社内のネットワークにつながった社内共有フォルダには日々多くのファイルが保存され、ファイル容量はどんどん大きくなるのはどこの会社でも似たような状況のようです。そこでファイル容量を抑えたり、いらないファイルだらけにならないようにするための活動をいくつか紹介します。これは電子データの5Sと言えるかもしれません。
1. 保管年限を決める
電子データでも種類によって必要な保管年限を決めます。領収書、契約書などは決めやすいですが、出張レポート、技術レポート、会議録など社内文書、記録の年限は決めにくいものです。それでも「記録」については思い切って10年などの期限を決めることです。この時「記録の永久保管」というのは実際にはかなりの管理コストになるので避けるべきで、せめて30年ぐらいにしておくのが妥当です。
2. 分類を決める
保管年限を決めるのに必要です。電子データ、電子ファイルにも分類が要ります。大まかにいえば、改訂して最新版管理をするものと、ある時点に作成されたら改訂されないものです。これを「文書」と「記録」と呼ぶ方法もあります。文書は最新版をずっと保管することになりますが、記録は作成日からある期間が来たら廃棄します。廃棄は法令で定められた領収書の保管年限や、万が一の場合の時効などを参考にきめるしかありません。
3. データ管理者を決める
ルールを作る、運用状況をモニターするためには管理者の設置が必要です。さもないと経営者が管理者となります。データ管理者には必要な権限を与えることが重要です。
4. フォルダ作成者を限定する
フォルダ階層で上から3つ目ぐらいまではデータ管理者しかフォルダを作れないとするルールも有効です。フォルダ階層はバラバラの考えでつくるとダブりやモレがあって破綻するからです。
5. 大掃除を行う
年度末などにフォルダAからフォルダBへの引っ越しを行います。その際、「必要なもの」を引っ越して、誰も引っ越さないものは削除することにします。これで担当者不在のファイルは掃除できます。消えてしまうと困るので、引っ越し後に削除したと言いながら、一年ぐらいはバックアップを持っておくと安心です。
6. ファイル名のルールを作る
レポートなどはファイル名にルールを作ると運用しやすくなります。例えば作成日、作成者、タイトルを並べて「20250108_haze_出張レポート」などです。こうしておけば日付を見て削除できますし、名づけルールに沿わないファイルが1週間以上放置されていたら消すルールにできます。
7. 避難所を作る
ファイルサイズが50MBを超えるようなものは避難所を作ることもあります。それはクラウド上でもHDDでもよいのですが、それでも1年以上アクセスがなければ削除するというルールにしておきます。撮影した動画などは共有ドライブに載せるべきではありません。
8. 受け渡し専用フォルダを作成する
最終更新日が一週間以内だと夜間に削除される、というフォルダを作ると社内のファイルの受け渡しに便利です。ファイルは最長一週間で削除されるのでゴミが残りません。
9. ウェブ検索してみる
こうした悩みは各社同じで、プロに頼まずに社内で運用するコツはウェブ上にたくさんヒントがあります。良さそうな運用があればどんどんマネすればよいでしょう。これらは例ですが、これらをいくつか組み合わせることで各社、各部署に合った運用を見つけることができます。
中小企業で製造業の皆様へまとめ
・自社だけ特別と言うことは稀です。世の中の工夫を真似しましょう。
・取り出しやすいデータは工場の5Sと同じく生産性とコストで有利になります。
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