Entenda como fazer uma reunião produtiva
As reuniões são fundamentais para entender o andamento dos projetos e serviços executados por uma equipe. São nelas também que os próximo passos são definidos, pontuando assim, os objetivos de cada setor. Elas podem ser periódicas, de acordo com o que for melhor para o tipo de negócio e as pessoas envolvidas. No entanto, é necessário que seja uma reunião produtiva.
Para isso, é fundamental seguir algumas regras para uma reunião ser bem-sucedida. Confira algumas delas a seguir!
Defina a pauta
Você já saiu de alguma reunião com a sensação de que foi tempo perdido, já que nada foi resolvido e você poderia ter usado esse tempo para resolver várias pendências?
Isso acontece porque nem todo mundo sabe como organizar uma reunião e, provavelmente, não definiu a pauta previamente.
Quando você define os tópicos, as pessoas já vão preparadas para os assuntos a serem discutidos, os resultados são apontados e é possível identificar o que é prioridade ou não nas resoluções. Dessa forma, será uma reunião produtiva para todos.
Decida o tempo de duração da reunião
Nem todo mundo pode se dar ao luxo de passar o dia inteiro em uma reunião, não é mesmo? Por isso, é relevante definir qual vai ser a duração do encontro. Além de todos os participantes poderem se organizar diante dos seus outros compromissos, você consegue encurtar ou aumentar os tópicos que serão abordados.
Dessa maneira, você é capaz de conduzir uma reunião produtiva, definindo quanto tempo cada assunto da sua pauta pode ter a atenção de todos. O que for prioridade, deve ser discutido primeiro, mas não necessariamente precisa levar mais tempo para as tomadas de decisões. Cabe a você planejar e seguir bem o que foi delineado.
Avalie resultados
Para uma reunião ser produtiva é fundamental que os resultados do último encontro sejam avaliados. Tudo o que foi decidido foi cumprido? Como estão as metas do setor? Como está o andamento de cada coisa delegada para cada colaborador ou equipe?
Assim é possível avaliar o que foi feito das decisões da última reunião e até mesmo identificar se os métodos utilizados no setor são eficazes para o rendimento do trabalho.
Tome as decisões em conjunto
Se você chamou várias pessoas para uma reunião é porque cada uma delas tem um papel importante na equipe. Por isso, todos devem ter o direito de falar e dar sua opinião sobre o que está sendo discutido.
Em uma reunião produtiva, você não deve pautar decisões somente na hierarquia. Os argumentos e pontos de vista são relevantes e, várias vezes, dão a direção certa para que um resultado seja alcançado.
Atribua responsabilidades
Não adianta falar e discutir os assuntos durante a reunião sem definir quem será o responsável pela execução de cada serviço. Projetos podem ficar sem rumo dentro de uma empresa se não tiver alguém que cuide das suas etapas e acompanhe os resultados.
Por isso, após ter as decisões tomadas, é fundamental que você atribua as responsabilidades de cada participante.
Agora que você já sabe como fazer uma reunião produtiva, compartilhe com quem mais pode potencializar os encontros de equipe!