13 LIÇÕES PARA IMPLANTAR UM ERP

1° O que é ERP?

2° Quando e Porque Implantar um ERP?

3° Porque sua empresa precisa de um ERP?

4° Um ERP pode ser substituído por outro?

5° Qualquer ERP serve para minha empresa?

6° Quais são os módulos de um ERP?

7° Quais os Principais Fabricantes de ERP?

8° Pessoas x Processos x Tecnologia

9° Vendendo a idéia

10° Quanto custa um ERP?

11° Como escolher um ERP?

12° Como implantar um ERP?

13° Dicas para implantação de um ERP

 

1° O que é ERP?

ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, que deve ser entendida como Sistema de Gestão Integrada.

 “Sistema” porque é um conjunto de elementos interconectados, de modo a formar um todo organizado.

 “De Gestão” porque operacionaliza de maneira automatizada todas as atividades da cadeia de valor das empresas e ainda fornece uma visão estratégica das informações para a tomada de decisão.

 “Integrada” porque possui todo um mapeamento de processos interligados, que possibilita que as informações, uma única vez digitadas, estejam disponíveis a todos os usuários envolvidos nos processos subsequentes.

 O conjunto de elementos interconectados são funcionalidades que representam as mais diversas transações executadas nas diferentes áreas de uma organização.

 Um ERP possui vários módulos. Cada módulo agrupa um conjunto de funcionalidades necessárias para a automação de processos. As funcionalidades são cadastros, transações, consultas ou relatórios, ou seja, as operações do dia a dia das empresas, que definem e padronizam a forma como a empresa funciona, as regras de negócio de cada processo, a maneira como esses processos integram as diversas áreas da empresa e ainda a relação operacional da empresa com seus clientes e seus fornecedores.

Essas funcionalidades são desenvolvidas pelo fabricante do sistema e implementadas em seus clientes, sendo utilizadas e melhoradas até alcançarem a maturidade que as torne melhores práticas de processo dentro de cada segmento de negócio.

 Quando você compra um ERP, está comprando uma proposta de solução pronta. Paga para adotar, rapidamente, padrões de mercado e não reinventar a roda. Você opta por não desenvolver do zero aquilo que é comum a todas as empresas e pode focar no seu core business ou naquilo que considera seu diferencial competitivo.

2° Quando e Porque Implantar um ERP?

Ter um ERP na sua empresa certamente traz muitas vantagens, como redução de custos, maior embasamento para tomada de decisões, maior integração entre setores e mais eficiência nos processos. Mas, infelizmente, para conseguir esses benefícios não basta apenas adquirir o software e esperar que ele aja sozinho, não é? É preciso implantá-lo de maneira adequada no seu negócio e, ainda, habilitar seus colaboradores a utilizá-lo de forma correta.

Até mesmo os gestores bem treinados em implementações de ERP podem se deparar com problemas sérios e inesperados.

Um caso famoso é o da HP, nos EUA. A empresa, que mantinha uma unidade de consultoria para SAP, teve uma falha de implementação do ERP da mesma fabricante que custou uma queda de 400 milhões de dólares no faturamento de um terceiro trimestre. De acordo com um registros do site inglês Register.co.uk, a falha obrigou funcionários da HP a etiquetarem manualmente remessas de equipamentos em quantidades absurdas. Além disso, executivos de alto escalão foram forçados a dedicar tempo para aprovar ordens de urgência de 50 dólares. Sem sistema operante, essa era a única forma.

 Como muitos analistas apontam, não importa quão bom você seja, projetos de ERP são difíceis e ponto. O alinhamento das necessidades do cliente, do fornecedor de software e do integrador que faz a implementação da ferramenta é uma tríade complexa, cuja natureza dinâmica requer que todos os envolvidos, principalmente os clientes, monitore com muito cuidado e respondam de imediato a qualquer problema que ocorra.

Analistas e consultores possuem consenso sobre alguns pontos fundamentais para não ter problemas.

 A necessidade de implantação de um sistema ERP se dá, na maioria das vezes, quando a situação na empresa está fora de controle, seja em relação à dificuldade de acesso às informações, ou seja, devido a falta de integração entre os setores. Assim, basta alguns questionamentos para identificar esse cenário:

 Custo-Benefício: Para decidir se vale a pena implantar um sistema integrado de gestão empresarial, basta analisar o custo-benefício: Quanto dinheiro está perdendo x Quanto dinheiro há disponível para investir na melhoria dos processos? Quanto dinheiro vai economizar e ganhar com melhoria na gestão e qualidade no atendimento aos clientes?

 Controle: Qual é o meu estoque de produtos? Os estoques estão muito altos? Quais são os produtos sem giro há tempos? Quais produtos ou serviços são rentáveis? Qual é o meu custo?

Qualidade: Atendo os clientes com qualidade? Cumpro o prazo de entrega e entrego exatamente o que vendi? Qual é o tempo total gasto no ciclo Venda/Produção/Entrega/Recebimento?

 Financeiro: O que tenho exatamente a receber e a pagar hoje, a curto, médio e longo prazos? Consigo planejar as compras, vendas, recebimento e pagamentos (fluxo de caixa)?

 Informação: Consigo obter as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura, sem aquelas incontáveis e intermináveis cobranças ou reuniões improdutivas? Dependo de muitas pessoas para obter as informações? Perco vendas ou atendo os clientes de forma não satisfatória por falta de informação?

3° Porque sua empresa precisa de um ERP?

O principal benefício de um ERP é a integração. Não existe retrabalho, pois toda a informação digitada está disponível em tempo real, seja para outros módulos, seja para relatórios gerenciais ou para integração com outros sistemas ou equipamentos.

 Numa análise funcional de um cenário orientado a vendas podemos representar esta integração dentro de um ERP da seguinte forma.

 Vendas criam demandas a serem atendidas por outras áreas para a satisfação do cliente. As vendas pendentes e os dados históricos de demanda servirão como base para manutenção dos estoques, geração de ordens de serviço, programação de produção, alocação de equipes, aquisição de insumos, contratação de mão de obra, transporte de mercadorias e aquisição de ativos. Em paralelo a isso ocorre a gestão de contratos, do crédito dos clientes, de manutenção de equipamentos, de frota, da qualidade, de prazos de entrega, de custos, da certificação de fornecedores, da geração e controle de pagamento de receitas e de obrigações, do saldo bancário, da contabilização das transações e da geração de informações digitalizadas ou impressas para o fisco.

 Tudo isso sendo disponibilizado passo a passo, no banco de dados, para a continuidade dos processos de acordo com as regras de negócio do sistema, tornando a operação do dia a dia mais inteligente, segura e prática.

