Canal de Denúncias
Dando continuidade à série de artigos sobre a minha experiência na implementação de um programa de Compliance (ou sistema de integridade) numa empresa de médio porte (cerca de 200 colaboradores), depois de publicados e comunicados os novos procedimentos de Compliance, é preciso acompanhar o seu cumprimento, e para garantir que esteja sendo respeitado e seguido pelos funcionários, é fundamental a implantação de um canal de denúncia (ou canal de ética como também é chamado).
O canal é um dos alicerces para um efetivo programa de Compliance, oferecendo um meio para que colaboradores que tenham informações de desvios ao código de conduta ou aos procedimentos de Compliance da empresa, reportar à empresa, tendo a certeza que será investigado e medidas necessárias serão tomadas.
Para quem um canal seja realmente efetivo, são necessárias algumas características fundamentais como a total confidencialidade no tratamento das informações. Só fica sabendo sobre a denúncia, quem realmente deve ficar sabendo, neste caso as pessoas que irão investigar a denúncia. Nada de contar para RH ou para o gestor do colaborador denunciado, e muito menos para diretoria ou sócios da empresa. Isso é fundamental para garantir que não haja qualquer tipo de retaliação às pessoas envolvidas e total independência na apuração dos fatos para verificar se a denúncia realmente é procedente e se é possível comprova-la.
Além da confidencialidade e garantia de não retaliação, o canal deve permitir o anonimato ao denunciante, uma vez que a grande maioria das pessoas não se sentem confortáveis em fazer as denúncias, e através do anonimato ganham a confiança que precisam para isso.
Canal deve estar disponível 24 horas por dia e 7 dias por semana, afinal de contas raramente um colaborador vai pegar o telefone do próprio escritório (ou usar o computador da empresa) para fazer a denúncia. É importante permitir que ele possa fazer de maneira simples e sem barreiras a qualquer momento e de qualquer lugar.
Uma boa sugestão aqui é contratar os serviços de uma empresa especializada neste tipo de serviço, que já está preparada e com profissionais bem treinados para atender completamente as denúncias da sua empresa, através de um número 0800 ou de um site seguro e confiável.
Estas empresas inclusive já possuem mecanismos para providenciar um status atualizado aos denunciantes, mesmo que a denúncia seja anônima, o que é fundamental para que este possa acompanhar a denúncia e consequentemente disseminar a mensagem de eficiência e transparência do canal.
A empresa deve dar garantias de que 100% das denúncias serão apuradas, independente de quem seja o denunciado, e que medidas disciplinares serão tomadas no caso de comprovação das denúncias.
Somente assim os colaboradores da empresa se sentirão comprometidos e capazes para cumprir com seus deveres e defender a empresa de riscos que possam causar danos a todos.
Leonardo Tolomelli