Criar um evento com orçamento limitado? Você não está sozinho…

Ah, esse tal de dinheiro...Quem aqui já deixou de almoçar em um restaurante por que o orçamento estava apertado? Ou já reclamou que estava sem roupa para ir em tal ocasião? Por acaso, você já parou para pensar como essas histórias terminaram, como é que você resolveu esses problemas?

Acredito eu, que você usou a criatividade, como fazer um almoço em formato de piquinique no parque ou usou uma peça de roupa com um acessório diferente.

Lembra de quando éramos crianças e vivíamos usando a criatividade para nos divertir? E hoje, quantas vezes durante o nosso dia a dia usamos a criatividade para resolver diversos problemas?!

Criar um evento não poderia ser diferente!

Esse ano tive meu primeiro desafio aqui nos Estados Unidos, realizar meu primeiro grande evento para uma empresa americana, e vou te contar um segredo, empresas no Brasil, EUA ou qualquer outro lugar do mundo tem o mesmo problema -- todas tem um orçamento limitado.

Meu objetivo com esse texto é tornar essa frase em uma lenda: um evento só é incrível quando o orçamento é muito grande. Acredite, eu já passei por diversos eventos de todos os tamanhos, formatos e modelos, e os que mais me recordo são aqueles que me encantaram de uma forma única, são aqueles que usaram a criatividade em momentos decisivos.

Vamos falar de momentos decisivos mais para frante, mas antes de começar a pensar em um evento você precisa ter o seguinte conceito na cabeça:

Por mais que um evento é da marca, ele não é feito para a marca e sim para as pessoas que irão comparecer nesse evento. 

E esse processo de relação entre marca versus cliente precisa ser divertido! Nosso amigo Eintein te ajuda:

“Criativadade é a inteligencia se divertindo”.

Vamos ao processo de criação? Aqui você vai entender onde usar o seu orçamento de uma forma incrível...vem comigo:

Começando a pensar em um evento.

A primeira etapa é fazer uma reunião com seu cliente/gerente/colegas de trabalho, para pegar os detalhes básicos, como data, cidade e quantidade de pessoas -- o famoso briefing. Isso já é de praxe, mas e ai?!

Após escutar e anotar essas informações, faço 5 perguntas que são o meu guia para a criação do formato e estrutura do evento.

1. Qual o propósito em fazer este evento?
2. Quem são os stakeholders (gerentes, áreas de uma empresa, cliente, fornecedor...) que precisamos envolver?
3. Quais os perfis das pessoas que vão neste evento? (persona)
4. Quais as dores de eventos/experiências passadas?
5. Qual é a história que você quer que as pessoas contem do seu evento?

Após a reunião de briefing.

Depois de reunir todos os dados obtidos e colocar de uma forma com que você consiga enxergar os principais objetivos e gargalos de forma clara, você começa a desenhar o formato e agenda do seu evento.

Já com a ideia clara de como será a jornada dos participantes durante o grande dia, vamos então sinalizar, nesta agenda, os principais pontos de contatos da marca com estes participante (relação marca versus cliente), e escolher o ponto que mais faz sentido em criar um momento decisivo. É nesse momento que você vai usar a criatividade para criar uma experiência única -- é ali que você deve investir uma maior parte do seu orçamento!

Momento decisivo são momentos que geraram picos positivos durante uma atividade no participante. Esse momento decisivo tem que estar muito alinhado com a útima pergunta: Qual é a história as pessoas irão contar do seu evento?

Use e abuse dos dados coletados, use a co-criação.

A ideia é: quanto mais dados você colher, mais fácil será o processo de desenhar esse evento. Vá atrás de outras fontes, não só de quem te passou o briefing.

• Procure falar com outras áreas da empresa -- o que eles acharam de um evento passado ou o que eles esperam com esse novo evento?
• Procure falar com os clientes - faça uma pesquisa na internet com alguns clientes ou procure pessoas que tenham o mesmo perfil das personas que irão no seu evento -- o que elas gostam e o que elas não gostam?

A co-criação é uma forma fantástica de você explorar diversas ideias criativas e, usar aquela ideia que mais da match com a história que você quer que os convidados contem sobre o evento.

Durante todo o processo do evento - do início ao fim - eu tenho as respostas das cinco perguntas bem alinhadas e gravadas na minha cabeça, mas a resposta da última pergunta serve, literalmente, como um mantra daquele evento.

Precisamos aprender a pensar em um evento por momentos, usar e abusar da criatividade no momento decisivo para que o participante lembre da sua marca à longo prazo. E então, saber que ali é o lugar que devemos investir uma maior parte do orçamento.