Smart Working? Si ma... come si fa?

Stamattina mi hanno fatto questa domanda per l'ultima volta in ordine temporale, essendo per molti argomento nuovo si vuol sapere qual'è la dotazione di base di strumenti e servizi per mettere in pratica il "lavoro intelligente".

Allora, partendo dalle basi:

1. Connessione. Tanto scontato quanto non banale, perché devi essere "ben" connesso, se ti devi collegare, devi inviare, devi video chiamare, devi condividere ecc. ecc.
2. Computer Aziendale. Sottolineo perché ho letto da qualche parte che si stanno utilizzando anche macchine di privati. Se va bene all'Azienda per carità, ma se di vuol dare uno standard di prestazione e sicurezza a mio parere la macchina deve essere fornita dal datore di lavoro.
3. Gestione dei dati. Come siete messi? Avete Server interno al quale ci si deve collegare (in questo caso si torna al punto 1 con vigore, perché la connessione dell'ufficio deve avere una banda in upload adeguata a far lavorare in maniera fluida chi si collega)? Avete Server in Cloud (auspicabile rispetto ad averlo in casa per prestazioni e sicurezza)? Office365 (altra "cosa buona e giusta" da adottare al di là di tutto)? Una di queste opzioni per la gestione dei dati da scambiarsi e su cui lavorare è necessaria perché lo smart working si concretizzi al meglio.
4. Comunicazioni. Come fossimo in ufficio dobbiamo sentirci, vederci, lavorare sugli stessi documenti, rispondere al telefono, passarci chiamate, prendere il caffè insieme... L'ultima citazione del punto precedente, Office365, non è "una" ma "la" soluzione, situazione telefonica a parte per la quale serve un centralino in Cloud per poter prendere le chiamate da ogni dove. Non che non ci siano altre ottime piattaforme per comunicare in vari modi, ma 365 ha integrati, ovviamente direi, tutti i programmi di Office con i quali in tempo reale possiamo lavorare sui documenti con altri colleghi.
5. Organizzazione. Non siamo fisicamente insieme negli stessi ambienti, dove in un attimo ci diciamo che stiamo facendo, quando abbiamo finito e qual'è il passo successivo, per cui per cui un pilastro fondamentale per lo smart working sono i software gestionali con i quali con i quali possiamo avere sempre contezza di chi sta facendo cosa, avrete molto probabilmente sentito parlare ad esempio dei CRM (Customer Relationship Management, ovvero "tracciamo cosa stiamo facendo per ogni singolo cliente").

Dopo di che ognuno può avere la sua specifica esigenza di questo o di quel servizio o prodotto in più, ma sostanzialmente ci siamo, questo è quello che ci serve.

Veniamo alla domanda che almeno da punto 3 vi balena in testa (tanto lo so): ma quanto costa lo smart working ad un'Azienda?

Dunque:

• La connessione tendenzialmente ce l'hanno tutti in casa, quindi l'Azienda al limite deve investire in un collegamento adeguato se ha il Server interno, ovviamente se non va bene quello che ha già. Se dovete far collegare all'ufficio 10 persone una connessione adeguatamente "carrozzata", se siete serviti da normale fibra condivisa, può venire anche meno di 100€/mese. Se le persone, bontà Vostra perché sareste una bella realtà, da far collegare fossero invece 50 e più, allora non potete fare a meno di una fibra dedicata, che parte da un canone mensile 7-8 volte almeno superiore a quello della condivisa, ma è pure probabile che un collegamento del genere visto quanto siete grandi lo abbiate già.
• Il PC Aziendale è una spesa che avete già fatto (a meno che il giorno prima di lavorare a casa il personale non lavorasse con carta e penna) e per altro ormai da tempo si tende a comprare solo portatili anche per le postazioni fisse d'ufficio, per cui è anche agevole per il personale portarselo via.
• Se per gestire i dati avete Server interno come detto potreste dover investire qualcosa in connessione, e abbiamo visto quanto, oppure nella sua virtualizzazione (che sarebbe meglio), ed in questo secondo caso si parte da una spensa che difficilmente, se si configurano tutti i servizi come si deve, è inferiore ai 2-300€/mese. Office365 costa 10-12€/mese ad account mail, il che vuol dire che siete organizzati in modo che più persone usano una stesso indirizzo mail allora non dovete acquistare una licenza per ognuno di loro.
• Per comunicare, detto già di Office365, possiamo dire che un centralino in Cloud costa più o meno 10-15€/mese ad interno, quindi a persona che deve essere dotata di telefono (fisico o software installato su PC o su App per smartphone) per poter comunicare dai numeri fissi Aziendali.
• La stessa fascia di prezzo per utente si ha per i più comuni CRM in Cloud.

In conclusione: con canoni mensili del tutto praticabili ci si dota degli strumenti necessari di applicare lo smart working, modalità di lavoro che abbatte costi e stress mentre aumenta la produttività per il personale evidentemente lavora meglio.

L'ufficio non è più un posto dove "scontare" 8 ore al giorno per 5 giorni la settimana, ma un punto di riferimento dove ci si ritrova volentieri per pura volontà di intervallare passaggi "analogici", insomma farsi un pò di lavoro insieme di persona, alla comodità dei potenti mezzi digitali che ci permettono di lavorare a distanza.

In questi giorni questo aspetto evidentemente viene meno, bisogna stare a casa e basta, però lo diciamo lo stesso perché la speranza è che questa spiacevole situazione ci aiuti a scoprire su larga scala quanto è possibile oggi lavorare con qualità, generando una serie di effetti collaterali interni ed esterni del tutto graditi (pensate al traffico che si abbatte come l'ansia di non poter far tardi o al pensiero della maratona da fare per tornare a casa).

Certo, quando vi rendete conto che sta cosa del lavoro intelligente lo si poteva fare chissà da quanto li per li vi inviperite lo stesso, come quando uno vi tagliava la strada di prima mattina mentre andavate di fretta per arrivare in ufficio, ma poi passa e rimane solo il salto di qualità. Fidatevi.