5 mitos sobre a adoção de tecnologia

As plataformas de tecnologia empresarial referem-se a soluções ou software que melhoram a produtividade de uma organização e agilizam os processos e tarefas do dia-a-dia. Eles são oferecidos por uma variedade de provedores como SAP, Oracle, Workday e Salesforce. Esse tipo de tecnologia é pesada e sua implementação requer um planejamento cuidadoso para garantir níveis apropriados de adoção pelos usuários finais afetados em toda a empresa.

Para uma adoção otimizada da tecnologia corporativa, você precisa de três coisas, ou haverá uma lacuna entre o que você está fornecendo aos usuários e o que os usuários precisam. Em termos de documentação e suporte para usar essas tecnologias, seu conteúdo de referência para usar o software precisa ser 1) relevante para os usuários, 2) fácil de acessar e 3) fácil de consumir.

Existem algumas ideias profundamente enraizadas sobre a adoção de tecnologia corporativa que prejudicam todos os envolvidos — tanto os usuários da linha de frente quanto a organização como um todo. Vamos eliminá-los para descobrir como garantir que seus funcionários tenham o que precisam e aumentar sua taxa de adoção e, portanto, obter um ROI maior no investimento maciço que é seu novo sistema de tecnologia empresarial.

Mito 1

A tecnologia já está tão presente em nossas vidas, pessoal e profissionalmente, que não precisamos nos preocupar em fornecer treinamentos ou recursos online para o uso da nova plataforma.

A prevalência da tecnologia em nossas vidas é tão aparente e absorvente que esse impulso faz todo o sentido. Os funcionários já estão usando ferramentas como Teams, Zoom e Outlook para se comunicar, planejar e executar metas no trabalho e usam vários aplicativos de mídia social em suas vidas pessoais. Mas não devemos presumir que a adoção de sistemas totalmente novos no local de trabalho seja tão fácil quanto enviar uma mensagem de bate-papo do Teams ou navegar pelo Facebook.

Vamos imaginar que estou sendo solicitado a usar um novo sistema de cronometragem, mas não tenho a menor ideia do que selecionar para o local do local de trabalho. É um componente crucial do meu quadro de horários, mas não sei se devo selecionar meu local físico, o local do meu supervisor ou a sede. Eu procuro ajuda em meus e-mails porque me lembro de ter recebido algum material de referência e encontro um manual do usuário de 30 páginas para consultar. Leva quase um minuto inteiro para baixar o documento, e o que eu preciso está enterrado em 20 páginas, então é difícil para mim encontrar a resposta para minha pergunta. Este conteúdo de aprendizagem não é relevante, não é facilmente acessível e bastante doloroso de usar. Provavelmente não voltarei ao manual porque era muito desanimador e demorado.

Com a tecnologia pessoal, você tem o luxo de brincar com ela, talvez chegar a um beco sem saída e, em seguida, redirecionar-se com pouca ou nenhuma consequência. Mas com a tecnologia do local de trabalho, há funções de negócios complexas a serem consideradas. E, como usuário, você provavelmente não é quem decide essas funções de negócios, nem terá uma compreensão íntima de por que elas são tão importantes. É aqui que entra a necessidade de fornecer conteúdo de referência de qualidade.

Mito 2

Não precisamos criar conteúdo personalizado para nossos funcionários porque temos superusuários que podem ajudar os usuários finais na adoção da tecnologia.

Superusuários, ou pessoas altamente familiarizadas com o novo software e processos de negócios, são essenciais para a solução de adoção porque esses indivíduos conhecem as pessoas e o software. Mas os superusuários não são super-humanos. Se você confiar neles como a principal fonte de conhecimento, eles podem ser receptivos às pessoas que têm dúvidas nos primeiros dias ou talvez até semanas após a adoção, mas inevitavelmente ficarão sobrecarregados e esgotados ajudando outras pessoas a dominar esses sistemas enquanto também mantendo-se em cima de seu trabalho habitual.

A nova tecnologia do local de trabalho praticamente exige que você planeje tornar um repositório de conteúdo relevante acessível aos usuários. As pessoas podem circular por uma organização, mas as informações de referência devem sempre permanecer no mesmo local e podem ser adicionadas e atualizadas conforme necessário.

Mito 3

Nossos funcionários são alunos modernos que preferem referências on-line e individualizadas, portanto, não há necessidade de oferecer workshops de treinamento ao vivo ou fóruns de perguntas e respostas para adoção de tecnologia.

Todos os adultos no local de trabalho têm preferências de aprendizagem. É nosso trabalho descobrir quais são essas preferências e quão amplamente elas variam entre equipes ou organizações inteiras. Pode ser que essas preferências existam porque é algo inato dentro deles que os leva a querer ter maior controle sobre seu aprendizado. Mas é inteiramente possível que, com uma grande mudança, suas preferências aparentes mudem. Além disso, também é possível que eles não consigam absorver totalmente os materiais de autoestudo sem um treinamento ao vivo, onde possam se envolver com especialistas.

