Slide e presentazioni che funzionano

Sono appena tornata a casa da un corso di formazione professionale che non è andato come mi aspettavo.

Nonostante la relatrice fosse un'esperta del suo settore, non è riuscita a trasmettere le sue conoscenze in modo efficace. A ogni nuovo argomento introdotto, la sala si riempiva di bisbigli. Un vociare che si faceva sempre più alto e preoccupato.

A complicare la presentazione c'erano le slide, uno strumento che in realtà dovrebbe semplificarci la vita.

Quindi, come si creano slide e presentazioni che funzionano?

Risponderò a questa domanda in tre punti:

1. Obiettivo e scaletta;
2. Slide: lo strumento del potere;
3. Creare un archivio della presentazione.

1. Obiettivo e scaletta

La prima cosa da fare è inquadrare l'obiettivo della nostra presentazione.

Dobbiamo fare approvare un progetto? Presentarci per essere scelti come professionisti? Dare nozioni utili per agevolare il compito a chi ci ascolta?

Saperlo è importante per capire di cosa parlare senza sfociare in aspetti che l'ascoltatore non ha interesse a scoprire. E ci eviterà di usare tecnicismi con chi non è tenuto a conoscerli.

In base a quello che risponderemo potremo strutturare la nostra scaletta, che dovrà:

• avere un filo logico: lasciamo che sia Tarzan a saltare da una liana all'altra. Noi atteniamoci a un sentiero lineare, così che sia più facile da seguire;
• essere esaustiva: inseriamo solo argomenti che siamo sicuri di poter presentare in modo completo. Il "to be continued" è per le serie tv;
• essere della lunghezza giusta per stare nei tempi di presentazione: non esiste che si chiedano "cinque o dieci minuti" o che dopo la prima ora si inizi a parlare più velocemente. Quello è il tempo che ci è stato dato per fare miracoli, quindi impegniamoci.

2. Slide: lo strumento del potere

È sulle slide che finisce la nostra scaletta. Ripeto: ci finisce la scaletta, non tutto il discorso che ci siamo preparati.

Le slide vanno pensate come un supporto, è lo strumento del potere che ci aiuta a non perdere il filo logico e al contempo tiene attiva l'attenzione.

Per fare in modo che le slide non diventino il nostro nemico numero uno, dovranno essere:

• concise: niente temi, ma punti focali e nozioni precise;
• coerenti: il testo sulle slide dovrà coincidere con quello di cui andremo a parlare. Questo significa che divagare è proibito, così come non avrebbe senso inserire in una slide un argomento extra su cui non ci siamo preparati;
• ordinate: il filo logico deve diventare il nuovo credo. Le slide lo seguiranno e così anche noi;
• prive di refusi: quindi niente errori di battitura, spazi o rientri non previsti e, soprattutto, orrori di grammatica.

Fino a qui ho parlato del contenuto delle slide, ma con il design come la mettiamo?

Design di una slide: colori del testo, elenchi puntati e grafica

Come dicevo, le slide aiutano a tenere attiva l'attenzione. Ma ci riescono solo se il contenuto viene presentato con un design adeguato.

La prima cosa è evitare gli arcobaleni testuali. Il rischio è di rendere difficile la lettura - certi colori fanno male agli occhi quando vengono proiettati - e la comprensione della priorità di certi punti sugli altri.

Black is (always) the new black. Non stiamo a cercare un colore intrigante per scrivere il testo, il nero funziona benissimo. Così come usare il grassetto è sufficiente per mettere in evidenza frasi o parole importanti.

Ma se proprio vogliamo dare un po' di colore al contenuto, possiamo usare il colore del nostro logo per le parole in grassetto. Semplice e funzionale.

Al secondo posto abbiamo gli elenchi puntati, spesso snobbati e fatti con noncuranza.

L'elenco puntato rende la nostra slide ancora più ordinata. E una slide ordinata fa già una bella figura.

Se poi riuscissimo a usare nel modo corretto questi punti, riusciremmo a rendere ordinati anche i nostri pensieri e quindi il nostro discorso.

Confrontiamo lo stesso elenco puntato, strutturato in due modi differenti.

In mancanza di sottogruppi, l'elenco perde la sua funzionalità e la nostra comunicazione fallisce. E se risulta brutto con della frutta, pensate se il tema fosse stato il preliminare di compravendita o un progetto che vogliamo vada a buon fine.

E ora veniamo alla parte dolente: la grafica.

Non tutti nasciamo con un lato artistico. Alcuni di noi non hanno nemmeno gusto nell'abbinare i colori dei vestiti, ma con le slide non ci è permesso fare errori.

Power Point dà già un grande aiuto, ma se proprio vogliamo superare noi stessi usiamo Canva.

La scelta è quasi infinita e possiamo personalizzare le schede con i colori aziendali. E a disposizione abbiamo anche diversi font e un archivio di immagini gratuite.

Canva è un angolo di paradiso da cui potrete fare partire direttamente la presentazione.

3. Creare un archivio della presentazione

E siamo arrivati all'ultimo punto, quello a cui non si pensa quasi mai.

Immaginiamo di dover mostrare degli esempi: che si tratti di siti o documenti, useremo lo strumento link.

Inserire un link all'interno di una slide è un'ottima mossa, perché possiamo collegare davvero qualsiasi cosa.

Gli imprevisti, però, capitano a tutti. Soprattutto quando si tratta di collegamenti verso PDF.

Dopo avere maledetto nella nostra testa la tecnologia, saremo costretti a inveire anche contro noi stessi: perché non abbiamo pensato a un piano b?

Il piano b è creare un archivio della presentazione. Una cartella in cui inserire tutti i PDF e i documenti che dovremo avere a portata di mano per non impazzire.

Ovviamente diamo a questi documenti dei nomi sensati, e non "Doc_129345798F" che è un po' come cercare di imparare il cirillico in un paio di giorni e a testa in giù.

Dentro a questa cartella inseriremo anche un documento con tutti i link diretti e perfino una versione in PDF della presentazione stessa. Giusto per essere pronti davvero a tutto.