Estruturando a retrospectiva

Recentemente em um dos meus últimos trabalhos como coach precisei recomendar um modelo inicial para as retrospectivas. É claro que o ScrumMaster precisa pensar em maneiras diferentes para evitar que essa cerimônia importantíssima caia na monotonia, mas a primeira, para que se descubram os sabores (ou dissabores) de uma retrospectiva, pode ser o ponto mais importante de uma equipe ágil.
Acredito que o primeiro ponto que preciso tocar aqui é porque fazemos retrospectivas. Numa visão Lean mais xiita poderíamos pensar que tudo que não agrega valor ao produto, por consequência ao cliente, não deveria estar presente no processo. Mas se dermos uma rápida olhada ao que diz o último (mas não menos importante) princípio por detrás do manifesto poderemos observar:

Em intervalos regulares, o time reflete em como ficar mais efetivo, então, se ajustam e otimizam seu comportamento de acordo.

Veja, faz parte do conceito de ser ágil pensar em maneiras de melhorar o como fazemos nossas coisas. Para mim, na verdade, o centro de “ser ágil” reside na evolução constante. Perceba que usei a palavra “constante” e não cíclica. Isso significa dizer que a evolução deveria ocorrer a todo momento. No instante em que se identifica um ponto de melhoria esse deveria então ser testado e tratado para que quem sabe no futuro faça parte do processo. Mas em um status inicial, equipes precisam de ferramentas para sistematizar sua melhoria. Mais do que isso, podemos dizer até que precisam de ferramentas para se disciplinar, tornar essa cerimônia um hábito e a partir daí sim buscar a evolução contínua. Até lá retrospectivas são muitas necessárias.

Tendo estabelecido o porque, vamos para o como. Muito do que eu falo sobre retrospectivas vem do livro da Diana Larsen e Esther Derby (Agile Retrospectives – making good teams great) pois sempre gosto da ideia de ter timeboxes definidos para cada atividade. De novo, isso disciplina e ajuda as pessoas a manter-se no foco. Assim elas dividem a retrospectiva em fases, como descrito à seguir:

Gosto muito dessa imagem pois tira um pouco da superficialidade de quem somente ouviu sobre a técnica proposta por elas e passamos a ver o ciclo completo. Isso ajuda muito a entender que mesmo retrospectivas, que ocorrem em ciclos, tratam de evolução contínua, pois o ciclo de melhorias nunca para. Assim, o que temos são cinco fases dentro da retrospectiva em si e mais outras que devemos ficar atentos no espaço entre uma retrospectiva e outra.

Set the stage

Momento no qual se explica como procederemos durante a retrospectiva, quais serão suas fases, quanto tempo cada uma levará, se serão necessários alguns acordos de trabalhos (work agreements). É o momento de colocar todos na mesma página para garantir a boa fluidez dessa cerimônia.

Gather Data

A fase da coleta de informações. Você deve criar mecanismos ou ambientes nos quais as pessoas se sintam seguras em relatar os fatos que ocorreram na última iteração. Você pode fazê-lo no momento da retrospectiva mas também pode ser feito de maneira contínua, ao longo do desenvolvimento. Pode ser usada uma técnica chamada timeline, onde você coloca em algum ponto do escritório um quadro que representa o seu ciclo (por exemplo, duas semanas, com um espaço para cada dia) e os membros da equipe vão até esse quadro e o preenchem com os eventos que acontecem no momento em que acontecem. Todo o fato que tiver impacto sobre o desenvolvimento deve ser relatado. Caso queira coletar os dados durante a retrospectiva, pode-se usar outras técnicas descritas no livro, como MAD/SAD/GLAD ou Plus/Deltas.

Generate Insights

Se a fase anterior era só para relatar o que aconteceu, nessa fase a ideia é ter ideias. Não tem ideia boba, a única indicação é que todos trabalhem para resolver os problemas mais do que para defender um ponto de vista. Após os presentes apresentarem suas ideias podemos passar para a próxima fase.

Decide what to do

Uma vez que sabemos o que aconteceu, que tivemos algumas ideias de como resolver, chegou a hora de pensar em quais dessas ideias podem virar ações concretas, coisas que podemos fazer para resolver o problema (ou melhorar o que estamos fazendo) já na próxima iteração. Perceba que aqui já não cabem mais abstrações, precisamos de ações que possam ser executadas por alguém, dentro do espaço de tempo que temos entre as retrospectivas. A técnica dos 5W2H pode ajudar a sistematizar essa fase.

Close the retrospective

Encerre relatando a todos as decisões tomadas, quem as executará, quais foram os problemas tratados e quando será a próxima retrospectiva.

Agora algumas dicas gerais

O foco da retrospectiva é a busca por soluções para problemas e melhorias no processo. Não é uma disputa de egos entre qual ideia é a vencedora ou mesmo que eu devo participar em todas as discussões, caso se deva escalonar em times maiores. O foco de todos os envolvidos deve ser sempre a melhoria do processo.

Outra dica importante é se criar um pequeno cronograma que pode ser apresentado no começo, na fase de preparação do ambiente. O próprio livro tem um exemplo.

Por último, mantenha o foco da equipe. Equipes grandes tendem a perder o foco em retrospectivas muito longas, portanto use os timeboxes a seu favor.

Espero que isso os ajude nas suas próximas retrospectivas.