Entrevistando candidatos: primeiros passos para identificar os melhores.

Neste momento, já falamos sobre como alinhar o perfil e identificar os skills necessários para uma vaga, já conseguimos atrair diversos candidatos alinhados, agora é hora de entrevistar as pessoas que entendemos que são qualificadas.

A etapa de avaliação tem dois objetivos principais: o primeiro, mais óbvio, é identificar os candidatos que têm maior chance de performar bem no dia a dia do time. O segundo é que se no passado esse era um momento que a empresa detinha o poder de julgar unilateralmente o candidato, agora isso mudou e os candidatos também estão avaliando constantemente as empresas. Logo, também é um dos objetivos do processo seletivo encantar o candidato. Com redes sociais focadas no mundo do trabalho como o LinkedIn e o Glassdoor, criar uma boa experiência para o candidato é importante não só para aumentar a chance deste candidato aceitar uma possível oferta, como também para manutenção da marca empregadora dessa empresa. 

Como identificar as melhores formas de entrevistar e tomar decisão sobre candidatos foi o que motivou a criação da Halfway, e vamos falar muito disso sobre diferentes perspectivas. Neste post introdutório sobre o assunto, queremos ressaltar algumas regras básicas para ajudar os times de recrutamento atingirem ambos objetivos. 

1. Regra das quatro entrevistas

Não é de hoje que se tenta encontrar quantas etapas um processo seletivo precisa ter para ser considerado ideal, tanto para o candidato quanto para quem toma a decisão de contratar ou não uma pessoa. O blog re:work do Google conta um dado interessante de como a empresa resolveu este problema. Ao cruzar a quantidade de entrevistas que cada candidato foi submetido, com o potencial de prever a real performance desta pessoa no ambiente de trabalho, eles chegaram a conclusão que quatro etapas é suficiente para atingir 86% de confiança na performance do candidato, e o tempo investido em uma quinta ou sexta entrevista não é justificável porque aumenta muito pouco o potencial de prever a performance dos candidatos

2. Foque apenas em etapas com grande potencial de previsibilidade. 

Para atingirmos o nível de previsibilidade que comentamos com apenas quatro entrevistas, é importante que escolhamos as mais eficientes de avaliar o conhecimento do candidato. Frank L. Schmidt, pesquisador da Universidade de Iowa, conduziu pesquisas em 2016 para atualizar um famoso estudo de 1998 que tentava identificar os métodos de recrutamento que melhor conseguiam prever a performance de funcionários em seus postos de trabalho. 

Frank então avaliou mais de 30 métodos de recrutamento, e nenhum método sozinho possui forte correlação com a performance do candidato. Isso por si só já mostra um dado interessante que muitos recrutadores e gestores se negam a assumir: dada a complexidade da natureza humana tanto no que diz respeito à o que nos faz performar bem ou não, quanto em como avaliamos o outro, nossa capacidade real de identificar bons candidatos é menor do que geralmente acreditamos. 

Embora este dado seja desolador em um primeiro momento, vale ressaltar que ainda assim algumas técnicas são melhores que outras. Testes de Habilidade Mental Geral (General Mental Ability tests, GMA) e entrevistas estruturadas e não estruturadas possuem, sozinhas, correlações moderadas. Na outra ponta, anos de educação, idade e grafologia possuem nenhuma ou ínfima correlação. Teste de conhecimento sobre o trabalho, entrevistas estruturadas por telefone e simulações práticas do trabalho estão na parte superior dos métodos com fraca correlação, enquanto teste de fit entre candidato e o trabalho, anos de experiência e os famosos testes de fit cultural com a empresa, estão na parte inferior. 

Sobre os GMAs, por ser técnica bem avaliada na pesquisa, duas coisas são importantes ressaltar: a primeira é que no Brasil se acostumou a usar testes de raciocínio lógico que tem pouco ou nenhum embasamento teórico, e estes não são, em absoluto, os testes que nos referimos aqui. Testes GMA são corroborados em teoria e possuem validades comprovadas por pesquisas. O segundo, que eu acho ainda mais importante ressaltar, é que além de não proporcionar uma boa experiência para candidatos, diversas pesquisas vem mostrando como testes GMA podem afetar diretamente a diversidade, pela forma que eles são desenhados. 