 E-mails automáticos podem ser enviados, notificando a criação de uma tarefa, uma necessidade de compra ou uma posição de vendas realizadas, status de processos podem ser atualizados através do agendamento de rotinas periódicas, equipamentos como leitores de ponto, controle de acesso de veículos, balanças, leitores de código de barras ou medidores de temperatura podem ser integrados com o ERP e gerarem informações e/ou eventos. Processos de compras podem, através de criterios de alçadas gerarem necessidades de aprovação. Sua necessidade é o limite. O ERP pode e deve funcionar como um elemento pró-ativo recebendo informações, processando e dando conhecimento ou solicitando continuidade.

 Um ERP irá aumentar a produtividade e a agilidade nas operações do dia a dia da sua empresa. Irá criar padrões de procedimento de acordo com os processos estabelecidos. Será mais fácil extrair relatórios, cumprir prazos, reduzir estoques e custos, aumentar a receita e os lucros, melhorar a eficiência, gerenciar indicadores, interagir com colaboradores, clientes ou parceiros.

 As transações operacionais são naturais, então ninguém precisa avisar aos outros que está esperando que façam algo. O sistema se encarrega disso, seja através de um aviso automático ou de um simples semáforo demonstrando o status das coisas. Tudo é planejado e traduzido operacionalmente na configuração e nos cadastros do sistema.

A abrangência de um ERP garante que em todas as áreas da sua empresa todas as atividades possuam registro de informação e gestão de funcionamento e resultados.

 Finalmente, após uma implementação de sucesso das funcionalidades mais básicas, pode-se ainda adicionar recursos avançados de suporte a decisão e de inteligência do negócio (DW – Data Warehouse e BI- Business Inteligence), de relacionamento com os clientes (CRM – Customer Relationship Management) e de gestão do conhecimento (KM – Knowledge Management) tendo a base de dados do ERP como pré-requisito de funcionamento.

 4° Um ERP pode ser substituído por outro?

Neste ponto vamos considerar um ERP como um sistema de gestão integrada de mercado, ou seja, desenvolvido e comercializado por empresas especializadas, que possuam uma significativa base de clientes, funcionalidades e processos bem definidos, de acordo com o seu ramo de atividade.

Vamos definir, de maneira simplória, que um sistema de gestão informatizado é um conjunto de programas que armazena informações num banco de dados, obedecendo a determinadas regras de negócio para o cumprimento de determinados objetivos.

 Empresas dos mais variados portes utilizam diferentes práticas de operacionalização, controle e gestão informatizada, para todas as atividades que envolvem pessoas de diferentes áreas, em diferentes momentos e que são vitais para o sucesso da empresa.

 Conheço empresas com faturamento significativo, que baseiam toda sua gestão em planilhas eletrônicas ou desenvolvem soluções específicas fortemente focadas em seus objetivos departamentais.

Para empresas com baixo volume de transações, planilhas eletrônicas são viáveis e podem atender as principais necessidades, porém representam baixa confiabilidade e produtividade.

 Analisando a conceituação de sistema acima, podemos conceber que o software da planilha é o programa, a forma como ela é estruturada são as regras de negócio e cada arquivo gerado pelo software é uma parte do banco de dados que fica “espalhada” no servidor de arquivos.

 Planilhas aceitam tudo e a lógica montada na estrutura, que está na cabeça de “uma” pessoa, pode ser a melhor para um propósito, porém jamais será uma informação estruturada que poderá ser reaproveitada para outros fins. Novas planilhas deverão ser criadas com a mesma informação para que novos objetivos sejam alcançados.

 Resumindo, temos retrabalhos de digitação constantes, sem a certeza de que informações não se perderão no caminho ou simplesmente serão digitadas erroneamente. Sem falar na constante dificuldade de recuperar informações, no controle de acesso a essas informações e da provável necessidade de que estas planilhas precisem ser manipuladas ao mesmo tempo por mais de uma pessoa.

 Para muitos pode parecer que estou chovendo no molhado, mas acreditem. Muitas empresas ainda gerenciam seus processos com planilhas.

 Num modelo de gestão personalizado, empresas desenvolvem ou contratam o desenvolvimento de sistemas exatamente como seus gestores idealizam que um sistema deve ser. Algumas optam por iniciar o tal sistema pelo controle de vendas, outras pela gestão da área produtiva ou podem até modelar o sistema como um todo e desenvolver parte a parte até que tudo esteja pronto.

 Aquelas que optarem por modelar e desenvolver aos poucos irão descobrir o que é uma colcha de retalhos. Um excelente módulo de gestão de serviços, pode não apresentar as informações necessárias para os demais módulos, então a medida que os demais módulos vão sendo desenvolvidos, vão descobrindo que muitos dos módulos prontos terão que ser refeitos.

 As que optarem por modelar tudo antes de iniciar o desenvolvimento, poderão da mesma forma iniciar um trabalho que parece nunca ter fim. Ou seja, muita energia será gasta em algo que não faz parte do foco do seu negócio e, no final, você descobrirá que muitas coisas que foram feitas já estão disponíveis no mercado a um preço muito mais acessível em relação ao que você já gastou.

Uma opção frequente é adquirir mais de um sistema de mercado, considerando que cada um atenderia de maneira melhor uma ou outra área, ou seja, utilizaríamos alguns módulos de um sistema e outros módulos de outro. Essa solução requer uma análise criteriosa, porque o foco do desenvolvimento passará para a integração de sistemas com estruturas totalmente diferentes, ou seja, o principal benefício do sistema de gestão (a integração) precisará ser construído e, para isso, será necessário intermediar os trabalhos de diferentes empresas em busca da sua necessidade. Este caso somente é indicado para empresas que possuem necessidades complexas e específicas que não são atendidas pelos ERP’s. Neste caso o ERP será integrado a sistemas especialistas.

Os mais pragmáticos dirão que o seu negócio é diferente das outras empresas e que nenhum software terá a solução necessária.

 Na verdade tudo deve estar direcionado a uma análise de custo x benefício. Criar um sistema inteiro do zero, porque sua empresa tem algumas características específicas não deve compensar. Possuir outros sistemas integrados ao ERP pode ser necessário para grandes empresas com operações diversificadas. Adquirir um sistema de mercado e personalizar somente aquilo que é específico do seu negócio pode ser a melhor solução, porém outras vezes sua empresa pode sim se adaptar aos processos propostos pelo sistema, sem prejuízo para a empresa ou para os clientes.

 5° Qualquer ERP serve para minha empresa?

Os ERP’s foram inicialmente idealizados para atender a empresas industriais realizando a automação da fabricação de produtos de maneira interligada com todas as áreas de apoio. Com o tempo, a forte demanda de mercado fez com que os ERP’s se modernizassem e passassem a atender empresas como autopeças, cadeias de restaurantes, hospitais, clínicas, planos de saúde, escolas, call centers, transportadoras, construtoras, produtoras agrícolas, de controle ambiental, locadoras, hotéis, bancos, consultorias, assistências técnicas, varejistas, traddings, distribuidoras, de publicidade, de aviação, enfim, hoje um ERP tem a pretensão de atender empresas industriais, prestadoras de serviço ou do comércio, públicas ou privadas, qualquer tipo de empresa em qualquer lugar do mundo.

