“DIGA-ME COMO GERENCIA O SEU TEMPO E EU LHE DIREI QUEM ÉS.” SE VOCÊ DESEJA SE DESENVOLVER, RECOMENDO QUE APRENDA A LIDAR MELHOR COM O SEU TEMPO.

Você sabia que o modo como você se organiza e gerencia o seu tempo é um dos elementos que o define? Ao sentar-se à mesa pela manhã, você leva mais de 20 minutos para começar a produzir? Na sua lista de atividades diárias existem decisões ou ações estacionadas há mais de uma semana, um mês? Ou você nem sequer tem uma lista de tarefas? Acompanha periodicamente a evolução das atividades? Cumpre prazos? Saiba que, na lógica do empenho e desempenho, a organização pessoal e a gestão do tempo ocupam uma posição primordial.

Geralmente, ao iniciar os meus artigos, gosto de me apresentar e contar brevemente quem sou e porque me sinto encorajada a lhe guiar por determinados temas. Porém, desta vez deixarei para me apresentar ao final da narrativa, esperando que você goste e aproveite bastante.

Falar em gestão do tempo, lhe parece simples? Alegar que o correto gerenciamento das suas prioridades e rotina seja um fator primordial para o seu desenvolvimento, lhe parece óbvio? Se você respondeu que sim, sinal que reconhece a importância e demonstra capacidade para lidar com o tema.

Estabelecer prioridades é um ingrediente importantíssimo para a eficácia pessoal associada à produtividade. Na gestão do tempo, é necessário reconhecer que “urgente” não é sinônimo de “prioritário”. Urgente é tudo o que aparece de repente como indispensável, devendo ser tratado como emergência (“tenho urgência deste documento”); prioritário é tudo o que está em primeiro lugar, tendo primazia (“esta tarefa é prioritária”). A distinção é importante porque nos propõe o seguinte exame: urgências acontecem, prioridades são definidas.

Sabemos que, especialmente ao lidarmos com um número crescente de solicitações, precisamos nos organizar e gerir o tempo. O problema é que isso precisa ser um compromisso constante, continuamente aprimorado pela adoção de métodos que facilitem as tarefas diárias.

O passo inicial é analisarmos criticamente como gastamos o tempo: quanto é aproveitado e quanto é desperdiçado. Os desafios cotidianos às vezes nos atropelam, fazendo com que minutos importantes sejam perdidos. Devemos então assumir o comando, para que os obstáculos não comprometam o nosso desempenho. Neste sentido, precisamos identificar quais são as principais fontes de desperdício de tempo e criar estratégias para nos protegermos delas.

Pensemos em atitudes práticas. A organização pessoal e o gerenciamento do tempo podem começar com o simples cuidado de se rever periodicamente as metas estabelecidas, verificando também se os prazos estão sendo cumpridos. Essa é uma das iniciativas mais relevantes para selecionarmos as coisas, definindo neste caso o que é “prioritário” e o que é “urgente”.

Outra iniciativa é anotarmos as atividades e os compromissos em uma lista. No fim de um dia, podemos dedicar alguns minutos para estabelecermos as prioridades do dia seguinte. Definir previamente o que deve ser realizado é uma forma simples de manter o controle. A visão macroscópica das obrigações facilita as coisas: permite realocarmos as tarefas de acordo com as prioridades, mesmo quando imprevistos ou urgências batem à porta.

Imprevistos sempre surgem (imprevisão). Mas você pode ter uma visão antecipada das prioridades (previsão). Todos os dias, você pode recorrer aos recursos de sua organização pessoal (notas, listas, registros) e se perguntar: quais são as prioridades de hoje? Tendo em mente que tudo aquilo que foi classificado como “alta prioridade” precisa ser cumprido, sem adiamentos.

Para você realizar o melhor trabalho - principalmente em momentos de demanda elevada, prazos curtos, situações em que a sua criatividade é exigida em meio às atividades rotineiras – a grande sacada é definir prioridades, atuando como um comandante de sua própria agenda, considerando a situação dos negócios.

Os especialistas são bem objetivos em suas sugestões:

1.     Tenha um planejamento de longo, médio e curto prazos;

2.     Faça listas diárias de tarefas e compromissos, classificando-os;

3.     Monte uma agenda realista, com intervalos para responder ligações e e-mails, ler um artigo importante ou pensar;

4.     Ao agendar compromissos, considere o gasto natural de tempo (inclusive o de deslocamento entre um lugar e outro);

5.     Avalie sua agenda pela manhã, removendo, se necessário, alguns dos itens de média e baixa prioridade;

6.     Avalie sua agenda também ao final do expediente, identificando o que foi realizado e o que não foi realizado;

7.     Comece o dia tendo foco no principal ou mais difícil desafio, pois tarefas mais complexas levam menos tempo para serem executadas quando estamos descansados;

8.     Em todos os casos, não se permita distrações ou interrupções.

Essas atitudes relativas ao gerenciamento do tempo significam, na verdade, uma gestão de si mesmo, pois exigem mudanças de comportamento e adoção de estratégias. É um tipo de autogestão que certamente diminui as tensões do trabalho: uma vida bem organizada, em que o tempo é visto todos os dias como algo precioso, certamente se desdobra em mais satisfação e resultados. Não à toa a gestão do tempo é uma competência cada vez mais valorizada nas organizações.

Gostaria de saber mais sobre este tema ou sugerir algo novo para falarmos aqui? Ficou alguma dúvida? Deixe o seu comentário ou me envie um e-mail que terei prazer em atender você. rp@roseliparrella.com.br instagram.com/roseli_parrella; linkedin.com/in/roseliparrella/

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Sobre a autora:

Caso você esteja lendo um dos meus artigos pela primeira vez, meu nome é Roselí Parrella, sou coach profissional e especialista em desenvolvimento de carreiras. Possuo mestrado em Psicologia Social e especialização em Estratégia de Recursos Humanos, concluída em Stanford. Fiz também o curso de Coaching pela Universidade de Columbia e participei de diversos Programas de Desenvolvimento de Líderes no Brasil e no exterior .Minha trajetória profissional envolve uma sólida vivência em RH em grandes corporações, ocupando as posições de Vice-Presidente e Diretora de RH em empresas como SKY/DIRECTV, METLIFE, AOL, TVA dentre outras. Atualmente exerço o papel CEO na startup, YOU UP, atendendo a executivos e RHs de diferentes empresas para  desenvolvimento e gestão de carreira.