Não conseguimos encontrar nenhuma pesquisa que fale sobre a previsibilidade das dinâmicas de grupo. Dado ao fato de em sua serem muitas vezes pouco estruturadas, com pouca oportunidade de aprofundamento como as entrevistas, pouco relacionadas com as atividades da vaga e muito influenciadas por aspectos de personalidade dos participantes e entrevistadores, é bem provável que ela integre o grupo das técnicas com correlação fraca com a performance de candidatos. 

3. Determine quantos e quais skills devem ser avaliados em cada etapa 

Um erro comum que os times de recrutamento ainda fazem é não definir foco para as etapas, ou ter a expectativa que um entrevistador vai conseguir avaliar com profundidade diversos skills em apenas 45 a 60 minutos. Geralmente, os skills são complexos e precisam ser avaliados sob diferentes perspectivas, e para isso são necessárias diversas perguntas sobre o mesmo skill para conseguir ter uma avaliação segura da habilidade do candidato. Por isso, é aconselhado limitar o número de skills a serem avaliadas em cada etapa, além de desenhar testes, simulações e roteiros de entrevistas estruturados para cada habilidade.

4. Pense na ordem das suas etapas

Dois critérios geralmente são úteis para nortear a ordem das etapas: 

• Evite etapas que demandem muita energia do candidato antes de um contato humanizado. Muitas empresas adicionam testes logo no momento da aplicação, e além de causar uma péssima experiência. Você provavelmente está perdendo os melhores candidatos para empresas que já aprenderam que essa não é uma forma eficiente de filtrar candidatos. 
• No melhor estilo "fail fast" - falhe rápido para aprender ainda mais rápido - skills mais cruciais para a performance do candidato devem ser avaliados primeiro. 

5. Submeta todos os candidatos ao mesmo processo

É a única forma que você tem de comparar a performance entre os candidatos, coletar dados para análises de People Analytics e identificar o que prediz melhor sucesso.

6. Treine seus entrevistadores

Seus entrevistadores precisam ter clareza dos skills que eles vão avaliar, o significado formal de cada skill, como conduzir cada etapa (entrevistas, cases ou revisar testes), além de treinamentos constantes sobre diversidade em seus diferentes aspectos (como entrevistar, como evitar viés inconsciente, entre outros). Também é muito comum que seus entrevistadores sejam muito bons em avaliar tecnicamente os candidatos, mas menos hábeis em encantar ou vender a empresa. Todos estes elementos devem ser considerados nos treinamentos para entrevistadores.  

7. Tenha cuidado ao construir cases, testes e simulações

Vimos que cases e simulações do ambiente de trabalho são ótimos preditores do sucesso do candidato, contudo existem alguns erros comuns que você precisa ficar atendo ao desenhar um processo: 

• Verifique se você, consciente ou inconscientemente, está colocando foco muito grande em um skill ou experiência específico. Algumas empresas fazem diversos testes sobre lógica de programação para desenvolvedores de software, quando isso é apenas uma parte pequena dentro de um contexto maior do que é o dia a dia de um desenvolvedor. Busque recriar um cenário real com suas complexidades e completudes. 
• Verifique se você está privilegiando indiretamente pessoas que são grandes comunicadoras ou pessoas extrovertidas. Seu case ou simulação precisa abraçar a diversidade com que profissionais qualificados se expressam e se relacionam com o mundo. 
• Verifique se seu case privilegia pessoas que venham da mesma indústria da sua empresa. Outro ponto relacionado é quando seu case é muito semelhante ao que outras empresas na mesma industria aplicam, o que faria com que pessoas que foram aprovadas nos processos dos competidores teriam vantagens frente a outros, por já conhecerem o processo. 
• Pense em como flexibilizar prazos para mães e pais e pessoas com grande deslocamento trabalho/empresa. A melhor forma é deixar claro a média de tempo investido e alinhar com o candidato a melhor data para envio do case ou teste. 
• Prepare o candidato e deixe explícita suas expectativas. Muitas empresas escondem pegadinhas em seus processos ou são bem pouco claras sobre o que esperam que o candidato entregue achando que ao dar clareza vão estar dando muitas "dicas" para o candidato. Quanto mais clareza você der para os candidatos sobre o que eles devem entregar, mais segurança você vai ter ao avaliar um case. 