 No mercado brasileiro são comercializados ERP’s nacionais e estrangeiros com a maturidade necessária para atender a maior parte das necessidades das empresas.

 Quando ERP’s são distribuídos para outros países, módulos que envolvem legislação ou necessidades específicas precisam ser ajustados. Nestes casos os fabricantes de ERP realizam o que se chama de localização. Por exemplo, se um ERP foi fabricado na Índia, certamente estão adequadas às leis fiscais, contábeis e trabalhistas daquele país. Para que possa ser utilizado no Brasil, precisará ser adaptado, ou seja, o fabricante deverá fornecer programas adicionais ou uma versão modificada do programa original. Existem também fabricantes de ERP’s que optam por integrar soluções prontas de terceiros ao invés de desenvolver a localização. Neste caso teremos a utilização de dois sistemas distintos (um nacional e outro estrangeiro) e o esforço do fabricante fica focado na integração da solução “externa” aos demais módulos do ERP. Em ambos os casos é fundamental que a empresa que pretende adquirir o ERP tenha certeza que a solução oferecida atende aos requisitos legais e que os principais requisitos de integração estão sendo atendidos. Em geral as dificuldades aparecem nos primeiros anos em que os ERP’s são comercializados em países diferentes do de origem.

 Um pequeno comércio não tem condições financeiras e nem encontrará uma boa relação custo x benefício para aquisição de um ERP. Para estas, existem sistemas de pequeno porte que podem ser comprados na prateleira de uma boa loja de informática. Sistemas ERP’s são soluções com maior robustez, segurança, abrangência e complexidade. Pode-se dizer que alguns fabricantes de ERP’s posicionam-se no mercado focando empresas de grande porte. Outros com uma participação mais efetiva em médias e pequenas empresas. Fazem isso através de sua política comercial, apresentando soluções e preços mais adequados ao porte das empresas que desejam atender.

 Certamente nenhuma empresa é igual a outra. Mesmo que duas empresas fabriquem produtos semelhantes e tenham um mesmo público alvo, é bem provável que possuam diferenças substanciais em seus processos. Para que um ERP possa atender a qualquer tipo de empresa, os fabricantes desenvolveram poderosos recursos de configuração. Também chamada de parametrização, esta configuração vai definir o comportamento do ERP de acordo com as necessidades da empresa. A parametrização pode definir, por exemplo, o tipo de tela, o número de casas decimais, a forma como a integração entre módulos vai funcionar, qual será o servidor de e-mails, ou seja, todas as questões que variam de empresa para empresa, desde questões puramente técnicas até a mudança no fluxo de processos.

 Mesmo com todos estes recursos não é incomum que um ERP não possua funcionalidades que sua empresa considera fundamentais. Neste caso o fabricante poderá desenvolver rotinas personalizadas, também chamadas de customizações, que modificam o funcionamento original do sistema ou que adicionam essas funcionalidades ao ERP. O ideal é que todas suas necessidades sejam atendidas pelas funcionalidades padrão do sistema. Customizar terá um custo adicional na aquisição, na manutenção e de suporte, que pode e deve ser evitado sempre que possível.

 Ao decidirem adquirir um ERP as empresas devem conhecer as várias soluções existentes no mercado e, na medida do possível, ter certeza de quais funcionalidades tem aderência as suas necessidades e quais não tem.

 O fundamental é que você saiba que ao implantar um ERP estará melhorando seu negócio, através de uma parceria com o fabricante do sistema. O mau funcionamento deste sistema poderá parar a operação da sua empresa e até impedir que você realize vendas. Então além da escolha criteriosa do produto, a definição do parceiro será fundamental para o sucesso do investimento.

 6° Quais são os módulos de um ERP?

Os módulos são agrupamentos de funcionalidades.

 De maneira geral podemos classificá-los como operacionais, táticos e estratégicos.

 Os módulos operacionais tratam especificamente das atividades rotineiras do dia a dia. Também chamados de transacionais podem ser subdivididos em horizontais e verticais.

 Os módulos horizontais (ou básicos) são aqueles comuns as empresas industriais:

– armazenagem e distribuição

– assistência técnica

– ativo fixo

– compras

– contabilidade

– contratos

– custos

– estoque

– faturamento

– financeiro

– frotas

– livros fiscais

– manutenção

– qualidade

– planejamento e controle da produção

– planejamento e controle orçamentário

– projetos

– recursos humanos

– comércio eletrônico

 Os módulos verticais são aqueles de setores específicos de mercado. Alguns deles são:

– auto-peças

– automação comercial

– call center

– comércio exterior

– controle de direitos autorais

– gestão advocatícia

– gestão agricola

– gestão ambiental

– gestão de acervos

– gestão de concessionária automotiva

– gestão educacional

– gestão hospitalar

– gestão imobiliária

– gestão de transportadora

– oficina

– plano de saúde

Os módulos estratégicos e táticos tem como principais objetivos:

– a extração, processamento e organização de informações para disponibilização através de relatórios, gráficos ou indicadores

– gestão do relacionamento com os clientes

– gestão da cadeia de suprimentos

– gestão dos objetivos estratégicos

– gestão do conhecimento

– gestão de processos

– gestão de risco.

 Nestas duas últimas classes ainda é comum a utilização de ferramentas de terceiros, embora vários ERP’s já possuam alguns módulos desenvolvidos. Eles permeiam a organização utilizando-se das funcionalidades e dados gerados pelo ERP ou de fontes externas a ele, como base para proporcionar a análise, planejamento, gestão e tomada de decisão aos executivos de médio e alto escalão. Podemos citar:

– business intelligence (BI)

– balanced scorecard (BSC)

– supply chain management (SCM)

– customer relationship management (CRM)

– business process management (BPM)

7° Quais os Principais Fabricantes de ERP?

 Dentre as várias empresas existentes no mercado destaco como principais:

•  Logocenter www.totvs.com
•  RM Sistemas www.totvs.com
•  Microsiga www.totvs.com
•  Datasul www.totvs.com
•  SAP www.sap.com
•  Cigam www.cigam.com.br
•  Senior www.senior.com.br
• Baan www.ssaglobal.com
•  SSA Global www.ssaglobal.com
•  Peoplesoft www.oracle.com/applications/peoplesoft-enterprise.html
•  J.D. Edwards www.oracle.com/applications/jdedwards-enterprise-one.html
•  Oracle www.oracle.com/global/br/applications/home.html
•  Microsoft www.microsoft.com/brasil/dynamics/default.mspx
•  IFS www.ifsworld.com/br/

O principal foco dos fabricantes hoje, por uma questão de demanda, são as empresas de pequeno e médio porte. Isso faz com que o preço seja reduzido e a concorrência acirrada, viabilizando o surgimento de novos produtos de pequenas software-houses a todo o momento.