Essas preferências de aprendizagem podem e devem ser exploradas em uma avaliação das necessidades de aprendizagem antes que o conteúdo seja criado. Então, uma vez identificadas as necessidades de aprendizagem, você pode construir a solução para atender às necessidades de seu funcionário. As pessoas geralmente ainda querem a opção de ter alguns workshops conduzidos por especialistas, quer isso signifique hospedar webinars gravados ao vivo ou sessões de treinamento presenciais. Queremos oferecer a eles o que eles precisam aprender melhor, mas o treinamento ao vivo não é o “fim de tudo”. Os webinars ao vivo podem orientar as pessoas sobre os itens que podem explorar e consultar quando surgir uma necessidade no trabalho, o que significa que os eventos de treinamento ao vivo se tornam um bloco de construção para o restante de uma solução de adoção.

Oferecer uma jornada de aprendizado combinada para seu pessoal é oferecer uma jornada de aprendizado moderna. Uma jornada de aprendizagem combinada levará ao maior sucesso e tornará o conteúdo de aprendizagem o mais palatável possível. Dê às pessoas a chance de fazer perguntas e se conectar antes de se envolverem no aprendizado autoguiado em seus momentos de necessidade de aprendizado.

Mito 4

A equipe do projeto pode criar o conteúdo de aprendizagem para a adoção da tecnologia; eles sabem o que estão fazendo.

Este é um erro comum. Em muitos casos, a equipe de projeto que lidera a adoção de uma tecnologia tem o conhecimento de que os outros precisam. O problema é que esses indivíduos estão tão aprofundados na tecnologia funcional que não conseguem se lembrar de estar no nível de iniciante. Documentar a profundidade de conhecimento de um membro da equipe do projeto não é a melhor solução para os usuários da linha de frente. Os usuários só precisam saber o que fazer de uma tela para outra; eles não precisam saber o motivo por trás de cada elemento de cada página.

Outro problema com esse equívoco é que a equipe do projeto normalmente tem muito tempo limitado e, quando um projeto está dentro do cronograma, eles já estão realizando várias tarefas ao mesmo tempo. A última coisa que essa equipe deseja fazer é seguir as diretrizes de treinamento ou design de documentação - se eles encontrarem tempo para criar conteúdo de aprendizado, provavelmente será semelhante à situação descrita no Mito nº 1. Além disso, esse fardo de conhecimento que a equipe do projeto carrega pode levar a desconsiderar as necessidades de pessoas que não fazem parte da equipe do projeto. Ter designers instrucionais dedicados a criar conteúdo de aprendizagem é a aposta mais segura porque eles têm uma perspectiva diferente sobre a tecnologia e as necessidades das pessoas que a usarão.

Mito 5

O inglês é nosso idioma global para negócios, então meus usuários não precisam que o conteúdo do recurso seja traduzido para nosso idioma local.

Tendo trabalhado em muitos projetos globais, esse é outro equívoco comum. Embora as organizações possam esperar que as pessoas possam navegar pelos materiais de referência em inglês, isso pode não ser o caso. Essa é outra situação que deve ser abordada na avaliação das necessidades de aprendizagem antes da criação de qualquer conteúdo. Nessa avaliação, todas as funções afetadas - trabalhadores da fábrica, gerentes de estoque, representantes de RH, etc. - devem ser consultadas para descobrir seus níveis de conforto com leitura, fala e audição em inglês em comparação com o idioma local. Pode ser cansativo para um aluno analisar informações importantes de um idioma altamente técnico e não nativo; portanto, durante a avaliação das necessidades de aprendizado, você pode descobrir que parte do conteúdo precisa ser traduzido para que as pessoas possam realmente se sentir confortáveis com os novos processos.

Esta também não é uma decisão de tudo ou nada. Você pode descobrir necessidades e localizar respostas para elas de forma adequada, o que pode ser tão simples quanto ter webinars ao vivo em seu idioma local. É crucial planejar e determinar essas situações desde o início, ou você pode enfrentar custos súbitos e urgentes para fornecer recursos apropriados ao idioma para seus funcionários no futuro.

Mais recursos para adoção de tecnologia

Existem muitos mitos envolvidos com a adoção de tecnologia, mas evitar essas situações é bem simples; não mergulhe na criação de conteúdo de aprendizagem imediatamente. Reserve um tempo para concluir uma avaliação de aprendizado com um especialista em aprendizado ou designer instrucional antes de desenvolver grandes planos para o conteúdo de aprendizado. Outra etapa importante a ser considerada, se a adoção da tecnologia for uma revisão de importantes sistemas existentes, é uma avaliação do impacto da mudança por um especialista em gerenciamento de mudanças.

Se você está considerando a adoção de uma nova tecnologia e deseja garantir que seu pessoal tenha o que precisa para ter sucesso, entre em contato com a GP Strategies para obter soluções abrangentes de transformação digital.

Sobre os autores

Ellen Kumar

A Sra. Kumar é Arquiteta de Soluções na GP Strategies e atuou em funções que vão desde Executiva de Contas a Diretora de Operações e Gerente de Projetos/Consultora de Treinamento. Antes da GP Strategies, ela trabalhou no Instituto de Pesquisa da Universidade de Dayton e na GE Aircraft Engines (agora GE Aerospace). Ela possui mestrado em Ciência e Engenharia de Materiais pela University of Dayton.