Parlare o Comunicare? Quando la comunicazione diventa efficace

Pare paradossale, ma per comunicare non basta semplicemente "parlare". Parlare e comunicare sono due concetti diversi:

• Parlare è il semplice atto di emettere dei suoni il cui fine potrebbe essere quello di comunicare; cosa che non sempre si verifica . Ma, anche in questa circostanza, facendo attenzione a particolari come la cadenza del parlato o al modo di esprimersi, sarà possibile raccogliere diverse informazioni sull'interlocutore: un tono della voce alto potrebbe essere rivelatore di rabbia o, a seconda del contesto, di sicurezza; un voce tremula di paura o incertezza; un tono pacato di sollievo e benessere. A questo punto, come detto, però, bisogna far attenzione a contestualizzare il tutto.
• Comunicare è l'atto di trasferire informazioni avvalendosi di diversi strumenti tra i quali - appunto - la parola. Ma per comunicare è importante la predisposizione all'ascolto da parte dell'interlocutore, elemento necessario al trasferimento delle informazioni.

Rapporti personali e professionali

Comunicare è di sicuro l'unico modo utile per tener vivi i rapporti personali: dal matrimonio alle amicizie di vecchia data, comunicare è l'unica via che connette gli uni agi altri.

Con evidenza quanto detto è valido anche nei contesti lavorativi dove la buona comunicazione è l'elemento fondamentale per raggiungere gli obbiettivi prefissati. In questi casi - dove la convivenza è forzata - comunicare può risultare ancora più difficile: stress, problemi familiari o disagi di qualunque tipo possono interferire sulle proprie capacità comunicative incidendo sulla buona riuscita del lavoro.

Dunque, data l'importanza della comunicazione nei gruppi di lavoro, un ruolo fondamentale è ricoperto da chi ha il compito di veicolare le discussioni; di fare da mediatore o - quando serve - da paciere. Ruolo che nella maggior parte dei contesti è ricoperto dal manager che per primo deve assumere quei comportamenti pretesi da tutti i membri del suo team. A tal fine è importante che:

• Conosca personalmente tutti i componenti del team al fine di assumere comportamenti che non urtino la personalità di ognuno di loro;
• Essere chiaro nel comunicare e , nel caso, ripetere il concetto a chi non l'abbia ben compreso;
• Trattare tutti i componenti del team allo stesso modo;
• Essere collaborativo, richiedere costantemente feedback e saper elaborare, qualora servano, delle critiche costruttive.

In un gruppo di lavoro è anche utile costruire dei rapporti personali da coltivare oltre l'ambito lavorativo: prendere un caffè durante la pausa e organizzare cene aziendali può aiutare molto la coesione e la conoscenza reciproca del gruppo.

Comunicare con efficacia

A questo punto è possibile seguire una serie di consigli che possono migliorare la comunicazione rendendola efficace:

• Condivisione - condividere informazioni e obbiettivi è un mezzo utile al fine di rendere la comunicazione più semplice. Erudire costantemente i componenti del team sullo "stato di avanzamento dei lavori" favorisce lo scambio di informazioni e facilità la comprensione dei nuovi dati da comunicare;
• Le parole giuste - ricollegandoci al fatto che per comunicare al meglio è importante conoscere il nostro interlocutore, è buona norma utilizzare un linguaggio adeguato. Cultura, religione, esperienze passate possono portare a fraintendere messaggi che, di per se, vogliono dire altro. Dunque è giusto utilizzare un linguaggio formale o informale a seconda di chi è "in contatto" con noi.
• Canale A/R - senza l'ascolto non vi può essere comunicazione, staremo solamente parlando. Per essere convinti che il nostro interlocutore ci stia prestando ascolto è utile chiedere costanti feedback, tale da tenere alta la sua attenzione e coinvolgerlo al meglio;
• Darsi un tono -sul lavoro, per una comunicazione efficace, è importante - saper - non trasmettere le nostre frustrazioni, ansie e nervosismo. In queste situazioni bisogna avere un grande autocontrollo: anche se arrabbiati non dobbiamo mai utilizzare un tono della voce troppo alto sia nei confronti dei subordinati che, ancor di più, nei confronti dei nostri superiori. Il tono della voce arriva a giocare un ruolo fondamentale: monotono, senza convinzione magari con un marcato accento geografico, un interlocutore del genere potrebbe ricevere poca attenzione o , in alcuni casi, suscitare antipatie e poca credibilità. Per questo una buona strategia è di modulare la voce, calibrare il tono, cercare il ritmo giusto, tale da poter mascherare alterazioni umorali causate da problematiche private o comunque connesse alla sfera lavorativa.
• Esercizio - non è possibile imparare l'arte della comunicazione "dalla sera alla mattina". Anche i migliori comunicatori (pensiamo ai politici) hanno alle spalle un team che modula ogni tipo di atteggiamento che sia verbale, para-verbale o non verbale. E' certo che sul lavoro - come nella vita - queste dinamiche non esistono, ma allenamento, esperienza e una buona dose di autocontrollo possono rendere tutti dei buoni comunicatori. Purtroppo ritmi serrati negano la possibilità di ritagliarsi del tempo utile a potersi "allenare" nella comunicazione. Ma, qualora sia possibile - ad intervalli regolari di una o due volte al mese - è vantaggioso organizzare dei gruppi di discussione dove scegliere degli argomenti su cui sviluppare dei confronti.

In conclusione, la comunicazione rappresenta una componente essenziale della nostra esistenza di cui, pur volendo, non ne possiamo fare a meno. Dunque, che si tratti della vita personale o professionale, allenare questa capacità innata in ognuno di noi simboleggia una necessità di cui avvertiamo l'utilità ogni qualvolta la nostra capacità comunicativa riesce a - o avrebbe potuto - migliorarci la vita.