Time management

L’unica risorsa scarsa che un essere umano ha è il suo tempo. Tutte le altre sono risorse rigenerabili, modificabili, su cui è sempre pensabile cambiare le cose. Il tempo invece scorre inesorabile e con esso scorre la nostra vita, senza nessuna possibilità di tornare indietro. Ogni attimo è una possibilità per noi che se non sfruttata se ne va. E’ come una stanza di albergo: se non la riempite quel giorno l’opportunità di guadagno per l’albergo se n’e’ andato.

Ecco che la gestione del proprio tempo diventa una delle tecnologie umane fondamentali per vivere e lavorare bene. In larga parte si tratta di costruirsi delle tecniche di “mind-hacking” in cui educhiamo la nostra mente a pensare in modo innaturale rispetto a quello che le viene da fare.

Qui riporto quelle che sono a mio parere le tecniche fondamentali da apprendere e usare:

1. Se una cosa che appare davanti a noi va fatta (importante questa premessa: va fatta sicuramente ed è importante) e richiede meno di 30 sec, fatela subito

2. Dividete come dei silos la vostra giornata in momenti in cui dedicate tutta la vostra attenzione solo a quella singola attività che state facendo

3. Quando parlate con una o più persone fate solo quello: no cellulari, no mente altrove, no qualsiasi altra attività (violazioni sensate a questa regola sono il guidare e il cucinare)

4. Siate sempre coscienti del tempo che avete a disposizione prima di una interruzione e inserite in quel tempo solo attività che possono essere concluse entro quel momento

5. Legge di Parkinson: il lavoro si prende tutto il tempo che gli date. Ovvero, limitate il tempo a disposizione per fare quello che dovete fare e abituatevi a starci dentro

6. Non esiste il multi-tasking per la mente umana. E’ una delle più incredibile perdite di tempo ed energie. Imparate semplicemente a fare una cosa alla volta. Una. Non due, men che meno tre. Una

7. Allocate dentro ai vostri contenitori-organizzatori tutto quello che deve essere fatto. Non lasciate mai nulla nella vostra mente non allocato. Ogni attività non allocata che deve rimanere in un qualche modo nella vostra memoria drena risorse mentali.

8. I contenitori-organizzatori rilevanti sono: calendario, mail, note. Usate quelle digitali perché hanno ormai infiniti vantaggi rispetto a quelli fisici. Google Calendar, Gmail e Keep sono gli strumenti più efficaci a mio parere

9. Ogni pensiero ricorrente è una perdita di tempo. Si pensa alle cose quando si hanno gli elementi per farlo, il tempo adeguato e sono adeguatamente urgenti e importanti.

10. La semplicità è la vostra grande amica. Le idee semplici e immediate vincono a mani basse contro quelle complesse e arzigogolate. La semplicità aiuta anche la comunicazione con gli altri e quindi rende le idee più facilmente comunicabili

11. Impara ad entrare nel “flusso”, ovvero quello stato mentale di concentrazione in cui non esiste nient’altro che tu e quello che stai facendo. I sensi sono totalmente filtrati e si perde il senso del tempo che scorre. Nel flusso si prova un intenso senso di soddisfazione e la qualità del lavoro che si svolge cresce a dismisura rispetto ad altri stati mentali. Idealmente una gestione perfetta del tempo significa passare da un flusso ad un altro. E’ uno stato mentale che drena risorse mentali significative e quindi bisogna dotarsi di riposo e… cibo. La mente consuma glucosio e quando ci stanchiamo in parte significa che ne siamo privi e dobbiamo mangiare

12. Impara ad amare la concentrazione causata dall’urgenza. Comprimendo il tempo a disposizione per fare una cosa e sapendo che andrai “live” certamente entro quella data, la tua mente magicamente riesce a concentrarsi in modo ineguagliabile.

13. Non fare mai cose poco importanti e poco urgenti

14. Odia la fretta e ama la velocità. La fretta è il tirare via le cose, non approfondire adeguatamente, non capire esattamente. La velocità è la determinazione nel fare il passo successivo verso l’obiettivo. Sempre

15. Usa come se rappresentasse la verità il rasoio di Occam: la spiegazione più semplice ai fenomeni è quella giusta. Semplice, non semplicistica. E comunque deve tenere da un punto di vista logico e deve essere coerente con i fatti. Non è sempre vero ma usata in modo sistematico rende la propria vita estremamente più efficace

16. Pensa spesso a come migliorare il tuo time-management e sperimenta nuove strategie che si adattino bene a come tu vivi e lavori