 Desde o surgimento dos ERP’s observa-se a ocorrência de várias aquisições/fusões. Segue abaixo um breve histórico:

•  2003 PeopleSoft compra J.D. Edwards
• 2003 SSA Global compra a Baan
• 2004 Oracle compra a PeopleSoft
• 2005 Microsiga compra a Logocenter
• 2006 Microsiga abre o capital e vira o grupo Totvs
• 2006 Totvs compra a RM Sistemas
• 2008 Fusão da Totvs com a Datasul

 A Totvs ainda detém a maior fatia do mercado de softwares de gestão empresarial (ERP) no Brasil. A brasileira, contudo, começa a sentir a SAP se aproximando e colocando em risco a sua hegemonia. Os avanços da alemã estão estampados nas edições mais recentes do estudo da Fundação Getúlio Vargas que mede a utilização de TI no País.

 Não faz muito tempo que a fornecedora nacional ostentava 40% de market share. Muito desse número angariado a partir de um processo intenso de consolidação que promoveu no mercado. Esse percentual vem caindo ao longo dos últimos anos. Na edição de 2015 do estudo chegou a 36%.

 A companhia, contudo, ainda reina soberana no universo das pequenas empresas (empresas com até 170 teclados, no estudo), com mais da metade (51%) de participação. Sua presença nas médias (entre 170 e 700 teclados) também é considerável (40%).

É justamente nessa camada de organizações que a SAP vêm direcionado seus esforços. A fabricante, que detém 30% do mercado brasileiro de ERP, trabalha para crescer na base da pirâmide.

 A alemã, que possui 51% de market share entre as grandes (mais de 700 teclados), aos poucos vai comendo as bordas da pizza que ilustra graficamente o mercado. A empresa passou de 9 para 10% sua penetração em empresas com até 170 teclados.

 Esse ponto percentual foi conquistado sobre a concorrente nacional, que viu sua participação no segmento cair de 52% para 51% no intervalo de um ano. A pesquisa apontou comportamento semelhante no segmento de médias companhias, com a SAP ganhando um ponto percentual (chegando a 25%) da Totvs (agora com 40%).

 Fernando Meirelles, professor da FGV e responsável pela pesquisa "Administração e Uso da TI nas Empresas", avalia que o cenário de competição entre as companhias como algo natural. “A SAP não tem um grande espectro de produtos e só pode crescer de um jeito”, sintetiza, apontando que o caminho da expansão é justamente sobre o segmento onde atua a concorrente nacional. 

 No topo da pirâmide

O especialista lembra que o mercado de ERP já é bastante consolidado no segmento de grandes corporações e dificilmente ocorrem “divórcios” dos usuários desses sistemas com os fabricantes que lhes atendem.

 Vale ressaltar que SAP viu seu market share entre as grandes corporações cair de 52% para 51% em 2014. Essa participação, pelo menos até onde mapeia a pesquisa, não foi abocanhada pela Totvs.

 A Oracle ocupa a terceira posição entre os principais fornecedores de softwares integrados de gestão no Brasil. A companhia possui 16% de market share (sendo 21% de presença nas grandes, 17% nas médias e 9% nas pequenas).

Totvs, SAP e Oracle concentram 82% do mercado brasileiro de ERP. A Infor fica com 5% de penetração. Os outros 13% se dividem entre outros fornecedores.

Onde está o lucro

“80% do lucro dos fabricantes [de software] no Brasil no ano passado esteve na venda de ferramentas de inteligência analítica”, define Meirelles, sinalizando o mercado que abarca soluções de business intelligence, CRM e demais tecnologias para extrair informações de dados.

 Segundo a Fundação Getúlio Vargas, em 2015 o market share no Brasil ficou assim distribuído:

• SAP: 26%
• Oracle: 21%
• Totvs: 16%
• Microsoft: 10%
• IBM: 10%
• Qlik: 6%

 8° Pessoas x Processos x Tecnologia

Um projeto de implantação de um sistema de gestão estará sempre fortemente alicerçado no equilíbrio destes três elementos.

 A definição das pessoas, a disposição para entendimento dos processos e a escolha correta da solução tecnológica são algumas das etapas que deverão ser percorridas com bastante critério e responsabilidade.

 Vejo muitas empresas darem ênfase demasiada em um deles e fracassarem.

A aquisição de uma tecnologia por si só não resolve todos os seus problemas, por exemplo. Um sistema de gestão é uma tecnologia que deve ser configurada e a empresa por sua vez deve ser preparada para recebê-lo. Isso envolve metodologia e um bom sistema com certeza, mas não será eficaz se a empresa ao implantar o sistema não souber o que faz e não tiver pessoas alinhadas estrategicamente com a organização. Implantar um ERP significa sistematizar as atividades da empresa de maneira a definir padrões sejam eles flexíveis ou não. Definir errado resulta ou em prejuízo no processo ou no desuso da tecnologia.

 Houve o tempo em que não existiam ERP’s e mesmo assim as pessoas gerenciavam este equilíbrio, pois vários pequenos sistemas, que normalmente eram uma combinação de ferramentas, técnicas de trabalho, processos e pessoas precisavam ser sistematizados de maneira a garantir uma sequência de trabalho com eficiência e eficácia.

 As pessoas devem ter um significativo grau de conhecimento e/ou autonomia sobre os processos da empresa, remuneração adequada, alto nível de motivação, comprometimento e disponibilidade de tempo. É óbvio que a empresa não pode parar sua operação durante a implantação de um ERP, porém jamais deverá escolher aqueles que estão “sobrando” em cada departamento para compor o time do projeto. Deverá escolher os melhores e criar planos de contingência para cobrir sua ausência. As decisões que as pessoas tomam durante o projeto, o conhecimento que elas adquirem e a forma como irão replicar isso para os demais membros da organização serão decisivos para o sucesso do investimento.

 O correto mapeamento dos processos significa que o time de projeto entendeu exatamente o que a empresa faz, quem é responsável pelo que, quais as entradas e saídas dentro da cadeia produtiva e os fatores críticos de sucesso da operação da empresa. Caso a empresa ainda não tenha feito este mapeamento, o projeto de implantação é o momento ideal para fazê-lo. De maneira geral posso dizer que para um projeto básico de mapeamento de processos teremos as seguintes etapas: definição ou entendimento dos objetivos estratégicos, definição ou entendimento das competências organizacionais e pessoais, definição dos macroprocessos e o detalhamento deste macro processos criando o relacionamento entre os diversos processos que os compõe. Veja que os processos definidos devem representar a operação da empresa e ao mesmo tempo estarem alinhados à visão estratégica da empresa. Isso quer dizer que se pode aproveitar o momento para mudar as coisas. Seja porque o conjunto de melhores práticas do ERP mostrou caminhos melhores ou porque o estudo dos processos demonstrou que existem maneiras diferentes de produzir os resultados que a empresa e os clientes esperam.

