BPM: Entenda a metodologia e como implementar em seu negócio

O BPM engloba várias etapas do gerenciamento processual, desde a identificação até a melhoria contínua dos processos. A aplicação efetiva depende de um estudo minucioso das etapas do fluxo de trabalho. Isso significa que é preciso encontrar e destrinchar as necessidades, modelando os processos para obter resultados ao longo do tempo. 

Além disso, o uso do BPM permite que os gestores monitorem o desempenho das atividades em tempo real, por meio de indicadores. Com essas informações acessíveis, é possível tomar decisões mais assertivas, bem como encontrar problemas com maior facilidade e evitar que eles se repitam. 

BPM: Entenda a metodologia e como implementar em seu negócio 

Business Process Management (BPM) é uma abordagem de gestão que visa aprimorar e otimizar os processos de negócios para aumentar a competitividade de uma empresa.  

Desse modo, a metodologia consiste em analisar, modelar, executar, monitorar e aprimorar os processos de negócios, visando maior eficiência e eficácia de suas atividades. O BPM engloba várias etapas do gerenciamento processual, desde a identificação dos processos até a melhoria contínua dos mesmos.  

Assim, ele permite que as empresas analisem esses aspectos de forma mais abrangente, encontrem gargalos e pontos de melhoria. Ademais, possibilita que realizem as mudanças necessárias para aumentar a produtividade e a qualidade dos produtos ou serviços. 

Além disso, o BPM foca em melhorias constantes, porém, graduais, o que ajuda a empresa a se adaptar às mudanças do mercado e às novas demandas dos clientes.  

O que um bom BPM é capaz de oferecer? 

Um bom BPM deve ter uma série de recursos, incluindo: 

• Capacidade de integração com outros sistemas; 
• Métricas de desempenho dos processos; 
• Bom suporte; 
• Facilidade de uso; 
• Relatórios e gráficos; 
• Compatibilidade com a cultura da empresa; 
• Capacidade para inserção de grande quantidade de dados. 

Além disso, é importante que a ferramenta inclua todos os componentes do BPMS, como a possibilidade de importar arquivos de sistemas legados, controle de visibilidade e integração com outros módulos.  

Como o BPM é utilizado? 

A aplicação do BPM depende de um estudo dos processos internos de uma empresa. Isso significa que é preciso encontrar e destrinchar as necessidades, modelando os processos para obter resultados ao longo do tempo.  

O conceito de melhoria contínua no contexto da aplicação é chamado de ciclo de vida do BPM, que envolve quatro fases principais: modelagem, execução, monitoramento e otimização. 

Fases do ciclo de vida do BPM 

A fase de modelagem é essencial para aprimorar os processos de negócios existentes na empresa, identificando possíveis gargalos e oportunidades de melhoria. Durante essa fase, é realizado o mapeamento dos processos, a fim de criar um modelo processual que atenda aos objetivos da organização de forma eficiente. 

Na fase de execução, o modelo processual é implementado na prática, com os colaboradores da empresa trabalhando de acordo com as novas orientações. É importante garantir que todos os envolvidos estejam cientes das mudanças e treinados para executá-las corretamente. 

Durante a fase de monitoramento, são coletados dados sobre o desempenho do novo processo. Isso permite que a equipe de gerenciamento identifique mais pontos de melhoria e tome medidas corretivas, caso necessário. Essa fase é crucial para avaliar se o novo processo está funcionando conforme o planejado. 

Por fim, na fase de otimização, as melhorias identificadas durante o monitoramento são integradas e o processo é ajustado para que ele se torne ainda mais eficiente. Dessa forma, seguindo o conceito de melhoria contínua, a empresa atinge um nível alto de excelência operacional e se mantém em constante evolução. 

Por que usar o BPM? 

Ao utilizar o BPM, é possível mapear e analisar os processos da empresa, identificando ineficiências. Com isso, é possível promover a automação de processos, eliminar atividades redundantes e melhorar a qualidade e eficiência geral. 

O uso do BPM possibilita aos gestores monitorar o desempenho dos processos em tempo real, através de indicadores, além de permitir tomar decisões mais ágeis e precisas com base nessas informações. Dessa forma, torna-se mais fácil identificar problemas e oportunidades de melhoria, contribuindo para uma gestão mais eficiente e eficaz dos processos organizacionais. 

Outra vantagem do BPM é a possibilidade de integrar os sistemas de informação da empresa, eliminando a necessidade de utilizar diversas ferramentas independentes para executar tarefas. Isso reduz a duplicação de esforços, aumenta a produtividade e reduz o risco de erros. 

ando a necessidade de enviar dados manualmente de um sistema para outro.  

4 benefícios do BPM para a empresa 

Neste tópico, vamos destacar quatro benefícios do BPM: transparência, controle, produtividade e segurança. 

1. Transparência

O BPM promove a transparência ao permitir o monitoramento das métricas de desempenho da empresa em tempo real. Com isso, é possível identificar rapidamente o que está funcionando e que precisa ser melhorado, tornando o gerenciamento mais eficiente. 

2. Controle 

Com auxílio da tecnologia, é possível acessar relatórios integrados que fornecem feedback claro para medir as ações da empresa. Assim, é possível agir de forma ágil para implementar melhorias que impactem o negócio de forma positiva. 

3. Produtividade 

Alterar os fluxos de trabalho, personalizá-los e reutilizá-los permite que os processos se tornem mais responsivos, o que dá à organização insights mais profundos sobre os efeitos das modificações e como elas devem ser feitas para obter melhores resultados. 

4. Segurança 

O BPM ajuda a garantir a conformidade em relação a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e aumenta a segurança interna da empresa. Ao mapear atividades e padronizar processos, é possível identificar brechas e agir preventivamente para evitar erros de Compliance, multas ou danos à imagem e ao bolso da empresa.  

Como implementar o BPM em uma empresa e como a Arquivar pode te ajudar? 

Como já mencionamos, a implementação do BPM em uma empresa envolve a análise e mapeamento dos processos de negócios existentes, com o objetivo de identificar oportunidades de melhoria e aumentar a eficiência operacional.  

É importante garantir que todos os colaboradores estejam envolvidos e cientes das mudanças, além de oferecer treinamentos e suporte durante todo o processo.  

Com mais de 31 anos de experiência no mercado, a Arquivar pode te auxiliar na análise e mapeamento dos processos de negócios, identificar gargalos e oportunidades de melhoria. 

Oferecemos soluções de gestão documental e consultoria em melhoramento de processos. Nosso software ArqGED, contém 7 módulos, é responsivo, customizável e possuiu integração por API. 

Além disso, oferecemos treinamentos e suporte durante toda a implementação das soluções.  

Assim, garantimos que todos os colaboradores estejam preparados para as mudanças e possam desempenhar suas funções com eficiência.

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