A arte de se comunicar com a equipe
Feedback
Por definição:
feedback
'fidbæk/
substantivo masculino
- reação a um estímulo; efeito retroativo.
- comn informação que o emissor obtém da reação do receptor à sua mensagem, e que serve para avaliar os resultados da transmissão.
Este é um ponto completamente trivial para a maioria das pessoas e empresas que garantem que fazem feedback com seus pares e comandados mas que percebemos que até podem fazer, porém, não necessariamente nos momentos oportunos. Explicarei melhor: na maioria absoluta das empresas, o feedback só é feito em dois grandes momentos: ou quando se faz algo extraordinário, muito acima da média, que traz um resultado muito positivo para a equipe ou empresa; ou quando se cometem erros, sejam eles o tamanho que forem. Ou seja, na grande parte de tempo dos colaboradores, que fazem o que é correto e recomendável e esperado, não lhes é dado nenhum tipo de retorno.
Alguns podem pensar: “Não faz mais que obrigação! ”. Até concordo com esta afirmação em certo ponto, afinal, quando contratamos uma pessoa, esperamos que ela cumpra o papel a ela designado de maneira satisfatória. Já perceberam que para todos os colaboradores da organização estamos tentando subir e muito os resultados por eles alcançados?
Então porque não dar o devido valor a estas pessoas que se esforçam dia-a-dia para atingirem “só” o que é esperado? Porque estas pessoas não recebem o devido reconhecimento quando fazem “apenas” o esperado e exigido.
Uma questão importantíssima para quem está transmitindo um feedback é que esteja preparado para ter um retorno de toda e qualquer pessoa. Preste atenção no que está sendo dito, tente entender as entrelinhas do que está sendo dito. Esta conversa pode indicar que pode estar indicando um problema pessoal acontecendo com o colaborador, pode indicar que este colaborador pode estar se sentindo sobrecarregado ou até mesmo que este colaborador não concorda com a sua postura ou da empresa em algum ponto. Em qualquer um dos casos, vale a reflexão para tentar alinhar a expectativa com a realidade.
Outra questão importante relativa a este ponto de feedback é uma pergunta que faz muita diferença em qualquer sentido: você sabe dar um feedback a uma pessoa? Seja este feedback positivo, seja ele negativo, seja um retorno rotineiro?
O ponto básico para este retorno é que, caso ele seja positivo, deve ser dado para que todo o grupo de pessoas de convívio tenham ciência do acontecimento, dos benefícios trazidos pelas ações positivas e demonstrar, inclusive, todas as dificuldades enfrentadas para se chegar no objetivo traçado. Assim todos terão a dimensão do feito realizado, todos saberão que houveram muitos desafios que foram transpostos para atingir aquela meta e todos saberão que, fazendo algo de tamanha dimensão poderão receber o mesmo tratamento quando realizarem tais façanhas.
Com relação ao retorno de tarefas rotineiras que são realizadas a contento, no prazo estabelecido, este feedback deve ser dado em uma frequência alta e não necessariamente para todo o grupo, pois não é em todas as equipes que se tem a necessidade de pontos de controle diário de equipe, mas deve ser dado para que as pessoas que estiverem na cercania de quem está recebendo o retorno tomem conhecimento de que o trabalho passado está sendo cumprido de acordo com o esperado. Neste momento pode ser dada uma sugestão de melhoria para que as pessoas possam melhorar ainda mais seus desempenhos. Assim sendo, todos aqueles que realizam as tarefas designadas como solicitado saberão que estão sendo observados pela sua eficiência e realizarão um esforço para se manterem neste patamar ao menos. Este ponto é extremamente importante para a valorização de um trabalho bem realizado. É onde pode estar a diferença entre manter um bom funcionário ou perde-lo para a concorrência (claro, não levando-se em consideração o lado financeiro puramente falando).