 A escolha da tecnologia significa escolher um sistema de gestão que tenha alto grau de aderência aos processos da empresa, utilize um ambiente de desenvolvimento moderno e flexível, apresente facilidade de operação, possua um suporte adequado, seja oferecido por empresas com saúde financeira, que possuam mão de obra qualificada e que invistam na melhoria contínua das pessoas e do seu produto. Normalmente o barato sai caro, mas não significa que a solução mais cara é a melhor para você. O importante é que a solução tecnológica tenha abrangência e, se for o caso, facilidade na integração com outras tecnologias. Fuja dos sistemas com baixa aderência, pois desenvolver muitas funcionalidades para sua empresa significa que você irá pagar para criá-las e depois para mantê-las. É fundamental que a ferramenta proporcione a integração entre sua empresa, seus parceiros e clientes, ou seja, possua portais acessíveis via internet, suporte a EDI ou outras formas de interação.

 Concluo destacando a importância do entendimento deste tripé (pessoas x processos x tecnologia).

Sempre que tiramos um dos apoios de um tripé o que acontece? Pois é… o que está em cima não se sustenta.

9° Vendendo a ideia.

O primeiro passo deve ser a expressão formal do alinhamento dos objetivos estratégicos da empresa com a decisão de implementação de um ERP.

 Já vimos inúmeros motivos para utilização de ERP’s, mas de que forma a alta direção da empresa percebe a importância deles? O investimento é prioritário? Quais são os resultados esperados?

 É fundamental que a empresa com suas necessidades, problemas e metas seja impactada de maneira significativa com a utilização de um software de gestão integrada seja a curto, médio ou longo prazo.

 As áreas de negócio apoiadas pela alta direção serão sempre as patrocinadoras desta iniciativa e cabe a elas se organizarem de maneira a viabilizar um orçamento para tal aquisição.

 A equipe de TI será a facilitadora deste processo, porém jamais a responsável pela venda da necessidade.

 A elaboração dos argumentos pode contar inclusive com o apoio de consultoria especializada ou do próprio fornecedor do ERP.

 O correto mapeamento dos objetivos e a mensuração dos resultados tangíveis e intangíveis serão fundamentais tanto para o convencimento da necessidade, quanto para nortear os trabalhos de escolha da solução.

 10° Quanto custa um ERP?

São vários os fatores que definem o custo de um ERP.

Normalmente o fornecedor do ERP irá ofertar o valor-hora de consultoria e o valor para licenciamento do produto para implantação.

Para licenciamento existem opções de aquisição das licenças, de aluguel das licenças, de aquisição do direito de uso remoto (ASP) e de uso como serviço (Saas). Nas duas últimas a responsabilidade pela infraestrutura dos servidores do ERP fica completamente por conta do fornecedor.

As modalidades de aquisição de licenças mais comuns são: por usuários nomeados, por usuários concorrentes, por módulos e por quantidade de processadores do servidor. 

Se o ERP for implantado em mais de uma empresa cada uma delas terá desembolso próprio para licenciamento. As horas de consultoria e a duração em dias do projeto irão variar com a disponibilidade dos recursos envolvidos, o porte da empresa contratante, a complexidade dos processos e a quantidade de módulos a implantar.

 Projetos fechados são aqueles em que o fabricante se compromete a realizar a implantação num número de horas específico. No caso de necessitarem de mais horas assumirão o custo. Sendo assim assumem o risco e geralmente nesta modalidade orçam um número de horas a mais como margem de segurança.

 Projetos abertos são aqueles em que o fabricante apresenta uma previsão de horas. Caso sejam consumidas mais horas o custo será assumido pelo contratante. Nesta modalidade o valor orçado não necessita de margem de segurança, porém exige um maior acompanhamento gerencial por parte do contratante para evitar horas não previstas.

Quanto maior a quantidade de usuários e de transações diárias do sistema, maior será o desembolso com licenciamento e com a infraestrutura de tecnologia de informação e comunicação (TIC). O projeto de implantação terá uma etapa de sizing que será responsável pelo dimensionamento desta infraestrutura.

 O nível atual de informatização da empresa definirá a necessidade de atualização ou ampliação do parque de máquinas e da rede.

 A abrangência territorial da empresa revelará a necessidade de comunicação entre filiais para o compartilhamento de informações e exigirá a definição de quais serão os recursos compartilhados entre elas. Neste ponto a empresa poderá optar por hospedar seus servidores num datacenter, terceirizando a manutenção destes e garantindo qualidade e disponibilidade da aplicação.

A metodologia de implantação será fundamental no planejamento e na definição dos custos envolvidos. Por exemplo, será necessário um plano de comunicação para divulgar e informar sobre o ERP? Será criado um plano de gestão de mudança? Será criado um ponto único para os trabalhos? Qual a duração da implantação? A implantação será num projeto único ou em projetos menores de parte dos módulos ou por filiais? Haverá multiplicação dos conhecimentos?

 Um plano de comunicação pode sugerir um evento de abertura do projeto, um concurso para escolha do nome do projeto, um informativo periódico sobre o andamento do projeto, uma intranet para disponibilização da documentação do projeto e a divulgação de indicadores, enfim, uma maneira de comunicar e fazer com que todos, mesmo aqueles que não pertençam ao time principal do projeto, sintam-se envolvidos e comprometidos.

 Empresas de maior porte poderão contratar uma consultoria para gerir a mudança. Entenderão a cultura da empresa, as principais expectativas e eventuais resistências que venham a surgir de maneira a garantir de tudo aconteça de maneira harmoniosa e positiva.

 É comum a formação de um time de projeto contendo representantes de cada área funcional, analistas, gerentes e diretores. Durante o projeto este time irá trabalhar num local físico único o que poderá demandar despesas com transporte, estadia, alimentação e localização.

 Nos casos de implementação descentralizada pode-se economizar com despesas de viagens dos funcionários, porém teremos um maior número de horas de consultoria.

 Empresas com muitos usuários costumam treinar usuários-chave como multiplicadores para que estes possam ministrar treinamentos para os demais usuários.

 Em alguns casos será necessário integrar o ERP com outros sistemas (legado). Para isso um número de horas específico será orçado para desenvolvimento de rotinas que permitam que o ERP funcione em conjunto com os demais.

Existem empresas que realizam implantações por módulos e outras que implantam todos os módulos de uma vez só (big bang).

 Alguns fornecedores ofertam a auto-implantação, com treinamento remoto e um número mínimo de horas de consultoria. Acredito que são raros os casos em que possam obter sucesso, pois implantar um ERP exige técnica e profundo conhecimento do produto que se quer implementar.

 O custo do ERP não se limitará ao desembolso da fase de implantação. Deverá compreender o ciclo de vida completo do produto, que se inicia na implantação e continua durante o seu uso com atualizações e manutenções, seja por equipe própria ou por terceiros.

Um dos principais custos de manutenção é o projeto de upgrade. Quando você compra um ERP compra os direitos de uso de uma determinada versão e paga um valor mensal a título de manutenção que dá direito ao suporte do produto e ao recebimento de novas versões. Com o tempo a versão adquirida vai ficando desatualizada e o fabricante recomenda sua atualização. Para isso será necessária à criação de um projeto de upgrade, que tratará de cada detalhe necessário para substituição da versão antiga pela nova.

