Live Long and ... Agile! 10 domande per scoprire se sei in un contesto Agile!

Siamo nella Golden Age dell'Agile: metodologie, framework, modelli, certificazioni, eventi, conferenze, camp, hackathon e tutto il resto. Ormai è uso mettere Agile prima di qualsiasi cosa: Agile HR, Agile Innovation, Agile Marketing e quant'altro nella speranza di cavalcare la moda del momento.

Chi pratica Agile sa che non bastano le certificazioni, aver studiato la teoria o aver partecipato come uditore a qualche conferenza. Sicuramente sono requisiti validi, ma non sono la vera essenza di un agilista.

Essere Agile è un mindset, un diverso approccio culturale al lavoro e alle persone. È una vera e propria rivoluzione che richiede esperienza, tempo e perseveranza!

Come faccio quindi a sapere se mi trovo in un ecosistema veramente Agile o se sono all'interno di una mera scopiazzatura?

Ecco a voi 10 domande utili a capire se siete sulla strada giusta.

1. Il cliente è al centro di ciò che stiamo facendo?

I requisiti che abbiamo ricevuto sono stati effettivamente espressi dall'utente finale? Sono state svolte delle interview, attività di prototipazione sottoposte al cliente, identificazione delle priorità, etc? È importante essere sicuri che ciò che viene inserito nel backlog di prodotto sia espressione del cliente/utente finale e non di ciò che noi pensiamo lui voglia. Questo è uno degli errori più comuni! 

2. Quello che stiamo svolgendo porta reale valore al cliente?

La fine di ogni iterazione produce effettivamente qualcosa che da un ritorno sull'investimento secondo quanto si aspetta il cliente? Se decidiamo che il significato di "Done" è proporre all'utente finale qualcosa di concreto (sia esso una nuova funzionalità in produzione, un post sui social, l'applicazione di un processo organizzativo, etc) allora ogni iterazione deve avere come risultato esattamente quello. Quante volte ho visto avviare progetti Agile senza avere ben chiaro il concetto di Done! 

3. I manager sono dei servant leader?

I nostri "capi" sono dei controllori che impongono cosa fare o sono dei facilitatori che lasciano le scelte e le responsabilità al team di lavoro? Il ruolo dei manager cambia profondamente passando dal modello "command & control" al modello di "servant leadership". Il team di lavoro prende decisioni in autonomia e le porta al cliente, nel rispetto reciproco del lavoro e degli obiettivi.

4. La fiducia e la trasparenza sono alla base di tutto quello che facciamo?

Viene data completa visibilità allo stato di avanzamento, alle criticità, ai ritardi, ai cambiamenti? Quello che spesso capita è nascondere i problemi e condividere solo ciò che va bene, oppure iniziare una caccia alle streghe per assegnare la colpa di qualche fallimento. Anche questi ultimi, se ben indirizzati, sono fonti di miglioramento, non qualcosa di cui vergognarsi. Tutti lavorano al meglio per dare il massimo nel progetto.

5. Apprezziamo il cambiamento?

Accettiamo che le richieste di modifiche arrivino anche in fase avanzata di progetto o siamo preoccupati dai cambi di requisiti come fossero eventi catastrofici? Se abbiamo condiviso con il cliente e con tutti gli stakeholder la modalità operativa non dovremmo essere spaventanti dai cambiamenti, anzi, dovremmo essere noi stessi a proporli in caso ci rendessimo conto apportino maggiore valore.

6. La formazione, l'apprendimento e il miglioramento sono sempre presenti?

Siamo in grado di approfondire le nostre conoscenze e partecipare criticamente al miglioramento di tutta la filiera di creazione del valore? Quando il gruppo di lavoro ha voglia di migliorare, anche sbagliando e imparando dai propri errori, e l'ambiente circostante favorisce questo approccio allora il valore prodotto non potrà che migliorare iterazione dopo iterazione (Kaizen).

7. Il team è effettivamente cross-funzionale?

All'interno del team la conoscenza è condivisa da più persone o l'ambiente nel quale lavorate è fortemente suddiviso in silos di competenze/conoscenze poco o nulla comunicanti tra loro? Il team di progetto deve contenere tutte le conoscenze necessarie alla buona riuscita del lavoro. Inoltre, la specializzazione deve essere evitata, cercando di fare in modo che tutto il team abbia le conoscenze per poter procedere nel lavoro.

8. Stiamo riducendo o, meglio ancora, eliminando gli sprechi?

Quanta burocrazia è presente nel nostro lavoro quotidiano, quanto delle nostre attività apporta valore al cliente, direttamente o indirettamente, e quante invece sono attività a contorno, veri e proprio sprechi? Se passiamo le nostre giornate a compilare documenti invece di produrre valore o se è più il tempo che impieghiamo spiegando le scelte fatte piuttosto che mostrandone i risultati allora abbiamo ancora molto da lavorare sul concetto di spreco.

9. Stiamo applicando il buon senso?

Abbiamo preso le regole proposte da uno specifico metodo e le stiamo applicando pedissequamente o conosciamo l'ambiente nel quale ci troviamo e, con il giusto buon senso, abbiamo ritagliato le pratiche del metodo in base alle nostre esigenze? Questo è uno dei compiti più difficili poiché si rischia di piegare l'Agile alle proprie necessità snaturandolo. Visto che non esistono Best Practice (ogni progetto è diverso da qualsiasi altro progetto) solo dopo molta esperienza è possibile intervenire in questo modo.

10. Sono tutti al corrente che si sta intraprendendo una trasformazione Agile?

Il nostro team Agile si muove all'interno di una struttura che lo supporta in tutte le funzioni o siamo gli unici a credere e a praticare l'Agile mentre gli altri sono poco convinti e il management aspetta di vederci fallire? La trasformazione Agile è un percorso che non può essere fatto da soli, né l'approccio top-down né quello bottom-up funzionano, solo l'unione dei due funziona.

Se anche una sola delle risposte è un netto NO...

... allora fatevi venire qualche dubbio, fate un passo indietro e analizzate meglio la situazione. In primis verificate che uno o più Agile Coach siano presenti, che siano competenti e che siano in condizione di svolgere il loro lavoro. Se è così allora il problema forse è ancora più a monte: le organizzazioni devono essere culturalmente pronte al cambiamento e aperte alla voglia di imparare (consiglio vivamente la lettura di questo articolo The End of Silos - Building Organizations Fit for Purpose). La trasformazione Agile deve essere intrapresa da tutte le persone coinvolte. È semplice, ma non facile!

Che poi si tratti di Agile HR, Agile Innovation o Agile Marketing non importa, ciò che conta è il mindset dietro ogni azione e, soprattutto, che le persone coinvolte siano a bordo e pronte ad un cambiamento epocale ... in meglio!