Posta Elettronica Certificata: gioie e dolori (seconda puntata)
Laura Bellucco
Digital Preservation Specialist & Business Process Analyst presso ALIQUID S.R.L.
Una PEC è da considerarsi a tutti gli effetti un documento informatico, e l’unica via percorribile per garantire in modo inoppugnabile e costante nel tempo le caratteristiche di integrità, autenticità, affidabilità, immodificabilità e leggibilità di un documento informatico è quella della conservazione a norma (cfr. CAD, art. 43, comma 1). Da questo duplice assunto deriva quanto segue: le PEC, per poter mantenere le qualità sopraindicate ed essere opponibili a terzi senza equivoci malleabili, devono essere sottoposte alla conservazione digitale a norma.
A ciò si aggiunge, a monte, quanto previsto dal Codice Civile: in particolare l’art. 2214 prevede l’obbligo per le imprese di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite», mentre l’art. 2220 dispone che «le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti».
Per quanto riguarda altri “metodi” con cui si può pensare di eludere la conservazione a norma, sfatiamo subito alcuni miti: conservare i messaggi al di fuori di un sistema di conservazione, come ad esempio sul proprio PC, nel client di posta o tramite backup, non conferisce loro valore legale. Men che meno si può optare per la stampa dei messaggi anziché per la loro conservazione a norma, in quanto:
- un messaggio PEC, come già specificato, è a tutti gli effetti un documento informatico e di conseguenza, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, deve essere conservato tramite un sistema di conservazione informatico;
- ai sensi dell’art. 20, comma 1-bis, del CAD «il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida». Questo significa che se una PEC viene stampata a fini conservativi, perde i suoi requisiti di sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità certa al suo autore. O meglio, essi vengono notevolmente limitati e diventano liberamente valutabili dal giudice.
C’è inoltre da dire che i gestori accreditati delle PEC non sono obbligati a conservare il contenuto dei messaggi, ma semplicemente i dati relativi ai messaggi inviati e ricevuti (i cosiddetti log), e questo soltanto per trenta mesi.
Per concludere... al fine di non correre rischi inutili, la conservazione a norma delle PEC s’ha da fare. Discutiamone insieme!
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Digital Preservation Specialist & Business Process Analyst presso ALIQUID S.R.L.
6 anniPer quanto riguarda la questione della conservazione PEC, scrivendo l'articolo pensavo per lo più alle PMI e ai professionisti (es. avvocati, notai ecc.), nella maggior parte dei casi non dotati di un sistema di gestione documentale e piuttosto ignari del fatto che, nel momento in cui il certificato della casella PEC scade ed esso viene rinnovato, questo non tutela da un punto di vista legale le PEC scambiate prima del rinnovo del certificato stesso. Anche da ciò deriva la necessità della conservazione a norma. A proposito invece del modello generale inerente la conservazione, il tema è senza dubbio complesso. Penso ad esempio, tra le altre cose, al nuovo art. 43 comma 1-bis del CAD, alquanto insidioso e le cui implicazioni, a mio parere, non sono troppo chiare... cosa ne pensate?
Informatico, Transizione digitale per la PA, Gestione Documentale e Formazione
6 anniQui entriamo in un argomento delicato, la conservazione e il suo modello. A mio parere (che mi rendo conto essere un po' estremo) il fatto che si faccia passare il concetto che un documento non conservato a norma perda il valore legale è un errore. Prima di tutto sostanziale perché un documento firmato digitalmente e marcato temporalmente, integro, e con i certificati a posto, credo proprio che reggerebbe in giudizio almeno fintanto la marca temporale non scade. In secondo luogo, e questo è il vero problema secondo me, perché si va a caricare la digitalizzazione e la conservazione stessa di un onere molto pesante, finanziariamente poco sostenibile. Il CAD (nell'ultima versione ora corretta) prevede un modello di conservazione di fatto anticipata. Perché mandare almeno una volta l'anno in conservazione tutti i documenti anche di procedimenti non conclusi significa questo. Quindi si va sostanzialmente a duplicare il sistema di gestione documentale in quello di conservazione. Già solo questo è un problema. Per moltissimi motivi di cui è difficile parlare in poche righe, ma sostanzialmente rendendo la gestione digitale molto più complessa e onerosa di quella cartacea. Pensate alla fattura: dopo 10 anni va scartata, non avrà mai bisogno delle funzionalità tipiche del sistema di conservazione, la sottoponiamo ad un trattamento oneroso per niente (in realtà solo per aver confuso il termine "tenere" con "conservare").
Gestione documentale e conservazione digitale
6 anniSi, ma se parliamo di PPAA non chiariamo sempre che non si conservano PEC, ma fascicoli e documenti; PEC rappresenta un mezzo, la busta, al più, il formato Non è sufficiente ad esempio, conservare i messaggi PEC dall'archivio mail, ma è sempre necessario si conservino le PEC/i documenti protocollati, con tutti i relativi metadati, soprattutto di contesto, altrimenti completamente assenti nella semplice conservazione PEC