Adquirir um ERP envolve então:

• – licenciamento do fabricante ERP
• – servidor da aplicação do ERP
• – consultoria para implantação
• – treinamentos (Datashow, desktops, material didático e local para treinamentos)
• – customizações
• – atualização dos desktops
• – servidor de banco de dados
• – licenciamento para o software gerenciador de banco de dados
• – despesas de viagem, estadia e alimentação para o time de projeto.
• – sistema operacional para os servidores
• – sistema antivírus para os servidores
• – sistema de backup para os servidores
• – mídias e unidades de backups
• – link de dados entre as estações clientes e o servidor
• – datacenter

Manter um ERP envolve:

• – manutenção mensal do fabricante do ERP
• – suporte interno ao ERP
• – customizações futuras (ajustes a mudanças da empresa, relatórios e melhorias)
• – manutenção das licenças dos demais softwares envolvidos
• – upgrades

 Enfim, empresas com maior número de usuários e dispersão geográfica geralmente terão custos maiores.

 Já vi casos em que o custo total do projeto foi exatamente o dobro do licenciamento e consultoria.

 Metodologias poderão prever mais ou menos etapas. Conter um planejamento mais detalhado ou um menor envolvimento por parte da consultoria. Isso refletirá diretamente no custo e também no resultado final do projeto.

 Não apresento aqui valores, mas a natureza dos desembolsos para que cada empresa possa enquadrar-se e realizar a sua própria estimativa.

 11° Como escolher um ERP?

Ao decidir comprar um ERP a empresa deverá formar um grupo multidisciplinar, ou seja, buscar nas diversas áreas, nas pessoas chave conhecedoras dos processos da cadeia de valor, a apresentação das necessidades, premissas e funcionamento atual de cada parte da empresa.

 Aqui temos uma quebra de paradigma: quem escolhe o ERP não é a equipe de TI e sim todas as áreas interessadas.

 A equipe de TI será a responsável pelo parecer técnico e, normalmente, pela organização de todo o processo de escolha, mas não deve ser a única a tomar a decisão final. Envolver os diversos departamentos da empresa, desde o primeiro momento, além de aumentar o comprometimento na implantação, será fundamental na assertividade da escolha.

 Um estudo aprofundado das visões de todas as áreas será a base para a elaboração dos requisitos da empresa. Logicamente estes requisitos deverão ser aprovados pela diretoria para garantir que as definições estarão alinhadas com os objetivos estratégicos.

 Basicamente, os requisitos terão três classes: funcionais, estratégicos e técnicos.

 Requisitos funcionais são os módulos ou as funcionalidades que o ERP deverá conter. Algumas comuns ao mercado, outras específicas ao negócio. O controle de equipamentos por número de série, integração bancária, controle multi-moedas ou fluxo de caixa são funcionalidades que são importantes para a maior parte das empresas. A integração com balanças, com sistemas de terceiros ou com sites de e-commerce, por exemplo, são requisitos funcionais específicos que deverão ser levantados mais detalhadamente. Serão formuladas as regras de negócio e os pré-requisitos com uma orientação sistêmica integrada. Neste ponto possuir um desenho dos processos ajuda muito, porém não é indispensável.

 Requisitos estratégicos dizem respeito ao perfil da empresa e ao alinhamento com os objetivos estratégicos. Se o fornecedor deverá possuir escritório nas cidades que a empresa possui ou possuirão filiais, se o ERP é utilizado no segmento de mercado em que a empresa atua ou qual a faixa de preços que a empresa busca na aquisição do ERP.

 Requisito técnicos referem-se a tecnologia do sistema. Se é compatível com bancos de dados relacionais de mercado, se trabalha com arquitetura cliente-servidor, se é multi-plataforma, se suporta vários idiomas, se é desenvolvido em linguagem moderna, se possui interface amigável e intuitiva, se possui documentação adequada, se é de fácil administração, se possui facilidades para personalizações, se é compatível com tecnologias como webservices, portais, dispositivos móveis, se possui segurança, escalabilidade e conectividade, enfim, tudo que se pode desejar de recursos tecnológicos no sistema.

 Após a definição destes requisitos a equipe deverá construir um sistema de pontuação ponderada de forma que os requisitos mais importantes representem mais pontos e os requisitos menos significativos não causem impacto na pontuação final. Desta forma pode se montar um comparativo entre os diversos fornecedores pesquisados, indicando quais possuem melhor aderência aos requisitos que são mais importantes para a empresa.

 Num primeiro momento busque o maior número possível de fornecedores. A primeira parte da relação comercial será uma visita do fornecedor para entender o que a empresa está precisando. Faça com que eles conheçam seus requisitos e solicite uma demonstração breve do sistema. Avalie o material publicitário e verifique se a política comercial se encaixa na sua necessidade.

 Para um trabalho mais aprofundado é recomendado que sejam escolhidos no máximo três de todos os fornecedores contatados. Daí entra atividades como visita ao fornecedor, visita aos seus clientes, demonstrações detalhadas de cada módulo ou funcionalidade. É importante que a equipe construa um questionário com os principais pontos de interesse e sinta a satisfação dos clientes de cada fornecedor. Investigue a qualidade do suporte, a saúde financeira do fornecedor e o real nível de utilização do seu sistema.

 Fique atento. Alguns vendedores tem o péssimo hábito de dizer que o sistema faz tudo ou ainda responder de forma tangencial aos questionamentos. Quando isso acontecer seja pontual e deixe claro que os pontos de atenção deverão obrigatoriamente constar na proposta comercial.

Muitas vezes percebe-se certa dificuldade em visualizar o que se deseja. Nestes casos empresas de grande porte podem optar por um projeto piloto. O fornecedor poderá ofertar um projeto de instalação básica do produto e permitir que os usuários experimentem a solução.

 Lembre-se que além de comprar um sistema sua empresa estará adquirindo um pacote de horas de implantação. É fundamental que se tenha certeza da capacitação, metodologia e experiência de implantação adequadas do fornecedor. As horas de implantação deverão estar compatíveis com o projeto e a metodologia deverá se demonstrar bem estruturada.

São muitos os casos de implantação de ERP fracassadas, de atrasos e orçamentos ultrapassados. Certifique-se que a proposta comercial preveja penalizações e não deixe o fornecedor numa situação confortável nos casos de falha de gestão. Tudo, eu disse tudo deve estar escrito na proposta comercial e/ou no contrato. Horas de consultoria e personalização são caras e no final quando você quiser algo que não foi implementado e não estava escrito representará um novo custo.

