BI não trabalha sozinho!

Ferramenta moderna e importante instrumento na gestão dos negócios, torna-se ineficiente quando os processos básicos do departamento contábil (ou contabilidade externa) não funcionam.

(tempo estimado de leitura 4 minutos)

Parece até aquelas histórias de programas de TV norte-americana de reorganização empresarial, mas não é.

Em uma conversa para assumir como contador de uma determinada empresa, o Diretor Executivo todo orgulhoso mostra os números, as conquistas e os projetos relativos a sua gestão. Há 5 anos sem contador interno e, a última tentativa de gestão interna durara apenas 3 meses.

Antes da entrevista conjunta com o responsável nacional pela consolidação das informações financeiras do grupo, ele mostra-me que a empresa já utiliza o BI.

BI é a sigla que significa Inteligência de Negócios (Business Intelligence). De maneira bem simples o BI é um conjunto de metodologias, processos e porque não, de teorias que transformam dados que, isoladamente não traduzem ou representam algo, em informações essenciais para execução de uma gestão eficaz.

Papo vai, papo vem, pelo Skype entra na conversa o outro avaliador que começa a perguntar coisas de praxe relativo a minha experiência, expectativas etc e etc. Até que chegou em uma determinada pergunta que me arrancou uma boa risada:

 " - Daniel, qual é a importância da conciliação pra você ? "

Você deve estar perguntando, por que você riu? E a resposta é que este filme é repetido para mim e, infelizmente muito comum no mercado. Eu já imaginava o tamanho da encrenca que estava por vir, e, foi mais ou menos o que eu respondi na oportunidade:

" - Eu realmente imagino como as coisas estão por aqui para você me fazer esta pergunta (risos). Se a conciliação não for tratada com a mesma seriedade que uma apuração tributária ou gestão do caixa da empresa, você apenas tem um departamento que lança nota e faz “continhas”. Gera dados e não informações. Vamos ter bastante trabalho por aqui! "

O risco de não ter um acompanhamento sério.

Como disse, o roteiro do filme para mim já era conhecido: a distorção nas demonstrações seria grande e ia dar um o que falar; Dito e feito!

O lucro que tinha na verdade era prejuízo e todas as “informações” analisadas no BI não passavam de um filme antigo. Aquele cenário já não era assim faz um bom tempo e as decisões estavam sendo tomadas, por consequências, observando dados irreais.

Imagina você viajando e o seu GPS é a garantia (ou é o que se espera) que você chegará ao destino. Se as informações no sistema não estiverem atualizadas, você corre o risco de entrar por caminhos errados distante de onde se pretende chegar.

Em apenas duas semanas...

Foi exatamente o tempo que levei para analisar o tamanho do dano que havia na empresa. Aplicando o método de validação de informações (uma ou mais fontes confiáveis), identifiquei os erros e o pior, valores que a empresa poderia ter restituído (líquido e certo) e perdeu devido a prescrição tributária: R$ 450.000,00 (já corrigidos na época), indo para o "lixo" por falta de acompanhamento e de gestão contábil

As consequências.

"Quando se coloca a luz em um ponto podre, os demais aparecem".

Não basta apenas ter o certificado de um curso se, o profissional não transforma em resultado a razão de ser da sua profissão.

Gradativamente, modificando processos, estabelecendo datas para apuração das informações e o principal, aplicando uma metodologia moderna, conseguimos (porque ninguém trabalha sozinho e assistentes e analistas têm um papel fundamental de transformar em resultado aquilo que se planeja) diminuir em 15 dias o fechamento das apurações e consolidações das informações financeiras da empresa.

Aí sim, você começa a gerar informações relevante e fidedignas para que a ferramenta possa desenhar o cenário a qual a empresa se encontra e, ajudar a projetar para onde se pretende chegar.

Como fazer uma Conciliação Ágil e com Qualidade?

Planejamento é palavra!

Se o plano de contas não é revisitado periodicamente, se não há um padrão ou se não entende o padrão ao qual o sistema traz as informações, a chance de você ter a famosa tarefa em sua rotina de “enxugar de gelo” é grande.

Mesmo sendo a parte do “meio para o fim” de um processo contábil, a chave para ter uma conciliação com qualidade, se dá na origem das informações (input).

Fuja das contas com nomenclaturas genérica (como por exemplo, adiantamento diversos, serviços prestados pessoa jurídica ou ainda depósitos a identificar), repense a questão de trabalhar com planos muito sintéticos e, considere planos de contas mais analíticos.

Imprimir tantas folhas de razão para conferência é sinal de que algo não está correto no fluxo de informações.

Se você tem um processo muito "analógico" na conciliação é sinal que o mapa do caminho das informações está bagunçado: Papéis de Trabalho agilizam e possibilitam uma melhor leitura das informações.

Se você está sofrendo, acredite, você está fazendo errado.

Trarei gradativamente algumas ferramentas e processos que agilizam e que podem começar a fazer a diferença no seu dia a dia para dar mais qualidade a esta tarefa importante. O processo mais fluido potencializa o uso da tecnologia na gestão de qualquer negócio.