8. Utilize entrevistas estruturadas

As entrevistas estruturadas são, na minha opinião, a chave para qualquer processo seletivo. Elas são fáceis de desenhar, de aplicar e demandam pouco preparo tanto do candidato quanto do entrevistador, além de grande potencial de previsibilidade. 

Consideramos uma entrevista estruturada quando ela possui uma ordem fixa de perguntas que seu entrevistador vai utilizar com o candidato, que cobrem com totalidade os skills que foram designados para essa etapa. Logo, toda entrevista estruturada precisa ter um roteiro de entrevista. Algumas dicas de como construir esse roteiro:

• Avalie o skill a ser avaliado e sua definição formal. As perguntas precisam estar diretamente relacionadas a esta definição, e muitas vezes são necessárias mais de uma pergunta, inclusive misturando as três técnicas de perguntas abaixo, para conseguir cobrir com totalidade a definição de um skill. 
• Utilize perguntas sobre a experiência do candidato para identificar como o candidato performou um skill no passado. A premissa aqui é que a forma como alguém se comportou no passado é provavelmente a forma como a pessoa vai se comportar no futuro, se os contextos forem semelhantes. Exemplo: "Me conte um momento em que você precisou definir as metas do seu time". 
• Utilize perguntas pivot para entender como o candidato se comportaria em um cenário diferente. A premissa aqui é que muitas vezes o contexto que o candidato estava inserido no passado é diferente do que ele vai encontrar na sua empresa, e a pergunta pivot tem o objetivo de adicionar os desafios que seu candidato deve enfrentar na sua empresa e identificar como ele se adapta a este cenário. Exemplo: "O que você faria se seu diretor tivesse a expectativa que a meta fosse 2x maior à que você estabeleceu pro seu time na sua última empresa?"
• Prepare perguntas de aprofundamento para ajudar seu entrevistador a ganhar mais contexto sobre a situação descrita pelo candidato. Aqui geralmente se ressalta quais os itens principais que um candidato precisa cobrir antes do entrevistador passar para a próxima pergunta. Exemplo: "Quais métricas você usou para definir a meta? Como essa meta estava conectada às metas da sua diretoria? Como se relacionava com o OKR da empresa?"
• Embora seja muito difícil na maioria dos casos, é importante fazer um exercício do que é uma resposta ruim, boa e ótima. Crie os principais critérios para ajudar os entrevistadores a diferenciar a qualidade das respostas. 
• Para as entrevistas técnicas, conte com a ajuda de pessoas do time, mas faça em conjunto porque embora a pessoa técnica conheça sobre a área, você é o especialista em como avaliar pessoas. 
• Teste a entrevista para validar se ela pode ser feita dentro do tempo esperado e que cobre todos os skills desejados. Não deixe espaço para que os entrevistadores assumam a performance do candidato, mas sim foquem a avaliação em evidências. 
• Também faça um roteiro para as entrevistas de recrutamento. 

