Como fugir do "scope creep" na Gestão de Projetos

Bom dia 😎

Essa aqui é a minha NewsLetter Semanal no Linkedin, onde eu vou te ajudar a alcançar os melhores resultados em sua carreira nas disciplinas de Gestão de Projetos, Equipes e Liderança.

Muitos gerentes de projetos já se depararam, em algum momento, com uma situação na qual o andamento de um projeto não sai como o esperado. Seja por um erro no planejamento ou na execução de uma estratégia, tal desalinhamento gera mais horas de trabalho, elevando os custos e comprometendo os prazos.

Atrasos no cronograma, orçamentos estourados, equipe sem foco e, consequentemente, projetos inteiros comprometidos.

Quem nunca passou por isso que atire a primeira pedra [rsrs...]

Com frequência, esses fatores são originados por uma única razão: o “scope creep”.

Este termo foi criado especialmente para se referir à alteração descontrolada do escopo de um projeto. Durante o período de construção de uma plataforma ou de uma casa, por exemplo, quanto mais alterações forem feitas em relação à planta original, mais cara e mais demorada a obra ficará, concorda comigo?

Isso pode acontecer em qualquer projeto: mudanças geram custos, atrasos e aumentam os riscos. E, apesar de não haver novidade nenhuma nessa afirmação, o scope creep insiste em prejudicar o andamento dos projetos nas empresas.

Então, como evitá-lo, afinal?

Bom, antes de tudo, é essencial estudar e definir bem o escopo do projeto. Segundo o PMBOK, o escopo é a:

“descrição detalhada do projeto e/ou do produto”

Ele deve ser definido ainda durante a fase de planejamento. Na prática, o escopo funciona como uma espécie de lista, que destaca o que deverá ser entregue (produtos tangíveis ou não) dentro de limites de tempo e de recursos.

No entanto, durante o desenvolvimento, ao longo de reuniões e encontros, é comum que mudanças sejam consideradas necessárias. Elas podem ser sugeridas por qualquer um dos envolvidos, mas tradicionalmente vêm do próprio cliente, interno ou externo.

Antes de realizar alterações, é fundamental voltar para o início e checar se elas estão alinhadas com o objetivo do projeto, quais são os impactos e os benefícios, e de que forma seriam implantadas.

É muito importante você documentar todas as mudanças!!!

Depois dessa reflexão e avaliação, cabe você como gerente do projeto, juntamente com o patrocinador, definir se as alterações podem ou não ser colocadas em prática.

Esse é o momento crucial para evitar o scope creep. Mudanças pontuais podem acontecer “com moderação”, desde que contribuam para o sucesso do projeto e que sejam administradas, controladas e devidamente comunicadas.

Nesse sentido a partir do momento em que se perde o controle sobre as mudanças, os problemas inevitavelmente vão surgir.

Além de gerar atrasos, custos adicionais e problemas de qualidade, o scope creep gera um enorme estresse e afeta a relação entre clientes e equipes.

Uma dica importante aqui, é um esforço consistente de planejamento antes do pontapé inicial do projeto.

“Quanto mais conhecimento houver sobre o projeto e suas especificações, menor será a probabilidade de haver mudanças.”

Ou seja, a base do projeto está vinculada ao bom planejamento do escopo. Se o escopo falhar, isso certamente afetará de forma negativa o conjunto, que envolve custos, tempo e riscos.

Dessa forma, uma das habilidades esperadas de um gerente de projetos é saber proteger o escopo.

Vou deixar aqui 8 ações simples que podem ser tomadas por você a fim de evitar o scope creep:

1. INVESTIR (MAIS) EM PLANEJAMENTO

Existe uma tendência de partir para a execução do projeto rapidamente, mesmo antes do planejamento ter alcançado um nível adequado. A maneira mais eficaz de evitar mudanças e futuras dores de cabeça é investir mais tempo nessa primeira etapa para que o projeto comece mais sólido e objetivo.

2. CONHECER O CONTEXTO E OS ASPECTOS GERAIS DO PROJETO

Quanto mais informações a equipe de projetos tiver, mais preparada ela estará para desenvolver o trabalho. É a sua função como gestor ampliar o olhar e garantir essa visão sistêmica para ninguém ser “pego de surpresa” por informações que sempre estiveram disponíveis e que possam impactar futuramente no escopo.

3. TER CLAREZA SOBRE O ESCOPO

Pode parecer óbvio, mas em muitos casos o escopo do projeto não é definido previamente ou não há clareza a respeito dele. O escopo de um projeto deve estar na ponta da sua língua. Por isso, é fundamental reforçar os objetivos e direcionar todos os stakeholders. O importante aqui é que os envolvidos devem firmar um acordo para formalizar que estão cientes do que será entregue.

4. DEFINIR COMO SERÁ O PROCESSO DE MUDANÇAS

Essa definição é feita ainda na fase de planejamento, antes que qualquer mudança apareça. Você deve estabelecer como serão realizadas as solicitações, os registros, as autorizações e as implantações de alterações. Dessa forma, a partir de diretrizes claras, você evita resistências futuras.

5. CONTROLAR MUDANÇAS

O seu papel aqui não é impedir mudanças no escopo, mas assegurar que elas sejam feitas adequadamente. Por isso, é importante seguir um processo estabelecido, analisá-las com cuidado e compreender as necessidades antes de partir para a implementação. Depois disso, é fundamental que você acompanhe continuamente.

6. SE COMUNICAR BEM COM OS STAKEHOLDERS

Uma comunicação eficaz é fundamental durante todas as etapas de um projeto para alinhar expectativas, definir responsabilidades e garantir o cumprimento de prazos. Se houver mudanças no escopo, a comunicação deve ser reforçada para disseminar a mesma informação entre todos e evitar os famosos mal-entendidos. Sessões de feedback também são fundamentais em qualquer projeto.

7. LIDAR COM PRESSÃO

É eu sei, lidar com pressão é chato e desconfortável, massss, você precisa surfar a onda pressão, é nela que você amadurece e se desenvolve. Esteja ciente que você será pressionado, principalmente pelo cliente e pelo patrocinador, cada qual com suas necessidades e visões.

É preciso saber lidar com a pressão para garantir a proteção do escopo e o alcance dos resultados. Isso significa não aceitar qualquer sugestão e saber dizer “não” quando for preciso.

8. SE ATUALIZAR E RECICLAR OS CONHECIMENTOS

Gerir projetos com sucesso exige aprendizado constante. A participação em treinamentos, seminários, workshops e congressos é fundamental, além do investimento individual em leitura. Um ponto chave é a capacidade de reflexão sobre as lições aprendidas.

Em nosso blog, você encontra conteúdos e notícias atualizadas. Utilize nossos conteúdos para se orientar no planejamento ou aprimoramento da sua carreira.

Como cada projeto é diferente do outro, você como gerente de projetos deve ser um aprendiz constante. Tão importante quanto a capacidade de aprender, é a capacidade de ‘desaprender’ aquilo que não faz sentido ou que ficou desatualizado."

Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução de forma atenta e cuidadosa. Assim, você deve adotar uma postura flexível frente aos stakeholders, sem perder de vista o plano inicial.

Cumpra o seu papel como um excelente gerente de projetos e fuja do scope creep com maestria.

Esse é o desafio!!!

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