Il feedback chiede fiducia – la fiducia chiede presenza

Cosa significa feedback?

Secondo Treccani: nel linguaggio tecnologico e scientifico, termine equivalente all’italiano “retroazione”, che designa il processo per cui l’effetto risultante dall’azione di un sistema (meccanismo, circuito, organismo, ecc.) si riflette sul sistema stesso per variarne o correggerne opportunamente il funzionamento.

Dunque il feedback è un momento di verifica, volto a modificare o correggere qualcosa.

Nella mia esperienza di coach il feedback di performance è un tema molto discusso. Può essere positivo o negativo, per essere veramente costruttivo deve rispettare alcune caratteristiche.

Prendiamo il caso di un manager che partecipa ad una riunione col suo team e assiste ad una presentazione mal esposta. Deve rendere consapevole il collega degli errori commessi. Come può fare?

Innanzitutto è necessario che il confronto sia tempestivo, avrebbe poco senso parlarne a distanza di settimane, i ricordi sull’accaduto potrebbero svanire per entrambi.

Il manager deve preoccuparsi inoltre di trovare il setting adeguato, ossia il posto in cui dialogare, al fine di rispettare la privacy del collega.

E’ inoltre essenziale che il focus della conversazione si mantenga sulla performance, ossia sul lavoro svolto da quel collega, sulla sua prestazione e non sulla persona in senso stretto, in quel caso il rischio di mettere l’altro sulla difensiva sarebbe enorme.

E’ preferibile che il manager inizi la conversazione partendo da ciò che è andato bene: un apprezzamento o un complimento avranno un impatto positivo sul collega, la tensione si allenterà, le barriere si abbasseranno e la predisposizione ad ascoltare sarà maggiore.

Successivamente va evidenziato ciò che deve essere corretto, ossia ciò che in quella situazione il collega ha sbagliato. In questa fase è importante essere precisi, puntuali, specifici il più possibile. E’ fondamentale attenersi ai fatti osservati e ascoltati. Un feedback infatti viene accettato e compreso più facilmente se chi lo dona riesce a fare un’analisi della realtà in modo oggettivo, diretto e onesto.

Infine è utile per il manager confrontarsi con il collega a cui ha dato il feedback, ascoltare con interesse anche il suo punto di vista, al fine di trovare soluzioni migliorative. 

“La presentazione è andata male, sei un disordinato infatti non sei stato chiaro durante l’esposizione”

Quanti errori nella stessa frase ;) 

“Durante la presentazione hai illustrato molto bene la parte relativa all’acquisizione clienti, i grafici utilizzati erano chiari e impattanti, inoltre ti faccio notare che arrivato alla slide numero 5, quando hai parlato del budget, hai comunicato i valori in modo troppo rapido, il grafico utilizzato era scuro e mi sono accorto che i colleghi hanno perso dei passaggi importanti. Dal mio punto di vista avresti potuto soffermarti 10 min in più sul tema, evidenziare la colonna di riferimento e fare un check sulla platea, tu cosa ne pensi?”

Dare un feedback è un momento delicato, molti manager spesso sfuggono da questo perché in imbarazzo rispetto ai colleghi: “Temo di offenderlo, se poi ci resta male? Di solito è in gamba...”.

Se anche a te capita di fare queste riflessioni, prova a chiederti:

“E se invece quel collega avesse proprio bisogno del mio parere? Se lui desiderasse avere spunti da me per migliorare? Se non gli do un feedback cosa succede?”

 Il feedback è uno strumento prezioso, permette di vedere ciò che da solo non riesci a vedere, permette di evolvere umanamente e professionalmente.

Il punto non è darlo o meno. Il punto è come darlo.

Sono certa che partire dalla relazione faccia la differenza.

Al di là delle tecniche, sicuramente utili, alla base è necessaria fiducia tra le parti coinvolte. Fiducia nel fatto che l’intenzione celata dietro il feedback sia sana, che lo scopo finale non sia punire o giudicare, ma affiancare, supportare, migliorare. Fiducia e presenza, accoglienza e collaborazione, ascolto e confronto.

Autore: Francesca Di Falco, ACC

Volontario Area Comunicazione ICF Italia 2021