Já com relação ao feedback negativo entra nos papéis mais importantes que esta técnica pode apresentar, que é orientar, reorientar ações executadas anteriormente ou estimular as ações futuras. Este tipo de retorno não deve em nenhuma hipótese ser dada em frente a toda a equipe; não deve ser dado levando em conta o lado pessoal; não deve ser dado com foco no constrangimento. JAMAIS! Pois corre o risco de se perder um excelente profissional que terá dificuldades de mostrar a confiança necessária para reagir da forma esperada nas próximas situações.
Seguem algumas regras que se forem colocadas em prática atingirão o objetivo de forma mais eficiente e, possivelmente, trarão o retorno esperado:
· Chame o profissional para um ambiente discreto, de forma discreta;
· Tente deixar este ambiente menos tenso possível;
· Seja o mais claro possível;
· Dê oportunidade de o colaborador expor suas razões;
· Ouça com atenção;
· Motive o colaborador;
· No fim, reforce as mudanças desejadas.
Além de seguir os pontos acima, existe uma técnica bastante eficaz de se dar um feedback negativo a uma pessoa. Uma técnica que torna a absorção dessa crítica muito mais agradável. E ela se dá em três passos:
1. Exponha os aspectos positivos, ou seja, comece a conversa mostrando à pessoa que você acredita em sua capacidade por conta do passado de ações positivas que resultaram em resultados excelentes. É uma conversa que começa assim, por exemplo: “Fulano, o conheço a bastante tempo para saber que você é um excelente profissional, que já entregou atividades de alto grau de exigência, etc...
2. Indique os problemas a serem corrigidos, ou seja, aqui é onde se mostra e se procura entender o que levou ao resultado não esperado. É a hora de ouvir muito e tentar reconhecer qual caminho seria mais eficiente. Por exemplo: “... mas na situação X do projeto as coisas não andaram como esperado, existe alguma explicação para este problema ter ocorrido? ... se tivesse tomado o outro caminho o resultado poderia ter sido diferente? “.
3. Indique as mudanças desejadas, é a hora de fazer uma ligação com o positivo, uma memória do futuro. Seria algo como: “conhecendo sua plena competência, sei que na próxima atividade tomará a iniciativa de pensar em outras rotas para chegar ao destino, ajudando o projeto como um todo! “.
A sequência destes passos traz diversos benefícios que serão absolutamente agregadores ao ambiente de trabalho, pois, como percebido acima, é iniciado e finalizado o feedback negativo com foco no positivo, nos pontos fortes do colaborador. Ele chega sabendo que o gerente tem confiança no trabalho realizado por ele e finaliza a conversa ouvindo novamente que existe confiança que na próxima vez não se repetirão os erros cometidos naquele episódio.
Ante isso, será quebrada a barreira anti-feedback que ir conversar isoladamente com o chefe quer dizer que a pessoa irá sair com um peso enorme nas costas. Que ele está indo para a forca!
Este ponto irá aumentar o diálogo na equipe, trará a equipe para uma atuação mais próxima do que é esperado e, caso haja algum problema, e tenha se seguido o passo de ouvir tudo o que está sendo dito, este problema deverá ser resolvido de forma mais harmônica.
Importante salientar que esta técnica não serve apenas no caso da relação gerente-equipe, serve também para a relação equipe-cliente, porque não? Podemos melhorar nossa comunicação com o cliente dando feedbacks constantes das ações tomadas com relação ao andamento do projeto.
As ações apresentadas para melhoria na apresentação de feedbacks das equipes de projeto que foram: a melhoria na comunicação entre equipe - tem grandes impactos em diversos processos, melhor dizendo, em todos os processos dentro do Guia de Gerenciamento de Projetos. Pois quando o Gerente de Projetos tem sua relação com a equipe saudável, qualquer atividade que ele desenvolva passa a ter maior atenção, zelo e qualidade.
Bom... por ser este meu primeiro artigo, espero ter sido suficientemente claro na mensagem que tentei passar.