Ciclos nas PME’s: quanto tempo o dinheiro fica fora da sua empresa?

Você já percebeu que, diariamente no trabalho, as prioridades são as atividades relacionadas às vendas. Se é comum na minha rotina como consultor das pequenas e médias empresas, certamente é assim no seu trabalho também. Bom, estamos juntos!

E por focar nas vendas, muitas empresas ou deixam de lado suas políticas internas, ou elas nem existem. É aí que aparecem armadilhas: comprar estoque além do necessário porque o preço está bom, dar prazo para atender o cliente, são algumas práticas comuns. Felicidade para uma parte , para a outra, armadilhas que podem levar o dinheiro da sua empresa para bem longe do caixa.

Então, como fazer com que o período entre a saída e o retorno do dinheiro seja o ideal para o seu negócio? Saberia dizer onde o seu dinheiro fica a maior parte do tempo? Com o cliente? Fornecedores? Para ajudar com essas respostas, nesse segundo artigo, vamos falar de ciclos: financeiro, operacional e econômico.

Ciclos: importantes porquê?

Ciclos são prazos que ajudam o empresário a enxergar o tempo que o dinheiro fica fora do caixa. Ou seja, quanto menores eles são, mais rápido o dinheiro retorna para a empresa. De uma forma geral, essa máxima vale, apesar de toda regra ter sua exceção. É a gestão dos ciclos financeiro, operacional e econômico que representa se o que estamos fazendo no dia-a-dia está contribuindo na geração de caixa e no menor prazo possível.

Na minha experiência, dá muito certo apresentar a importância de cada um dos ciclos, para todo o time. Compartilhar os indicadores e impactos é como um jogo onde o objetivo das áreas é que o dinheiro fique o maior tempo possível na empresa e não fora dela. Nessa missão, as Políticas Internas são documentos importantíssimos na orientação das equipes, fazendo com que todos trabalhem por essa causa. De forma simples e objetiva, as políticas organizam os combinados para que o time possa colocá-los em prática, do jeito certo. Vou compartilhar aqui um pouco do formato que tenho praticado.

Por dentro de cada Ciclo

Ciclo Econômico: estocar o quê e quanto?

Esse ciclo é o período que a mercadoria fica no estoque, desde a aquisição dos itens até a sua venda. O cálculo é fácil: ele é igual ao Prazo Médio de Estocagem (PME).

A Política de estoques deve orientar sobre a quantidade do item a ser mantido, evitando excessos ou falta dele.

Armadilha: Acumular estoque para reduzir o risco de perder um cliente ou comprar do fornecedor matéria-prima em excesso para usufruir de um bom preço, não costumam ser práticas sustentáveis. Avalie na sua empresa a aplicação de conceitos importantes como just-in-time¸ otimização do processo de produção, redução no número de lugares de distribuição, entre outros. 

Ciclo Operacional: Como eu vou vender? Como eu vou comprar/pagar o fornecedor?

Este ciclo marca o tempo entre a chegada do material no estoque e o crédito efetivo dessa venda no caixa. O cálculo do Ciclo Operacional é: o ciclo econômico (já citado acima) mais o Prazo Médio de Recebimento (PMR). Ou seja, o PMR é o tempo que você demora para receber o dinheiro das vendas.

Percorrendo esse ciclo, temos dois parceiros: o fornecedor - que envia o produto/matéria-prima e precisa receber por ele - e o cliente - que quer o produto e também prazo para pagar. Como manter o dinheiro no caixa nessa sinuca?

Na Política Comercial, falamos da venda, qual condição de crédito podemos dar ao cliente. Precisamos então, considerar o PMR para definir qual o tipo de venda (à vista, a prazo), qual o limite de parcelas, gerenciamento de crédito, entre outras determinações. O importante é a política focar nas ações de redução ou manutenção do PMR.

Armadilha: é importante estar atento ao que o mercado oferece ao cliente para manter a sua competitividade. Escute seu cliente e esteja aberto a criar outras formas de se diferenciar. Desconto e prazo são respostas rápidas, mas nunca devem ser tomadas sem estarem alinhadas às políticas e resultados financeiros internos.

Na outra extremidade, temos o fornecedor. Aqui utilizamos a média da quantidade de dias que a empresa demora para pagá-los - Prazo Médio de Pagamento (PMP). O ideal aqui é ter o material no estoque e pagar por ele quando a respectiva venda for efetivada, ou com maior prazo possível. Para isso é importante negociar, com base nas políticas de compras e pagamentos. 

As Políticas de Compras e Pagamentos, definem as melhores medidas para comprar bem e pagar bem, visando a economia, a qualidade, a negociação, entre outras estratégias. Diversificar fornecedores para comparar preços e negociar prazos de pagamentos, por exemplo, é sempre uma boa prática.

Armadilha: atenção às propostas para desconto/prazo, condicionados à compra de um volume maior. Talvez comprar um volume maior seja, de fato, um bom negócio. Para não cair no “barato que sai caro” deve-se avaliar o benefício com critério. Crie sempre uma relação ganha-ganha com seus fornecedores mantendo o objetivo de manter ou aumentar o seu PMP.

Ciclo Financeiro - afinal, quanto tempo o dinheiro fica fora da sua empresa?

Também conhecido como ciclo de caixa, o Ciclo Financeiro é o período entre o pagamento aos fornecedores e o recebimento das vendas pelos clientes. Ou seja, responde quanto tempo o dinheiro fica fora da sua empresa. Alerta também ajustes nos processos que foram apresentados aqui, para que o dinheiro retorne ao caixa no melhor prazo e a empresa siga crescendo.

Para que o Ciclo Financeiro contribua com esse objetivo, gerencie de perto os prazos médios, para tomar as medidas necessárias em tempo. Conte com ciclos financeiros devidamente calibrados, considerando a realidade do seu setor e do mercado onde atua.

Mãos à obra!

Para chegar no modelo ideal, onde as pessoas conhecem a meta e fazem sua parte, as políticas, explicadas e compartilhadas, formam times conscientes dos objetivos da empresa. Passam a analisar os processos de sua responsabilidade e sugerir ideias. Verifique as vendas, sim, mas se quer crescer, não deixe de gerenciar de perto cada ciclo.

Esse tema é o segundo problema mais recorrente que tenho vivenciado como consultor. O primeiro, é referente ao uso do Ebitda nas PME’s (Pequenas e Médias empresas).

O propósito aqui é compartilhar boas práticas para aplicação nos empreendimentos. Quero muito trazer outros temas. Conto com seus comentários, dúvidas e indicação às pessoas que possam interessar em discutir sobre finanças nas Pequenas e Média Empresas. Caso tenha um tema a sugerir, pode enviar também.

Clique aqui e confira o artigo anterior: Ebitda nas PME’s (Pequenas e Médias Empresas).