Escrever e-mails (3): como destacar informações relevantes

Se seu objetivo é escrever uma mensagem compreensível e eficiente, você deve, em primeiro lugar, ter clareza quanto à informação que deseja transmitir. Só pode ir diretamente ao ponto quem conhece o ponto e sabe onde ele está. Para esclarecer as próprias ideias, não há recurso melhor que se empenhar em escrever um texto objetivo e direto.

Quando se trata da redação de e-mails, uma das estratégias para conseguir clareza é inserir, ainda no primeiro parágrafo da mensagem, uma frase do tipo “Escrevo esta mensagem porque...”. Assim você se obriga a formular objetivamente a intenção do contato, e seu destinatário sabe desde o início por que está recebendo a mensagem. A organização do conteúdo da mensagem com vistas a uma comunicação eficiente foi o tema de meu artigo anterior.

Você pode também aproveitar recursos gráficos, como negritos, sublinhados, realces. Embora seja preciso cuidado para não transformar a mensagem em um desagradável carnaval, essas soluções ajudam o destinatário a fixar os elementos mais relevantes. Confira estes exemplos:

- A entrega do produto está prevista para 29 de janeiro.

- Na próxima reunião discutiremos a edição especial de abril. Tragam sugestões!

- Para saber se será possível atender a solicitação, entre em contato na próxima terça-feira, às 14h. É muito importante que você seja pontual.

- Diferentemente do que havíamos planejado, não será possível contratar novos funcionários até o segundo semestre.

Os recursos ajudam a dar destaque, com precisão, aos elementos que devem ser observados atentamente pelo destinatário.

Vale a pena também enumerar as informações, usando traços, números ou bullets mesmo quando não se trata propriamente de uma lista. Veja este exemplo:

Na reunião da semana passada, conversamos sobre o retorno que a equipe de corretores e professores vem dando aos alunos:

- Tânia apontou que o modelo de relatório não tem sido eficaz para relatar as dificuldades dos alunos.

- Luisa ficou de pesquisar as melhores maneiras de apresentar essas dificuldades.

- Ivone defendeu que é preciso dar mais atenção ao desempenho positivo da turma.

- Todos ficaram de rever e avaliar os últimos relatórios feitos pelos colegas, como sugestão de Luciana para evitar que o trabalho se torne burocrático.

O relato das contribuições individuais para o encontro se torna uma enumeração de tópicos aos quais todos os destinatários darão atenção, graças à organização e à clareza.

Que recursos você costuma usar quando precisa dar realce a certas informações? Que desafios encontra aos redigir suas mensagens? Deixe seu comentário, que terei todo o gosto em discutir outros exemplos.