 De forma resumida então, a aquisição de um ERP normalmente passa por essas etapas:

1. Formação de um grupo para definições e análise
2. Definição dos requisitos funcionais, estratégicos e técnicos
3. Pesquisa por fornecedores – triagem
4. Consulta básica aos ERPs de cada fornecedor
5. Comparação dos requisitos com as características de cada ERP/fornecedor
6. Escolha dos fornecedores que melhor se enquadraram nos requisitos
7. Consulta aprofundada aos produtos dos fornecedores melhores posicionados
8. Elaboração da proposta comercial e do contrato
9. Escolha do fornecedor/ERP.

 12° Como implantar um ERP?

A implantação de um ERP é estruturada através de um projeto, devido a sua complexidade e quantidade de recursos e atividades envolvidas.

 Normalmente ela é realizada pelo próprio fabricante do software ou por uma empresa de consultoria denominada integradora.

Em ambos os casos, a equipe de implantação deverá ter profundos conhecimentos do sistema ERP e de técnicas de gestão de projeto.

Com base nestes conhecimentos a empresa implantadora deverá apresentar uma metodologia de implantação.

 A metodologia de implantação estabelece as fases, os métodos e os recursos necessários para obter os resultados do projeto.

 As fases irão definir os macroprocessos da implantação.

Os métodos serão formados pelo conjunto de procedimentos definidos para cada fase.

 Os recursos serão as pessoas, os equipamentos, as ferramentas e todo o material de apoio, necessários para a execução dos procedimentos.

 Os resultados serão os requisitos, as premissas e os níveis de qualidade devidamente atendidos dentro do escopo, do prazo e do custo previamente estabelecidos na proposta/contrato comercial da implantação.

 Em geral, as metodologias de implantação de ERP são divididas em três fases:

• Estudo de implementação.
• Implementação.
• Entrada em produção.

 O estudo de implementação, também conhecido como fase de planejamento, define o que e como será implementado. O produto final desta fase é o plano do projeto devidamente aprovado.

 A implementação é a fase de execução do plano de projeto. Os objetivos desta fase são a preparação do sistema, a validação das funcionalidades pelos usuários-chave e o treinamento para os demais usuários do sistema.

 A entrada em produção é o início da utilização do sistema e o acompanhamento do seu funcionamento durante um período.

Estas fases possuirão sempre duas perspectivas de gestão:

• Foco no produto
• Foco no projeto

A gestão do produto se preocupa com as funcionalidades do ERP que está sendo implantado e a gestão do projeto envolve as áreas de conhecimento previstas pelas melhores práticas do PMBOK:

• Escopo
• Custo
• Tempo
• Qualidade
• Comunicação
• Integração
• Recursos humanos
• Aquisições
• Riscos
• Partes Interessadas

Por exemplo, um item nomeado como documentação, sob a perspectiva do produto provavelmente será um manual para utilização do ERP, a especificação funcional de uma personalização ou o desenho de um processo, enquanto que sob a perspectiva de projeto será o project charter, atas de reuniões ou o plano de projeto.

 Sob a perspectiva de produto temos como principais objetivos:

– mapeamento dos processos de negócio da empresa

– estudo da aderência do ERP aos processos mapeados

– definição da parametrização

– definição de personalizações

– elaboração do plano de testes

– dimensionamento da infraestrutura de TI (sizing)

– desenvolvimento das personalizações

– preparação dos ambientes de testes

– treinamento dos usuários

– simulação dos processos para validação das funcionalidades

– elaboração de manuais

– teste de carga

– disponibilização do sistema

– preenchimento dos cadastros

– carga de dados inicial

– utilização do sistema para novas transações

Sob a perspectiva de projeto temos como principais objetivos:

– entendimento da estrutura hierárquica da empresa

– identificação das pessoas chave de cada processo

– elaboração da matriz de responsabilidades do projeto

– alinhamento do escopo (project charter e WBS)

– elaboração do cronograma

– elaboração do plano de comunicação

– elaboração do plano de projeto

– acompanhamento do planejado x realizado

– avaliação da efetividade das atividades

– gestão das aprovações das diversas etapas

– apresentação do andamento ao comitê executivo do projeto

– gestão da execução do plano de projeto

– gestão das mudanças de escopo

– gestão de conflitos

13° Dicas para implantação de um ERP

Com o ambiente de negócio das empresas se tornando cada vez mais complexo, encontrar uma solução de Enterprise Resource Planning (ERP) que atenda a todas as necessidades podem ser tão provável como encontrar um unicórnio. Na verdade, no ambiente móvel global de hoje, com a nuvem e a convergência dos softwares de gestão com as ferramentas analíticas imperando, as organizações estão procurando por um sistema ERP que faça mais do que integrar com os sistemas legados.

 Todos os maiores players deste mercado apostam, em menor ou maior grau, neste tipo de integração, que promete transformar os sistemas de gestão corporativos em ferramentas bastante flexíveis, capazes de fornecer ao usuário acesso a dados estruturados e não-estruturados para decisões mais seguras e assertivas.

Mas com tantas soluções no mercado, como escolher o software certo para sua empresa, que possa ser usado por diferentes grupos empresariais?

 Principais sugestões sobre como proceder para ajudá-lo a aumentar suas chances de encontrar e implementar uma solução de ERP que beneficiará a sua organização (e para ajudá-lo a acabar com todo o hype de marketing).

 Parta de uma boa documentação

"Implementações bem-sucedidas são todos baseados em um problema de negócios bem-avaliado e em um escopo de projeto bem feito", explica Bernd Weidenmueller, vice-presidente da Avanade.

"Quanto melhor o problema do negócio for definido, mais provável será encontrar um sistema ERP que possa resolver o problema", diz ele. Enumere os desafios que você deseja que o software resolva, "o específico e o mais mensurável possível e os relacione com os objetivos globais da empresa."

"Reúna uma lista de seus requisitos mais críticos, inclusive os funcionais, fluxo de trabalho, integração de sistemas, governança, risco e compliance (GRC), migração de dados/conversão, inteligência de negócios e elaboração de relatórios e treinamento", diz Greg Pierce, vice-presidente da Tribridge.

Em seguida, defina a sua abordagem de implementação e os prazos.

Decida por um modelo

"Pergunte a si mesmo" Que modelo de ERP é ideal para minha empresa? " diz John Hoebler, diretor da consultoria MorganFranklin. "As três principais opções são ERP on-premise, ERP hospedado/gerenciado e soluções de ERP na nuvem", diz ele.

Tradicionalmente, soluções de ERP on-premise e hospedadas proporcionam maior flexibilidade aos pacotes sob medida para atender às necessidades organizacionais, mas também são mais caros. O que chama atenção é o uso da nuvem como forma de reduzir o custo dos projetos e, assim, atrair mais as pequenas e as médias empresas.

A Oracle é uma das fornecedoras que aposta muito no ERP na nuvem. "Acho que a venda de licenças daqui a pouco não vai mais existir. Estamos em uma segunda geração de nuvem, mais avançada, em que é possível ter nuvem privada ou adotar um modelo híbrido. O que é interessante nesta nova geração é manter a privacidade, os dados não são misturados”, afirma a diretora de pré-vendas para aplicativos da Oracle do Brasil, Priscila Siqueira.

