Tutto inizia con l'Assistente
TUTTO INIZIA DALL’ASSISTENTE (look, smile, welcome, care)
L’assistente è la tua spalla operativa dal momento in cui il paziente lascia la sala d’attesa fino al momento in cui vi ritornerà. È lei che lo accompagna fino allo studio operativo e scambia con lui le prime battute.
Qui di seguito troverai il “Decalogo dell’assistente”, che utilizziamo da tanto tempo nel nostro studio con grande soddisfazione. Sono azioni di successo che negli anni abbiamo codificato e che hanno portato grande soddisfazione personale e professionale nella gestione del nostro studio, portandolo naturalmente a diventare la Clinica che è oggi.
1 - Indossa il sorriso insieme al camice come inizia la tua giornata lavorativa, lasciando fuori dallo studio eventuali problemi personali che possono interferire con la qualità delle attività che svolgerai nei confronti dei pazienti e dei dottori.
2 – Sei responsabile del perfetto funzionamento dello studio che ti è stato affidato:
a) per quanto riguarda la gestione dei materiali, che terrai sempre in ordine e riforniti grazie alla gestione degli ordini con il magazzino;
b) per l’ordine, la disinfezione, la sterilizzazione e la manutenzione delle attrezzature presenti;
c) per la gestione della modulistica, sia quella relativa ai rapporti con il laboratorio interno, che quella con i laboratori esterni (protesici o ortodontici), che relativa al paziente con i libricini didattici, i ricettari, le pagine post-intervento sempre riforniti. Devi inoltre far sì che la brochure plastificata che il dottore usa per spiegare le principali operatività sia sempre pronta per essere utilizzata;
d) per il perfetto funzionamento del computer presente nella stanza operativa.
3 – Controlla che ogni paziente abbia il consenso informato compilato e firmato, e che siano presenti eventuali patologie delle quali devi avvisare il dottore per la protezione sanitaria della propria persona e di chiunque verrà a contatto con lui o con i materiali che ne derivano durante la sua presenza in studio.
4 – Collabora con le colleghe per la corretta gestione dei pazienti durante la giornata lavorativa, facendo sì che la permanenza di questi ultimi in sala d’attesa sia sempre minima, controllando frequentemente la messaggistica per vedere chi è arrivato e confrontando questa informazione con il planner giornaliero.
5 – Controlla che cosa deve fare il paziente che sta per entrare aprendo la cartella informatica del gestionale. Prepara il piano di lavoro e le attrezzature necessarie alla operatività. Assicurati che tutti i materiali richiesti siano presenti nello studio e porta sul piano di lavoro eventuali apparecchiature protesiche o ortodontiche necessarie alla seduta. Controlla che il riunito sia pulito, ordinato, ricaricato e aperto e che il tragitto per il paziente sia libero sino alla poltrona e avvisa il dottore che stai per fare passare il paziente. Datti una riassettata al camice, ai capelli e dirigiti verso la sala d’attesa con il sorriso sul volto, per chiamare, dopo aver instaurato un rapporto visivo certo, il paziente con voce allegra e serena, chiamandolo per cognome preceduto o dal titolo (dottore, professore, o altro) o da signor/signora se adulto, o per nome se giovane o bambino col quale si è già instaurato un rapporto di cordialità.
6 – Fai mettere i calzari e accompagna il paziente nello studio operativo, chiacchierando serenamente di argomenti leggeri. Fallo accomodare in poltrona regolando il poggiatesta se necessario; chiudi il riunito e poni sul petto la salvietta con la catenella, poi portati alla sinistra del paziente e, se presente il dottore, lascia parlare lui e tieniti pronta a iniziare la seduta. Se il dottore non è ancora arrivato chiacchiera per tenere a suo agio il paziente e rassicurarlo in attesa dell’inizio della visita.
7 – Durante la seduta non allontanarti mai dallo studio, svolgi il tuo compito con velocità manuale e mentale, precedendo la richiesta del dottore sui materiali necessari a ogni fase del trattamento, con spirito organizzativo, tono di voce basso, concentrazione verso le esigenze del paziente in cura e del dottore che opera, sapendo che la miglior seduta per il paziente (che è quello che permette che il tuo posto di lavoro sia mantenuto) è quella dove tutto fila velocemente per il meglio con il risultato migliore nel tempo più breve e ricordando che noi (dottori, assistenti e segretarie) siamo al servizio dei nostri pazienti, che ci possono licenziare quando vogliono!
8 - Quando il dottore finisce, sistema il paziente così che possa alzarsi nelle migliori condizioni, fornendogli assistenza e conforto. Se necessario prepara la modulistica post intervento da consegnare. Sotto le direttive del dottore prendi i farmaci da fare assumere e/o le ricette farmacologiche da fare firmare, quindi accompagnalo in sala d’attesa avvertendo la segretaria di riferimento di riceverlo quanto prima. Ritorna poi in studio operativo e chiedi al dottore che cosa devi scrivere nel diario clinico e quali sono le prestazioni che devi dare come eseguite per la seduta appena svolta.
9 – Riassetta velocemente lo studio, iniziando dal riunito e passando poi allo strumentario presente nel banco di lavoro, dando uno sguardo alla messaggistica per avere il quadro della prosecuzione della giornata sia del tuo studio che dell’area clinica in generale, programmando mentalmente il proseguo delle attività.
10 – Collabora sotto il coordinamento della Responsabile d’Area Clinica alla gestione della sala sterilizzazione tenendo a mente che solo con la collaborazione si riescono a ottenere i migliori risultati e che quando ognuno svolge il proprio ruolo i benefici sono per tutti.
✅️ Social Media Manager
3 anniComplimenti - l'assistente è la vera miniera d'oro. Bello essere accolti con amore. C. Renzi Ceo at Healthclick.it