezionare pochi numeri importanti, quei pochi numeri in grado di spiegare il Modello di Business, quei pochi numeri alla base dell'attività, tali da spiegare se il business è sano o no, se sta crescendo o no, e se la direzione è quella tracciata negli obiettivi.

Fate in modo che diventi un'abitudine discutere i problemi basandosi sui dati e rispettando i fatti che essi dimostrano. (Ishikawa Kaoru - guru della qualità)

Le Fasi del Controllo di Gestione

E' chiaro che quindi il Controllo di Gestione è qualcosa in più di una semplice Analisi di Bilancio, e non è neanche qualche fumoso intento.

Il Controllo di Gestione, proprio come il navigatore che usi sulla tua automobile, richiede prima di tutto una chiarezza sugli obiettivi aziendali (la destinazione) e poi ti aiuta a tracciare la rotta, il percorso per arrivarci, tenendo poi monitorato il percorso per arrivare a quegli obiettivi, e quindi come il navigatore, ricalcola ogni volta che c'è una sosta, una deviazione.

Ecco le fasi:

1) LA PIANIFICAZIONE

È qui che i dati storici già archiviati vengono messi a confronto con idee e progetti non ancora in essere e con i possibili rischi che potrebbero insorgere nel durante. L’obiettivo del confronto è dare una forma agli obiettivi aziendali.

In questa fase si formalizzano i Budget Commerciali (Fatturato), il Budget di Marketing, i nuovi Investimenti, le nuove assunzioni, ecc.

Fare piani a lungo termine non ha nulla a che fare col fatto di prendere decisioni a lungo termine, ma col comprendere le conseguenze future delle decisioni odierne. (Gary Ryan Blair)

2) LA VALUTAZIONE

In questa fase in cui si cerca di comprendere se (e come) gli obiettivi aziendali siano raggiungibili, cercando di trovare i mezzi, le risorse e gli strumenti adatti alla loro realizzazione, e la strada da percorrere più adatta alle circostanze.

Si pianifica lo Sviluppo finanziario, e il reperimento delle risorse, non solo economiche e si formalizza il Piano di Azione con le tempistiche.

Ricordati che le risorse scarse sono sempre Soldi e Tempo.

3) L’IMPLEMENTAZIONE

E' il momento dell'Azione, della messa in pratica delle decisioni prese in fase di Pianificazione, si utilizzano le Risorse previste nei Budget, si realizzano le strategie e si utilizzano gli Strumenti ipotizzati con le tempistiche ipotizzate nel Piano di Azione.

L'implementazione naturalmente deve sempre tenere conto degli obiettivi aziendali tracciati nelle fasi precedenti.

E' utile comprendere che questa fase non riguarda solo il reparto amministrativo dell'azienda, ma tutta l'azienda. E' fondamentale quindi la comunicazione interna all’azienda, ed è importante che tale filosofia sia sposata in primis dall'imprenditore stesso oltre che dalla sua prima linea di collaboratori.

È per questo che è necessario condividere i processi di raccolta e analisi preliminare con gli addetti impegnati quotidianamente nelle diverse aree aziendali. L’attività di scambio e coordinamento delle informazioni è assolutamente strategica. Ed è qui che l’imprenditore deve focalizzare i suoi sforzi e la sua attenzione.

4) IL MONITORAGGIO

Si tratta della fase finale del progetto o dell’esercizio. In realtà, questa quarta fase è, dal punto di vista temporale, praticamente parallela a quella dell’implementazione. È infatti grazie al monitoraggio che la messa in pratica del progetto rimane coerente con la rotta tracciata durante la pianificazione. Ricorda il Navigatore, mentre guidi lui monitora il percorso e se serve ricalcola la strada per arrivare all'obiettivo.

Si ma è difficile? Da dove si parte?

In realtà tutto quello che ti ho spiegato si può fare in tempi relativamente veloci con un banalissimo file Excel ben strutturato. Non servono software complicati, serve solo capire la filosofia e attuarla costantemente, Certo tutto si basa su un requisito fondamentale: che questa metodologia sia appoggiata in toto dall'imprenditore, dal titolare stesso.

Non esiste progetto di attuazione del controllo di gestione totalmente guidato dal contabile. In tal caso verrebbe solo visto come l'ennesimo report da compilare, l'ennesimo passaggio burocratico non compreso e mal digerito dalle altre funzioni aziendali.

Per partire, puoi iniziare a:

• Raccogliere i numeri rilevanti per il tuo business
• Riclassificare i bilanci degli anni precedenti, e cerca di estrapolare da essi informazioni importanti come i Margini e gli indici principali
• Archiviare i bilanci riclassificati in modo da poterli confrontare
• Confrontare il presente con il passato e, sulla base del confronto, pianificare i tuoi bilanci futuri
• Monitorare periodicamente, meglio se trimestralmente, i risultati aziendali. Poi confrontali con quelli immaginati ad inizio anno

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