Outra grande entusiasta do ERP na nuvem é a Totvs, que vê na tecnologia apenas uma mudança no modelo de comercialização, visto que “nosso software tecnicamente está preparado para rodar no modelo de nuvem”, explica o vice-presidente de clientes e sistemas remotos da empresa, Wilson de Godoy. “Hoje tenho mais de 2 mil clientes usando nossos software através da nuvem. É menos de 10% da nossa carteira de clientes atual, mas é um volume de respeito em qualquer lugar.”

Godoy acredita que, apesar da proporção desfavorável à nuvem, não existe um modelo preferido, e sim um culturalmente mais aceito. “Mas isso está mudando dia a dia. Não tenho dúvida de que a chave está virando, mas não vai acontecer em 15 minutos. É uma evolução natural”, diz o executivo. Para ele, logo os clientes perceberão massivamente que vale mais a pena deixar a administração do software para quem o conhece e o fez. “O cliente quer mais é apertar o botão e ter a informação, ou inserir e disponibilizá-la na aplicação. Se roda na nuvem ou dentro de casa, perde a importância ao longo do tempo.”

De qualquer modo, antes de investir em uma solução baseada em nuvem, verifique se ele atende às suas necessidades e que seus dados estarão seguros (devidamente apoiados e protegidos), alerta John Hoebler.

Compare as soluções

"Existem vários fornecedores de ERP que operam globalmente", explica C.V.Leela Krishnan, diretor de projeto da Hexaware Technologies. "Um ERP pode não satisfazer 100% das necessidades de sua organização."

Portanto, é importante "priorizar e criar uma matriz de funcionalidades requeridas pelo negócio e classificar diferentes ERPs a partir desta matriz", diz ele. Ao fazê-lo, será mais fácil "escolher um ERP que forneça o número máximo de funcionalidades necessárias e também o ROI esperado."

Jon Duncan, diretor sênior de gerenciamento de produto da Antenna Software vai além: "As empresas devem considerar plataformas flexíveis que... integradas com outros sistemas de back-end, ofereça uma experiência móvel rica" (assumindo que a mobilidade é importante para sua organização).

Da mesma forma, é importante que a solução de ERP seja configurável. "Isso não significa soluções re-codificadas para atender às suas necessidades", explica Tim Garcia, CEO da Apptricity. "Isso significa ter a capacidade de alterar as configurações dentro da solução para que ela se adapte à sua organização como um terno. Você deve ser capaz de definir a interface do usuário, como a informação será apresentada e os dados que devem aparecer em determinados cenários."

 Cuidado com a lábia dos vendedores

"Ao selecionar um fornecedor de ERP, faça sua lição de casa", aconselha Vajira De Silva, CEO da Attune Consulting. "Ao envolverem-se com analistas da indústria, grupos de usuários e outros consultores, e dar uma olhada em outras instalações do sistema de ERP do fornecedor, você vai ter uma forte indicação de verdadeiros pontos fortes e fracos da solução."

Além disso, "Aproveite o tempo para aprender o que os fornecedores de ERP estão seguindo dessas tendências e em quais tecnologias emergentes estão investindo", diz ele. "Não basta atender o seu negócio hoje. O fornecedor de ERP deve ser capaz de demonstrar uma estratégia de crescimento de longo prazo que possa ajudá-lo a manter-se competitivo no futuro."

Finalmente, "peça aos fornecedores para oferecer uma ou mais referências de clientes da sua indústria e do tamanho do seu negócio", diz Derek Singleton, analista de ERP da Software Advice. "Ao falar com essas referências, vá fundo. Pergunte quais desafios enfrentaram com o sistema; como o vendedor respondeu, e o que mudariam no software, se pudessem."

 Concentre-se no que é essencial

"Evite a síndrome de objeto brilhante", adverte Hoebler. "Em vez de construir dashboards ricos ou automatizar processos pesados ou mal documentados, aborde o básico: finanças, RH/folha de pagamento, processos da cadeia de suprimentos e relatórios", diz ele.

"Crie uma base desde o primeiro dia que mantenha o negócio funcionando e os dados padronizados. Gráficos de pizza e gráficos de dispersão são ótimos nas reuniões do conselho, mas não com dados incorretos. Estabeleça processos essenciais que sirvam de base para aumento de funcionalidades e melhorias", ele diz.

 Não faça sozinho

"Muitas organizações descobrem que envolver peritos externos em ERP é fundamental para tornar a iniciativa bem sucedida", explica Steve Litwin, presidente, Litcom. Apenas certifique-se que, no caso da contratação de um terceiro, ele conheça e entenda o seu negócio, seus objetivos organizacionais, bem como o sistema de ERP que você está implantando.

"A escolha do parceiro é a decisão mais importante que você vai fazer durante uma implementação de ERP", afirma Mike Oswalt, presidente, da Algorithm. "O parceiro de software deve conhecer a sua indústria e entender completamente o seu negócio" - e trabalhar em estreita colaboração com você durante todo o processo de implementação do ERP.

 Invista em formação

Antes de liberar o seu novo software para uso por toda a empresa, ou até mesmo para um departamento, vale a pena investir em alguns usuários e treiná-los na ferramenta", aconselha Gail Snider, Diretor de Marketing da enVista.

Concentre-se em dados e na gestão da mudança

"A maioria dos atrasos de ERP hoje pode ser rastreada até a falta de foco na obtenção de dados mestres e transacionais, ou a falta de alinhamento em torno de novos processos de negócios e seu impacto para a comunidade de usuário final", explica Brad Little, vice-presidente da Capgemini . "Mesmo que você construa um sistema perfeito, o go-live não terá sucesso sem dados de qualidade e usuários de negócios prontos para abraçar a nova solução. Comece cedo em ambas as frentes, para evitar surpresas desagradáveis", diz.

 Evite o excesso de customização da solução de ERP

Alguma personalização é essencial, mas muitas organizações pecam por customizar em excesso o software, até o ponto em que "anos mais tarde, não podem atualizar o sistema sem perder todo esse trabalho de personalização", explica Dustin Wells, CEO da Headspring. 

 Meça os resultados

"Defina métricas para determinar o quão bem o sistema atende seus objetivos de negócio. Em seguida, acompanhe o progresso e continue a medir - mesmo após a implementação", diz Erik Kaas, vice-presidente da Sage.

Mantenha o software atualizado

Certifique-se e mantenha-se atualizado com as correções periódicas do software liberadas por seu fornecedor de ERP. Não acompanhar as atualizações do software fará com que seu sistema fique mais difícil de suportar ao longo do tempo e aumente o seu custo de propriedade. Também ficará mais difícil e caro fazer o upgrade para a próxima versão.

Autor: Eng° Wilton Moreira Junior

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Espero que gostem, e que de alguma forma agreguem valor.

Um grande abraço a todos do linkedin...

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