9. Lembre-se de criar boa experiência para os candidatos

Como falamos, precisamos garantir que os candidatos estão tendo uma boa experiência durante o processo. A cada interação do candidato com o time, seja técnico ou recrutamento, ele precisa se sentir mais animado em fazer parte dessa equipe. Existem algumas dicas para fazer isso acontecer:

• Informe desde o primeiro momento as etapas do seu processo e quanto tempo deve durar até a etapa final
• Deixe seu processo curto, reduzindo o espaço entre as entrevistas. Você vai ver que isso também reduz a quantidade de candidatos declinando do seu processo. 
• Fale sobre remuneração, local de trabalho, modelo de contratação e disponibilidade de início já nas primeiras conversas
• Seja flexível com a realidade de diferentes candidatos com relação à disponibilidade de tempo. 
• Garanta a pontualidade nas entrevistas. 
• Em entrevistas remotas, garanta que seus entrevistadores estejam sempre com a câmera ligada e no mudo quando não estiverem falando. 
• Garanta que seus entrevistadores se apresentem no início da entrevista com nome, cargo, time, e que expliquem que vão tomar algumas notas e por isso vai digitar, mas que a atenção está 100% na pessoa. 
• Garanta que seus candidatos estão realmente com atenção 100% nas pessoas. 
• Garante que toda decisão é baseada em evidência e não em suposições, para que você consiga dar feedback claro para seus candidatos. 
• Não demore para dar feedback para seus candidatos. Para candidatos finalistas ou que avançaram bastante no processo, evite feedbacks frios e padronizados adicionando insights relevantes para a pessoa aprimorar seus conhecimentos no futuro. 
• Crie etapas em que sobre no mínimo 5 para perguntas do candidato. 
• Crie pesquisas de qualidade anônimas para serem enviadas para seus candidatos, e acompanhe o Glassdoor. 

10. Lembre-se do que não fazer

Tão importante quanto saber o que fazer é saber o que não fazer para garantir que seu processo seletivo tenha efeito. Aqui, algumas, mas infelizmente não todas, destas coisas que devemos ter máxima atenção durante o processo seletivo:

• Não faça perguntas genéricas ou que não avaliam o que você quer avaliar. Exemplo: não pergunte "qual livro que você leu você mais gostou?" ou "qual foi o último livro que você leu?" para um candidato. Se você quer saber como a pessoa se mantém atualizada em seu campo de atuação, pergunte exatamente isso. 
• Não assuma que um candidato possui ou não um skill se você não explorou intencionalmente com perguntas. As evidências se constroem apenas após você fazer perguntas intencionais sobre um determinado skill ou conhecimento, e fazer inferências pode levar a uma decisão errada. Saiba diferenciar o "não tenho certeza se o candidato sabe fazer isso" do "o candidato não sabe fazer isso".
• Não negligencie a importância de falar sobre diversidade no processo seletivo com todos os entrevistadores, seja para saber qual pronome usar com uma pessoa transgênero, para saber como se comportar com um candidato deficiente visual ou para conseguir identificar seus vieses inconscientes na hora de tomar uma decisão. 
• Não faça perguntas que não estejam diretamente ligadas ao trabalho da pessoa ou perguntas discriminatórias, como se a pessoa tem filhos, quão longe ela mora do trabalho, seus hobbies, signos, entre outras. 
• Nunca coloque pegadinhas em seu processo ou perguntas sem sentido como "quantas bolinhas de golfe cabem em um Boeing". Elas não possuem nenhum valor para analisar as habilidades do candidato, nem mesmo sobre a habilidade de organizar pensamento analítico como algumas pessoas ainda tendem a acreditar.  
• Não deixe candidatos no limbo, sem feedback ou resposta sobre os próximos passos.
• Faça processos rápidos. Candidatos tendem a aceitar mais as ofertas quando os processos duram de duas a cinco semanas. 
• Em vagas de volume, muitas empresas utilizam testes básicos e genéricos, como português ou lógica, só pelo intuito de filtrar candidatos que se aplicaram. Essa não é a melhor forma de identificar quem deve seguir para a próxima etapa porque é bem capaz de você estar perdendo os melhores candidatos pelo excesso de esforço em testes antes de um contato humanizado. Se você não tiver tempo de revisar todos os currículos por conta do volume, faz mais sentido você ser transparente com os candidatos dizendo que você conseguiu fechar a vaga antes de rever o currículo deles, do que aplicar diversos testes sem fundamento. Se, e apenas se, o conhecimento avaliado no teste for essencial para a vaga, você pode aplicar após uma entrevista presencial. 

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