Como comunicar informações administrativas?

Já comentei sobre o conceito de Comunicação Administrativa em outro artigo. Parte da Comunicação Interna, a Comunicação Administrativa pode passar despercebida por boa parte das empresas.

Como sua empresa comunica um novo procedimento aos seus colaboradores? Como comunicar incidentes como um elevador em manutenção? Como comunicar novos ramais internos? Ou alterações administrativas de determinada área? Ou como relembrar processos rotineiros como solicitação de férias? Como informar horários especiais durante feriados ou datas festivas? Ou informar algum evento externo que tenha impacto no dia a dia dos colaboradores? Ou ainda, comunicar o falecimento de algum integrante?

Nem sempre é o caso de realizar uma campanha interna ou um email marketing com um layout diferente, algo que envolve um objetivo estratégico e um trabalho visual mais elaborado. Também não seria o caso de realizar uma matéria interna, por não ter apelo jornalístico. Então, como tratar as exceções?

Ferramentas ágeis

Um exemplo de uma boa ferramenta de Comunicação Administrativa são os Comunicados Internos – também chamados de Memorandos no passado. Servem justamente para comunicar algo que não é uma notícia nem uma campanha. Seja qual for o meio utilizado (e-mail, WhatsApp, Intranet, TVs corporativas, etc), a existência do formato de comunicado demonstra que a organização está atenta ao dia a dia dos trabalhadores e se importa em prover a informação da maneira mais rápida possível.

Recomenda-se que o layout seja institucional e fácil de realizar alterações – até para atender a urgência de algumas áreas. Trabalhar com um formato muito elaborado em programas de design que poucos têm acesso e/ou com imagens pode não ser muito eficiente.

Além disso, ter um padrão para esse tipo de comunicado proporciona uma voz institucional que se manifesta em casos eventuais, além de conferir sobriedade e profissionalismo à organização.

A área de Comunicação Interna pode revisar e padronizar as informações, de forma que o texto seja o mais objetivo possível, além de administrar os envios.

E qual canal usar? Isso depende do seu público. WhatsApp corporativo, e-mail, TV, Intranet, jornal mural, são muitas possibilidades atualmente.

E você, como costuma comunicar este tipo de conteúdo em sua organização? Deixe sua experiência.

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