Tecniche di Project Management

Come il project management può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi

Cosa si intende per Project Management?

Il Project Management è il processo di gestione di un progetto dall'inizio alla fine, le sue fasi si dividono principalmente in

• la pianificazione,
• l'organizzazione,
• l'esecuzione
• e il controllo del lavoro.

I project manager hanno la responsabilità di assicurarsi che tutte le attività siano completate in tempo e nel rispetto del budget. I project manager hanno molte responsabilità sul piatto: scadenze, budget, gestione e prevenzione dei rischi. Queste responsabilità possono essere semplificate con gli strumenti di gestione dei progetti e da alcune metodologie.

A cosa serve il project management

La gestione del progetto è il processo di gestione di un progetto dall'inizio alla fine. Comprende la definizione di obiettivi, l'identificazione di rischi e opportunità e il coordinamento del lavoro dei membri del team.

La gestione dei progetti è un processo che ti aiuta a rimanere in linea con i tuoi obiettivi e scadenze. Ti aiuta anche a identificare i rischi e le opportunità per prendere decisioni migliori su come spendere tempo, denaro e risorse.

La gestione dei progetti non riguarda solo il coordinamento delle attività o la gestione dei budget. Si tratta anche di aiutare i team a crescere e sviluppare le proprie competenze in modo che possano essere più produttivi in futuro.

Le Metodologie: Waterfall, Lean, Agile e Scrum

Le Metodologie Waterfall, Lean, Agile e Scrum sono un insieme di principi e sistemi per lo sviluppo di progetti. Sono Framework organizzativi possono essere applicati a qualsiasi progetto, in qualsiasi settore e su qualsiasi scala.

Il Metodo Waterfall, in italiano “a cascata”, è definito così perché si sviluppa sistematicamente da una fase all’altra in modo discendente. In sostanza non si può passare alla fase successiva se prima non si è completata la precedente. Introdotto per la prima volta dal Dr. Winston W. Royce che ne ha parlato in un articolo pubblicato nel 1970, il metodo Waterfall è un modello classico utilizzato, nel project management, nello sviluppo del ciclo di vita del progetto per creare un sistema con un approccio lineare e sequenziale.

La metodologia Lean invece è un insieme di pratiche che aiutano le organizzazioni a sviluppare e fornire prodotti e servizi in modo più snello ed efficiente. È un processo iterativo che si concentra sul valore fornito al cliente e lo massimizza. Fondamentale per seguire la metodologia Lean è la lotta agli sprechi siano essi di materiali, di tempo o di forza lavoro. La storia del metodo lean risale agli anni '80, quando Toyota divenne uno dei primi produttori mondiali di auto producendo automobili con meno difetti e meno sprechi rispetto alla concorrenza.

Agile è un approccio allo sviluppo (del software soprattutto) che enfatizza il feedback veloce, la flessibilità e la collaborazione. I team agili sono auto-organizzati, interfunzionali e lavorano in cicli brevi chiamati sprint. La storia del metodo agile risale agli anni '70, quando un gruppo di programmatori di computer si unì e creò un nuovo modo di sviluppare software ma oggi ormai è la metodologia che ha permesso lo sviluppo di molte startup e big tech della Silicon Valley.

Scrum è un framework per lo sviluppo di prodotti di alta qualità ad alta velocità. Aiuta i team a organizzare il proprio lavoro in piccoli pezzi di lavoro time-box chiamati sprint e a gestirli con riunioni giornaliere di Scrum. La storia di Scrum risale al 1986, quando Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka pubblicarono un articolo intitolato "New New Product Development Game" su Harvard Business Review. Le metodologie Scrum sono molto utilizzate in ambito Startup e di Sviluppo Software

Quali sono gli strumenti più utilizzati nella gestione dei progetti?

La gestione del progetto è un processo di gestione e coordinamento delle risorse per raggiungere obiettivi specifici. Ci sono molti metodi che possono essere utilizzati nella gestione dei progetti. Questi metodi includono:

• Il Diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che mostra la sequenza temporale e consente di creare obiettivi, attività e risultati. Aiuta a visualizzare lo stato di avanzamento del progetto e consente anche una facile identificazione di potenziali problemi.

• Obiettivi e risultati chiave (OKR) è una tecnica di gestione che aiuta le aziende a misurare i propri progressi verso il raggiungimento dei propri obiettivi. È un modo semplice ma efficace per allineare gli sforzi dell'azienda intorno alle cose più importanti. La tecnica è stata sviluppata da Intel negli anni '80 e da allora è stata adottata da molte altre aziende. L'idea alla base degli OKR è che è più facile concentrarsi su pochi obiettivi piuttosto che su molti. Aiuta anche i dipendenti a capire in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi dell'azienda. Gli obiettivi sono fissati per ogni trimestre, con risultati chiave fissati per ogni mese di quel trimestre. I risultati chiave sono misurabili e dovrebbero essere sufficientemente specifici da poter essere facilmente rintracciati.

• Il modello Kanban è un sistema di gestione snello sviluppato da Toyota negli anni '40. È un sistema di gestione visiva che aiuta a identificare ed eliminare gli sprechi. La scheda kanban è composta da tre colonne: Da fare, Da fare, Fatto. La prima colonna rappresenta le attività in attesa di essere eseguite, la seconda colonna rappresenta le attività su cui si sta lavorando e la terza colonna rappresenta le attività che sono state completate.

Queste metodologie sono spesso state inventate da grosse aziende ma sono in realtà applicabili su qualsiasi tipo di scala organizzativa dalla gestione delle attività di un freelance ad una agenzia Spaziale, come ad esempio la Nasa.

Tracciare attività, compiti, definire le spese e raggiungere gli obiettivi è fondamentale per ogni business o organizzazioni, in questo le metodologie del project management sono fondamentali.

La prossima settimana faremo una panoramica dei migliori digital tool e software per la gestione del project management, per organizzare tutti i processi e le attività in azienda, non perdetevela.