3 Dicas de Outlook que vão te ajudar no dia a dia

O Microsoft Outlook é uma das principais e mais usadas ferramentas no dia a dia dos escritórios para receber e enviar e-mails, mas poucas pessoas sabem que ele pode ajudar (e muito) na nossa organização pessoal e gestão do tempo.

Existe uma versão, o Microsoft Outlook Express, que basicamente é só para receber e enviar e-mails mesmo. Mas o mais utilizado pelas empresas atualmente é o Microsoft Outlook, que também é um gerenciador de contatos, gerenciador de tarefas, calendário e bloco de anotações.

Atualmente existem outras opções de ferramentas de e-mail, organização, calendário, e tudo isso que o Outlook oferece. Mas as vezes não conseguimos abrir todas elas no trabalho, ou são pagas, ou você fica administrando 50 ferramentas diferentes (e precisa de muita organização para isso!). Por isso eu escolhi usar a ferramenta que está disponível em todas as empresas, e tem dado muito certo para mim.

Pega essas dicas aí:

Uma observação importante antes de seguir: para montar essas dicas eu utilizei a versão 2016 do Microsoft Outlook.

1- Organize e limpe a sua Caixa de Entrada

O nome dessa pasta já diz muito sobre ela: Caixa de ENTRADA. É pra lá que todos os e-mails vão quando chegam, e é sua função dizer para onde eles vão depois. Para isso você pode criar pastas (seguindo uma lógica de organização) ou criar uma pasta para onde irão todos os e-mails concluídos (que eu chamo de _Lidas). Eu utilizo essa segunda forma e vou explicar porque pra mim é mais fácil.

Com apenas uma pasta para direcionar, você pode criar uma Etapa Rápida para movimentar os e-mails o que já foram lidos e resolvidos. Como faço isso?

Depois de fazer esse passo a passo, basta selecionar o e-mail que você quiser e clicar na etapa rápida que você criou (ela aparece acima da etapa 1).

Fazendo isso eu passei a deixar na minha caixa de entrada apenas os e-mails que eu ainda não li ou que ainda estão esperando por uma ação minha para serem resolvidos. Por isso o nome da minha etapa rápida é "Concluído". Se depois de um tempo eu preciso encontrar esse e-mail, vou até a pasta e pesquiso por "De" ou "Assunto" e encontro com muita facilidade. Parece assustador no começo, mas é bom.

Em breve vou compartilhar mais dicas sobre essa busca de e-mails e outras facilidades do Outlook também!

2- Crie uma lista de tarefas

A primeira dica já vai te ajudar a saber o que você recebeu por e-mail e ainda está pendente, mas eu acredito que você não tenha apenas isso para fazer, certo? Então o que faremos com todas as outras tarefas?

O Outlook tem uma "página" só para você organizar tarefas, mas eu gosto de integrar essa página com o calendário para ficar mais fácil de visualizar o que precisa ser concluído em cada dia.

O passo a passo abaixo mostra como acessar o calendário e deixa-lo com a visualização das tarefas abaixo dos seus respectivos dias de conclusão.

Mas a parte mais importante é criar uma tarefa, certo? Para isso, clique duas vezes na área que aparece em branco no item 5, no dia que você precisa concluir essa tarefa. A janela que vai abrir já é a tarefa sendo criada. Preencha todas as informações (escreva tudo o que você precisa lembrar na hora de fazer a tarefa), clique em salvar e fechar, e veja a tarefa aparecer no calendário.

Você também pode arrastar as tarefas nos dias do calendário caso precise reorganizar a agenda. Quando a tarefa for concluída, basta fazer o passa a passo abaixo.

Obs: note que ao lado da tarefa criada no calendário aparece uma bandeirinha que informa que a tarefa ainda não foi concluída. Se você voltar na sua caixa de entrada verá que essa bandeirinha também aparece ao lado de cada e-mail. Isso significa que se você clicar nela este e-mail automaticamente será marcado como uma tarefa pendente para o dia de hoje.

3- Agilize os processos

Não é à toa que o "One Page" não sai da boca da galera do trabalho. Vivemos um momento em que tudo precisa ser acessado com muita facilidade, e isso se aplica também para os e-mails. Por isso, eu deixo o "Painel de Leitura" ativado no meu Outlook e leio/respondo/encaminho os e-mails sem precisar abrir todos eles. Além disso, tudo o que for apenas para conhecimento, já posso mandar para a minha pasta de "Lidos".

Além do Painel de Leituras, você também pode adicionar na página principal do Outlook a visualização da sua agenda, tarefas e contatos. Customize essas informações na aba "Exibição" > "Layout" (no mesmo lugar indicado no exemplo acima).

4- Mas não eram só 3 dicas?

A dica bônus desse texto não é só para Outlook, ela funciona para mim em qualquer ferramenta, APP, etc.

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É claro que você precisa ter cuidado com algumas coisas, mas fuçar nas ferramentas que você utiliza é uma forma rápida de aprender e descobrir coisas que ela faz e que podem te ajudar muito. Então se você quer descobrir o que é um "Painel de Pastas" (por exemplo), clica nele e descobre. O máximo que vai acontecer é você não gostar e voltar como estava antes!

Obrigada por ler até aqui, e se você quer mais conteúdos como este ou se você também conhece outras funcionalidades do Outlook que te ajudam, compartilha nos comentários :)