Il mito dell'urgenza (falsa)

Il mito dell'urgenza (spesso falsa) può essere intenso e forte. Spesso è amato perché favorisce una cultura di "reattività" da parte di tutte le persone che compongono lo staff dell'azienda. La realtà è che se tutto è urgente, se si vie in un perenne stato di emergenza, si creano poche opportunità per un lavoro creativo e soprattutto "profondo". Caratteristiche che hanno bisogno di tempo per fiorire e dare frutto.

Lavoriamo ad alta velocità. Per stare al passo con i carichi di lavoro e rimanere competitivi. Un senso di urgenza e di scarsità di tempo permea ogni giornata lavorativa.

Tuttavia, per la mia esperienza, gran parte dell'attività frenetica nelle aziende è spesso basata su false urgenze: che è la base per essere improduttivi e non porta a risultati significativi.

Stimolare la falsa urgenza può ridurre il morale delle persone, ridurre il benessere e le prestazioni delle persone.

È chiaro che ogni azienda punta a focalizzare le energie sulle urgenze autentiche. La sfida è, quindi, non confondere la falsa urgenza con la vera urgenza. Poiché lo stress e il burnout sono dietro l'angolo.

Ecco qui di seguito alcuni consigli che traggo dalla mia esperienza di consulente.

Riconoscere i segnali

La domanda forse è la più "banale" del mondo. In azienda si è perennemente in uno stato di urgenza? L'urgenza è uno stato cronico?

C'è il tempo per fare il “lavoro vero” solo la sera o nei fine settimana? Si ricevono continuamente feedback che nella sostanza affermano che si deve essere più veloci? Che bisogna continuare a cambiare le priorità dei compiti da svolgere durante una giornata? Probabilmente l'azienda vive il mito della falsa urgenza.

Individuare la fonte dell'urgenza

La falsa urgenza riflette un genuino desiderio di successo, ma spesso è radicata nell'ansia. Chiedetevi: “Qual è la fonte principale della mia urgenza?”. Se è radicata nell'ansia, è possibile che abbiate comportamenti improduttivi.

La via d'uscita consiste nel mettere in discussione i propri presupposti e riformulare le proprie convinzioni. Dopotutto, le idee migliori sono spesso forgiate nel calore di un dibattito acceso.

Trascurare di mettere in discussione lo status quo, può alimentare una cultura della falsa urgenza.

Stabilire le priorità in modo "spietato"

La difficoltà a dare priorità alle cose importanti rispetto a quelle urgenti è una lotta universale e una delle principali cause della falsa urgenza. Le ricerche dimostrano che diamo priorità ai compiti con le scadenze più brevi, anche se non sono i più importanti. Inoltre, quando cerchiamo di migliorare una situazione, ricorriamo all'addizione piuttosto che alla sottrazione, e la fallacia dei costi irrecuperabili ci rende restii ad abbandonare quelle attività in cui abbiamo investito le nostre energie. Inoltre, sotto stress, spesso dimentichiamo di fare un passo indietro per concentrarci su ciò che è più importante.

Creare una distanza psicologica è una tecnica che può aiutarvi a rimanere concentrati sul quadro generale. Immaginate una distanza fisica, una separazione temporale o che una persona diversa da voi sia coinvolta nella situazione attuale.

Concentratevi sui potenziali vantaggi derivanti dall'abbandono di idee e iniziative in cui si è già investito tempo e denaro. Chiedetevi: “Quali sono i vantaggi dell'abbandono? Quanto ci costerà se non sospendiamo i nostri sforzi?”. Può essere utile ricordare che la sottrazione alle volte è un'opzione più vantaggiosa che svantaggiosa.

Impiegare la procrastinazione strategica

La procrastinazione ha di solito una connotazione negativa, ma può essere utile se usata in modo mirato. La procrastinazione strategica consiste nell'iniziare un lavoro e nel portarlo avanti fino quando è quasi pronto. A quel punto ci si prende il tempo per capire se la fretta può dar vita a un lavoro di scarso valore. In questo modo si ha il tempo di considerare idee divergenti e di far emergere le intuizioni, e si può ottenere un aumento della creatività e dell'innovazione.

Esaminare le richieste

L'afflusso di richieste che riceviamo durante la giornata lavorativa può essere scoraggiante. Alcune di queste richieste possono essere veramente urgenti, ma nella gran parte dei casi il "mi server per ieri" può aspettare.

Se ci si deve destreggiare fra molte richieste, è necessario stilare delle linee guida chiare su quali richieste accogliere e quali vanno messe in discussione in particolare quelle che prevedono tempistiche irrealistiche.

Promuovere una cultura di squadra di vera urgenza

Organizzare l'azienda al fine di favorire un ritmo operativo che sia ragionevole è di vitale importanza. Considerate la possibilità di definire criteri specifici per definire un'attività urgente, come l'allineamento strategico, le esigenze critiche dei clienti o i problemi di sicurezza, e programmate revisioni periodiche per rivalutare le priorità e identificare i casi di falsa urgenza.

Inoltre, stabilite canali di comunicazione appropriati e definite tempi di risposta ragionevoli in base ai livelli di urgenza.

Prevedete il "permesso" di mettere in discussione l'urgenza dei compiti e di fornire un feedback sui casi di falsa urgenza.

Per molte persone è difficile opporsi al "capo", quindi, è di importante creare una fiducia e una sicurezza che permettano alle persone di esprimere le proprie perplessità.

Prendere in considerazione il punto di vista delle altre persone non è mai un fallimento, anzi, è il primo passo verso la crescita dell'azienda.

實踐真知 Francesco