AS ARMADILHAS DAS FERRAMENTAS ONLINE DE GESTÃO DE PROJETOS

A doutrina do ágil é baseada na simplicidade. Assim, um quadro de projeto físico, com uso de prosaicos post-its, tem prioridade sobre um eletrônico, operacionalizado através de uma ferramenta online. É claro que os fornecedores das soluções e os gestores que as compraram não concordam com este dogma. O ponto é um pouco polêmico e eu gostaria de iniciar listando alguns problemas das ferramentas eletrônicas:

1 – Possuem visibilidade menor

O que é mais fácil, mais direto, manter um quadro físico que todos podem ver ou exigir que as pessoas entrem em um sistema online para poder averiguar como está o projeto? Sem dúvida, os quadros físicos são mais informativos, mais visíveis, mais intuitivos.

Note que o nível de sofisticação de uma ferramenta eletrônica é medido, vejam só, por quanto ela emula ser física (se permite “arrastar itens com os dedos” e coisas do tipo).

A visibilidade é um pilar do Scrum, pois sem ela não há como realizar inspeção nem adaptação (os outros dois pilares). Uma boa visibilidade é aquela onde o interessado pela informação que esteja passando em um corredor possa obtê-la olhando algo simples, sem ter de interromper a equipe para fazer perguntas nem procurar um computador para se logar em um sistema.

2 – Possuem praticidade menor

Qualquer ferramenta eletrônica de gestão gera resistência, é sentida como “burocracia automatizada”. Por mais funcionalidades interessantes que tenha, acaba tirando um pouco (ou muito!) o foco do trabalho sobre as entregas do projeto, que é o que geram valor ao cliente.

Há casos, como por exemplo na gestão de demandas de sustentação, em que o uso de uma ferramenta de workflow é fundamental (neste caso, nem se trata de projeto, mas sim de esteira de operações continuadas). Para o Scrum, que trabalha com sprints, os volumes de features e as equipes são menores, não se justificando então o registro eletrônico.

Mesmo no caso do ágil escalado, o uso de elementos físicos é o mais preconizado (program board, kanban de épicos etc.). Há ferramentas “fantásticas” para isto, mas as grandes sessões de PI Planning que tenho visto não fazem uso e não sentem falta.

3 - Podem virar um fim em si

Cenário real de uma grande empresa: a área de TI contava com uma ferramenta online de gestão de projetos, que enfrentava resistência e não gerava toda a informação que a direção queria ver. Então, o PMO criou uma planilha Excel multicolorida para registros de fatos dos projetos e o povo tinha de alimentar a ferramenta e a planilha. É claro que informações não batiam. Para resolver a questão, a organização resolveu comprar uma outra ferramenta online, que substituiria a anterior e eliminaria a planilha, mas a transição ficou embolada e em um certo momento ninguém preenchia mais coisa alguma porque os projetos estavam pegando fogo.

Ainda na novela acima: o gestor que gastou um belo dinheiro da empresa na aquisição de uma das ferramentas começou a pressionar a equipe para usá-la, senão começaria a ficar em maus lençóis junto à cúpula (como justificar um investimento em algo que as pessoas não usam?).

Iniciar um movimento de melhoria da gestão com a aquisição de uma ferramenta é o mesmo que começar um programa de melhoria no nível dos professores e no ensino enchendo a escola de computadores.

4 - São mais caras

Há empresas que resistem em comprar um quadro magnético para uso no Scrum ou no Kanban mas pagam por licenças de software caras para ninguém querer usar.

As pessoas têm medo de coisas baratas e simples porque as acham amadoras, pouco profissionais. Nem sempre é assim. Se a empresa tem dinheiro e quer investir em coisas sofisticadas, que seja em treinamento de alto nível para o pessoal técnico, que tal?

Por outro lado, as ferramentas eletrônicas possuem algumas características que de fato ajudam a resolver determinados problemas, tais como:

1 – Permitem acesso de qualquer lugar onde haja internet

Este é o grande trunfo das ferramentas online: elas são online. Desta forma, todos podem ver um taskboard ou um burndown até mesmo no banheiro, com uso de um celular, a qualquer hora do dia ou da noite, sem precisar de um arcaico escritório servindo de invólucro para a plêiade técnica e humana toda que envolve o trabalho nos dias de hoje. No cenário de pandemia, com popularização do home office, as ferramentas online são importantes.

2 – Permitem geração automática de métricas

Se todo mundo atualizar direitinho a ferramenta, ela muitas vezes pode gerar métricas, gráficos e outros elementos informativos de maneira automática, o que exige menos esforço e previne erros. Em alguns casos, é possível também fazer simulações de cenários, com poucos cliques.

3 – Não exigem um layout de escritório específico

Para ser mais exato, não exigem layout algum, pois virtualizam o escritório. Em um ambiente com elementos físicos, o ágil exige um layout aberto mas ao mesmo tempo celular para acomodar as equipes.

Meu pensamento é que no caso de equipes ágeis cujos membros ocupam o mesmo espaço físico o uso de ferramentas de gestão projetos online é desaconselhado, ficando sua utilização restrita a equipes fisicamente espalhadas, se for muito necessário. Mas com certeza entendo ser o ponto polêmico, muito sujeito a contextos. Prossegue enorme o desafio de manter a simplicidade com o uso de instrumentos mais sofisticados ou de alcançar a sofisticação lançando mão de itens mais simples.