CHECKLIST: as lições da Boeing para uma rotina mais organizada

O ano era 1935.

Três empresas estavam sendo cotadas para fornecer o próximo avião bombardeiro para as Forças Armadas dos Estados Unidos: a Boeing, a Douglas Aircraft Company e a Glenn L. Martin Company.

A Boeing apresentou seu modelo 299 e era de longe a melhor companhia, com os melhores recursos - fato é que as outras duas figuravam na concorrência para fins formais. O modelo 299 era capaz de voar mais longe, de forma mais rápida e com capacidade para transportar mais carga útil do que as outras concorrentes.

Contudo, durante a demonstração, o avião da Boeing caiu.

Resultado inicial: o Boeing modelo 299 foi completamente destruído, levando à morte dois pilotos experientes e deixando os engenheiros a bordo gravemente feridos. A empresa foi desqualificada.

Em uma investigação interna, a gigante do setor foi capaz de apontar que houve um erro por parte dos pilotos. Eles não destravaram um mecanismo chamado "gust-lock", que é acionado enquanto a aeronave está estacionada e tem a função de travar controles aéreos para impedir que rajadas de vento acabem causando movimentos nos comandos internos da aeronave.

Fazendo uma analogia, seria como acionar o freio de mão de um carro para impedir que ele possa ser movimentado. O "gust-lock" de uma aeronave deve ser destravado antes da decolagem, senão, assim como o freio de mão do carro que estiver acionado durante a movimentação, pode causar sérios danos.

Por razões técnicas da contratação e daquele contexto, uma segunda demonstração teria que ser feita antes de declararem a empresa vencedora. 

Ainda com o seu bombardeiro modelo 299, a Boeing resolveu fazer apenas uma mudança: os especialistas da empresa acrescentaram uma "Checklist" com diversos itens que os pilotos deveriam verificar a fim de garantir que tarefas críticas e de alto risco fossem devidamente executadas.

Resultado final: a Boeing venceu a disputa e vendeu mais de 12.000 aeronaves que mais tarde viriam a ser o famoso B-17!

Na aviação, não há espaço para erros. Considerado um ambiente de alto risco, falhas, desatenção, desleixo, negligência ou imprudência não são admitidos.

O uso de Checklists em ambientes de alto risco foi uma das inovações mais influentes para aumentar a segurança nos voos. E pode ser também para você!

Afinal, o que é uma Checklist?

Uma Checklist é uma lista contendo itens que devem ser verificados antes de se iniciar um processo ou durante sua execução. Os itens podem apenas ser elementos que devem ter um "check" após o cumprimento ou serem compostos de elementos + configuração XYZ.

Os usos são os mais diversos possíveis:

- Rotina matinal;

- Nova atividade que você ainda esteja aprendendo;

- Processos rotineiros na empresa;

- Lista de exercícios na academia, para cada dia;

- Organização de tarefas a cumprir em determinado dia.

Checklists são uma ótima forma de garantir que suas as tarefas sejam de fato realizadas.

No mundo corporativo - e na vida pessoal

O uso de Checklists está associado (mas não limitado) a resultados visíveis a curto prazo:

• Garantir que determinadas tarefas sejam de fato executadas;
• Permitir que potenciais problemas sejam identificados logo de início;
• Organização hierárquica de tarefas (determinando a prioridade de cada uma);
• Maior disciplina na execução de um processo;
• Diminuição de riscos;
• Aumento da sensação de segurança e de estar no controle quando uma nova rotina ou processo na empresa for apresentado para alguém que já possua uma rotina ou procedimento comprovadamente mais eficaz.

Encontre a ferramenta apropriada

O que se busca, afinal, é melhorar a organização e ter mais disciplina e controle sobre seu dia, resultando em aumento de produtividade.

O macete é utilizar as ferramentas ideais para cada objetivo.

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Aqui vão algumas dicas de apps que podem te ajudar:

• Wunderlist

Web, iOS, Android

Sabe o ditado "não fuja do arroz com feijão"?

Com um visual intuitivo, claro e bem objetivo ao fim que se pretende, o Wunderlist permite que se criem listas divididas por categorias. Assim, pode-se criar categorias como "Trabalho", "Faculdade", "Família", "Supermercado" e criar Checklists diferentes destinadas a cada caso. 

O destaque do app é poder criar listas compartilhadas. Assim, você pode criar uma Checklist "Clientes" e compartilhar com sua equipe, ou uma Checklist "TCC" e compartilhar com todos os membros do grupo. Também é possível estabelecer prazos para cada item.

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• Google Keep

Web, iOS, Android

Ótimo aplicativo de notas e de listas de simples interface.

O app permite criar tarefas diárias, fracionar seus objetivos em metas menores e mais realistas, criar diversas listas com inclusão de comentários...

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• Any.do

Web, iOS, Android, MacOSX, Windows

Na categoria visual clean e bonito, talvez o Any.do se sobressaia. É possível definir prazos para as listas, criar categorias, pastas e incluir lembretes.

Apesar de ser uma ferramenta mais completa que o Wunderlist e o Google Keep, não é a mais intuitiva.

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• Trello

Web, iOS, Android, MacOSX, Windows

Sem fugir do tema "organização" mas indo muito além de Checklists, o Trello é reconhecidamente uma das melhores ferramentas de mercado, adotado por diversas empresas mundialmente. Com interface Web, de forte apelo visual e de simples utilização, o software te ajuda a dividir as atividades em blocos.

Ainda é possível instalar o aplicativo no seu computador pela Windows Store ou App Store.

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Tem uma dica de produtividade ou de ferramenta? Compartilhe aqui nos comentários!

Bruno Lekecinskas.