Fatores de sucesso de implementação de ERP e práticas recomendadas

As implementações de ERP bem-sucedidas são executadas em fases. Com cada fase, vem um conjunto de resultados, critérios de saída e melhores práticas.

Dependendo da metodologia de implementação do ERP escolhida para o seu projeto, você pode ter mais ou menos fases do que listamos a seguir. Em nossa experiência, não existe uma abordagem “tamanho único” para as melhores práticas de implementação de ERP.

No entanto, existe uma estrutura básica que a maioria dos projetos de sucesso segue. Em um alto nível, a maioria dos projetos de ERP requer uma estratégia de seis fases: planejar, projetar, construir, testar, implantar e otimizar.

Independentemente de quantas fases o cronograma do projeto tenha ou como você escolha chamá-las, cada fase tem um ou mais fatores críticos de sucesso que os definem. Planejar e monitorar cada fator de sucesso é uma forma de garantir o sucesso do ERP.

Fatores de sucesso de implementação de ERP

Fase 1: Planejar

Uma das fases geralmente tidas como certas, a fase de planejamento, contém o fator de sucesso mais crítico - a validação de KPI. É aqui que você analisa os benefícios de negócios e os principais indicadores de desempenho (KPIs) definidos antes da seleção do ERP.

Ao revisar os KPIs, você deve garantir que eles sejam realistas e mensuráveis. Também é importante garantir que seus KPIs sejam relevantes. Em outras palavras, você está medindo as coisas certas ou apenas medindo algo por si só?

Esses KPIs são uma ferramenta de gerenciamento de projetos que o ajudará a monitorar continuamente se seu projeto está no caminho certo para obter os benefícios esperados.

Fase 2: Projetar

A fase de projeção (design) é uma das fases mais analíticas de uma implementação de ERP e envolve atividades como o Blueprint de processos de negócios.

Se você já reuniu seus requisitos de ERP durante a seleção do ERP, então tem uma boa base para criar um plano de negócios. Embora sua lista de requisitos não considere uma funcionalidade específica de ERP, seu plano deve ser baseado em uma funcionalidade específica, uma vez que você já selecionou um sistema.

Embora você já tenha visto uma demonstração de ERP abordando seus requisitos de negócios, é importante reafirmar a viabilidade técnica desses requisitos. Como você faz isso? Forneça o plano de negócios ao seu fornecedor de ERP, para que eles possam usá-lo para configurar o sistema ERP na próxima fase de implementação.

Fase 3: Construir

Durante a fase de construção, o software ERP é configurado para atender aos seus requisitos de negócios e o código é implantado para preencher as lacunas de funcionalidade. Embora o código de qualidade seja um fator de sucesso óbvio, há outro elemento igualmente importante: casos de teste de unidade.

Os casos de teste de unidade devem ser completos e abranger não apenas os melhores cenários, mas também as exceções. Quanto mais casos de teste de unidade pelos quais o novo código passar, menos provável será que os bugs sejam relatados posteriormente no projeto.

Esses casos de teste podem ser escritos por desenvolvedores, consultores de ERP ou analistas de negócios para testar os principais recursos, mas no final, são as partes interessadas de negócios que devem aprovar os casos de teste para garantir que sejam válidos e forneçam uma cobertura precisa.

Fase 4: Testar

Os cenários de testes de qualidade também são um fator de sucesso no projeto. Isso soa verdadeiro para todos os tipos de teste: teste de processo, teste de integração de sistemas, teste de aceitação do usuário e teste de desempenho.

Quer você tenha cem ou dez mil casos de teste, a porcentagem de casos de aprovação é o principal fator de sucesso para essa fase. A quantidade de bugs de alta gravidade restantes antes da ativação pode determinar sua decisão de prosseguir ou não.

Também nesta fase, as métricas de desempenho devem ser capturadas e relatadas. Quanto melhor for o desempenho do sistema ERP, maior será a probabilidade de os usuários adotá-lo.

O monitoramento do desempenho do sistema durante a implementação do ERP (e mesmo depois) é recomendado e não deve ocorrer apenas na fase de testes.

Fase 5: Implantar

Um plano de transição sólido abordando a migração de dados ERP é um fator de sucesso crucial na fase de implantação.

Listar todas as etapas necessárias para preparar o ambiente de produção é necessário para ajudar sua equipe a se preparar para o go-live. Quanto mais detalhado for o plano de transição, maior será a probabilidade de sucesso. Recomendamos incluir detalhes como quem é responsável pela ação e quando ele ou ela deve concluí-la.

Outra prática recomendada de implementação de ERP na fase de implantação é o treinamento do usuário final. Quando os usuários estão preparados para usar novas soluções de ERP, eles são mais propensos a adotá-las e menos propensos a relatar “bugs”.

É comum que usuários não treinados relatem muitos bugs que não são bugs - eles são procedimentos incorretos ou etapas de treinamento perdidas. Mesmo que os incidentes que os usuários estão relatando não sejam realmente bugs, ainda pode ser frustrante para o usuário final ter que ligar continuamente para o suporte técnico.

Fase 6: Otimizar

Um importante fator de sucesso para a fase de otimização é o benchmarking de desempenho. Embora você provavelmente tenha feito testes de desempenho nas fases anteriores do projeto, não é até que usuários reais estejam agindo no ambiente de produção com dados reais que o verdadeiro desempenho pode ser medido. Continuar monitorando e melhorando o desempenho após o go-live é crucial para maximizar os benefícios de negócios do ERP.

Outras práticas recomendadas de implementação de ERP

Embora não tenhamos mencionado todos os fatores de sucesso para cada fase de implementação, esta postagem deve fornecer uma visão geral de alto nível. Muitos dos fatores de sucesso que não discutimos são atividades que abrangem todo o projeto e não podem ser confinados a uma fase específica.

Por exemplo, o gerenciamento de mudanças organizacionais deve ser um foco contínuo durante a seleção e em cada fase de implementação. O desenvolvimento da realização de benefícios de ERP é outra atividade contínua que não deve ser negligenciada.

Para saber mais sobre atividades de projeto contínuas ou específicas de fase, você pode conversar com nossos consultores de ERP e transformação de negócios. Ajudamos empresas a executar com sucesso os aspectos técnicos e comerciais de seus projetos de ERP.