Como ter mais tempo para alcançar maiores resultados

Você já se sentiu sobrecarregado e já sentiu que 24 horas não são suficientes para todas as tarefas que você precisa fazer?

O dia termina e muitas vezes o sentimento é de cansaço e fadiga ao invés de realização? E por que isso acontece?

As pessoas exercem diversos papeis durante o dia, e cada papel tem a sua atividade. Por exemplo, no papel profissional é necessário que se cumpram as obrigações para com o trabalho; no papel de pai/mãe buscar estar presente, ouvir os filhos, ajudar nas tarefas; no papel de esposa/marido estar presente, ter diálogo e entre outros. Portanto, concluímos que as pessoas possuem muitas tarefas para cumprir durante o dia, e que dividir o tempo, entre trabalho, família, saúde, não é uma tarefa fácil.

Hoje há uma grande procura para se saber como é possível equilibrar mais a vida profissional e a vida pessoal, exercer o seu papel no trabalho e ainda sobrar tempo para frequentar uma academia, ler um livro, fazer aquele curso, ter uma casa confortável, viajar, passar mais tempo com família e amigos.

Infelizmente, não é bem assim que o quadro se apresenta. De acordo com o International Stress Managemente Association (Associação Internacional do Controle do Estresse) o Brasil é o segundo país do mundo com o maior nível de estresse. E a principal causa apontada foi o excesso de trabalho. Diante disso, é possível perceber que as pessoas não conseguem organizar suas atividades de maneira a minimizar o desperdício de tempo e não sabem como fazer para aumentar a sua produtividade, com a finalidade de produzirem melhor sem deixar que o trabalho se acumule.

Esse excesso no trabalho acaba por ocasionar um desequilíbrio muito grande entre o que as pessoas estão fazendo com o seu tempo e o que elas gostariam de estar fazendo. Esse acumulo não permite que elas consigam se reunir com os amigos, dar maior atenção para a família, aprender um novo idioma, viajar entre tantas outras coisas. E é exatamente sobre isso que esse artigo vai tratar. Como conseguir mais tempo para o que é realmente importante sem deixar de cumprir as suas obrigações.

TRÍADE DO TEMPO

A tríade do tempo é uma ferramenta utilizada para avaliar qual é a maneira que o nosso tempo está sendo utilizado. Se estamos passando mais tempo nas tarefas importantes, urgentes ou circunstanciais.

As tarefas importantes são aquelas que trazem resultados mais efetivos, ou seja, as ações que se realizadas hoje trarão maiores resultados a curto prazo, e também a longo prazo. Tarefas que impactam positivamente, fazendo a diferença no seu trabalho, na sua família e na sua comunidade. Cada ação importante que é realizada deixa uma sensação de dever cumprido. Existem diversas atividades na esfera da importância, e cada pessoa tem a sua, algumas delas podem ser por exemplo: estudos, exercícios físicos, atendimento a clientes importantes, ouvir as pessoas, ajudar o próximo, estar presente nas apresentações escolares dos filhos e assim vai.

As tarefas urgentes são aquelas que devem ser realizadas imediatamente. Nesse caso o tempo já se esgotou, o tempo foi gasto com tarefas circunstanciais ou sem importância, e as tarefas importantes foram deixadas de lado. Elas podem ter duas categorias: importantes que não foram realizadas e viraram urgentes, ou simplesmente urgentes. O problema surge quando temos tantas demandas que tudo passa a ser urgente, pois acumulamos diversas tarefas que já deveriam ter sido realizadas. As pessoas tendem a sempre buscar resolver as coisas urgentes primeiro, mas acabam deixando de lado o que é importante, como família e saúde. O ambiente sempre vai exigir o máximo de você, e se você não reservar um tempo para o que é importante ele nunca terá o seu espaço.

As tarefas circunstanciais são aquelas que as circunstâncias te levam a realizar, por exemplo, ir a uma festa somente porque é o correto socialmente, acessar e-mails que não são produtivos, redes sociais como distração, programas de TV irrelevantes, entre outros. O problema das circunstâncias é que elas tendem a ser agradáveis, e uma grande quantidade de tempo está sendo gasto nessa esfera sem um retorno para você. É necessário sempre estar atento a elas.

Agora, tendo conhecimento de que existem três tipos de tarefas o que se deve fazer? É necessário primeiramente diminuir o tempo gasto na esfera circunstancial, afinal, ela não tem muito a agregar para a sua vida e para o seu desenvolvimento. Depois buscar sempre realizar as tarefas importantes dentro dos prazos, para que assim elas não se acumulem e se tornem urgentes. E por último, busque eliminar as tarefas urgentes assim que elas aparecem, é importante não deixar que elas se acumulem, pois muitas tarefas urgentes causam um alto nível de estresse.

Segundo Christian Barbosa é possível treinar o seu cérebro para ser mais produtivo, ter mais tempo e aprender a priorizar. E o que ele recomenda?

ADMINISTRAÇÃO PESSOAL:

1- Descarregar: Utilizar somente a sua memória como uma agenda gera ansiedade, afinal, todas aquelas informações importantes estão na sua cabeça e você tem que se lembrar constantemente delas para não esquecê-las. Em sua memória sempre haverá um grande número de coisas para se preocupar. Para que isso pare de te prejudicar, anote tudo em uma folha ou agenda, seja detalhista, transfira tudo o que está na sua mente para o papel, escreva todas essas pendências, para que assim, você não fique tão sobrecarregado e consiga visualizar tudo o que é necessário fazer.

2- Planejar: Planejar é a melhor forma de ganhar tempo. O planejamento ajuda a prever os riscos, as dificuldades que podem aparecer no meio do caminho, e a prever resultados. Como ele tende a prever os riscos, e assim dar tempo para você se planejar anteriormente, caso eles ocorram, sua vida acaba ficando menos estressante, afinal, você já está preparado para o que pode surgir. Além disso, o planejamento evita o desperdício de tempo no quesito, “O que tem para fazer hoje?” Se previamente, no inicio da semana você já planejou tudo o que era importante, não será necessário gastar tempo tentando descobrir todos os dias o que se precisa fazer. Descubra a melhor forma de planejar para você! Mas sempre se planeje!

3- Antecipar: Uma maneira fácil de deixar o estresse se aproximar é postergar uma tarefa importante para o âmbito do urgente. Por exemplo, você sabe que precisa fazer um exame do coração (importante) mas não faz, então tem um infarto (urgente) e deve parar tudo para cuidar dessa situação. Se a devida atenção fosse dispendida antes, não seria necessário todo esse risco e estresse. Não deixe nada que é importante para a última hora, pois os riscos irão aparecer. Antecipar reduz as urgências e aumenta o foco no que é importante.

4- Priorizar: É necessário sempre analisar se as coisas mais importantes da sua vida estão sendo priorizadas, nem que você tenha que separar uma hora do seu dia para fazê-las. Coloque na agenda e execute, como se fosse uma tarefa obrigatória.

5- Equilibrar: Equilibrar significa fatiar o tempo, para que assim seja possível aproveitar a vida em sua totalidade, trabalho, família, amigos, saúde e lazer. É equilibrar a vida de forma que aquilo que realmente importa para você consiga estar presente.

Portanto agora que você já sabe o que são as tarefas importantes, urgentes e circunstanciais, decida focar no que é realmente importante ao invés de se sobrecarregar com inúmeras tarefas urgentes e circunstancias, que em grande partem não te conduzem aos resultados que você deseja. Administre bem o seu tempo: descarregue, planeje, antecipe, priorize e equilibre, para que assim você consiga ter mais tempo para o que realmente importa na sua vida.