Excelência Operacional: a culpa não é da metodologia

Por que ainda gastamos tempo e energia das Organizações discutindo qual metodologia ou conjunto de boas práticas é a melhor?

Nas minhas apresentações para a Alta Administração de algumas das maiores empresas do mundo costumo fazer o seguinte exercício inicial com os participantes, chamo-o de “ Modelo Mental Pessoal “:  entrego uma folha em branco e peço-lhes para que me desenhem (ou escrevam) qual sequência costumam seguir quando querem melhorar um processo, resolver um problema ou implementar um projeto. Num segundo momento peço que apresentem o seu “ modelo mental “ para um parceiro que também está no treinamento e façam uma análise crítica.

Obviamente que algumas pessoas que não têm o raciocínio tão lógico e/ou estruturado podem sofrer um pouco mais para descrevê-lo, mas via de regra são gerados “ modelos mentais “ muito bons.

Em um segundo momento eu peço para que escolham o melhor modelo da sala e peço que me descrevam o que a empresa ganharia se, ao invés de cada um seguir o seu “ modelo mental pessoal “ adotassem o mesmo modelo para todos. As respostas mais comuns são:

·        Ficará mais produtivo trabalhar em equipe

·        Facilitará o treinamento e formação dos novos empregados

·        Torna o compartilhamento de conhecimento mais fácil

·        Ajuda a tomar decisões de forma mais rápida

·        Fica mais fácil medir o impacto das ações tomadas nos principais indicadores da empresa

·        Melhora a disciplina de execução

A grande conclusão é : ter um modelo mental compartilhado por todos é benéfico para a empresa e há muito a ganhar, embora sempre haverá alguém achando que o seu “ modelo mental pessoal” é o melhor.

Há uma série de metodologias, boas práticas, filosofias , etc consagradas, testadas  e amplamente divulgadas como , PCDA , Lean Manufacturing, Seis Sigma, BPM, PM , para me ater apenas às mais usadas, mas ainda me deparo com comentários do tipo :

·        “...tal metodologia não funciona para a minha empresa. Acho que outra metodologia seria melhor ...”;

·        “...na empresa anterior onde trabalhava tínhamos um programa que funcionava muito bem com uma outra metodologia. Acho que vale à pena adotá-la aqui também ...”

·        “ ...tal metodologia é complexa (ou simples ) demais para a minha empresa;

·        “...muito burocrático. Precisamos retornar ao básico. Não há necessidade de tanta disciplina ... “

A aplicação do conceito do “ Círculo de ouro “ de Simon Sinek à definição do melhor modelo de Gestão de uma empresa

Vou tomar emprestado o conceito do “ círculo de ouro” de Simon Sinek e vou aplica-lo à escolha do melhor modelo de gestão em uma empresa:

 1-) Primeiro pergunte “ Por quê ( Why ? ) queremos implementar / alterar o modelo de Gestão? “ Qual o objetivo de Negócio a ser alcançado? Os mais comuns são:

·        Melhorar a performance financeira do Negócio;

·        Aumentar a satisfação dos clientes;

·        Melhorar a eficiência Operacional

·        Desenvolver as pessoas / Melhorar sua capacidade analítica / Melhorar seu poder de tomada de decisão

·        Resolver melhor e de forma mais disciplinada os problemas da organização

2-) Em seguida pergunte “ Como ( How ? ) iremos implementar / alterar o modelo de Gestão ?

·        Faremos isso apenas com recursos próprios? Teremos uma área dedicada 100% a isso?

·        Qual será o escopo do seu impacto na organização? Será algo que afetará toda a organização ou apenas algumas áreas?

·        Seremos rígidos no uso da metodologia e das ferramentas ou permitiremos algumas flexibilidade?

·        Quais serão os principais indicadores e como reportaremos o benefício para a empresa?

·        Haverá ciclos de certificação / premiação? Como faremos o reconhecimento das melhores práticas?

3-) Por último pergunte: O quê ( What ?) iremos implementar ? A partir das respostas das questões anteriores estaremos melhor preparados para definir a melhor metodologia a ser usada diminuindo a chance de sermos afetados por modismos, percepções subjetivas, discurso sedutor de uma consultoria ou vaidade de algum executivo sênior da Organização.

Aqui também valem algumas dicas importantes: 

·        Não treine todo mundo com a mesma profundidade

·        Adeque os treinamentos de acordo com a natureza da empresa e do segmento de mercado que atua

·        Não subestime o tempo e energia necessários para impactar os resultados da organização

·        Cuidado para não concorrer ou bater de frente com outras iniciativas da organização

·        Não transforme o programa em uma “ atividade adicional “ para os membros da Organização. Tem que ser um “ meio inteligente “ para entregar os resultados financeiros e operacionais esperados;

Ao final do dia preciso tomar a melhor decisão para o Negócio

Por último quero apelar ao bom senso de cada executivo ou gestor para que tome a decisão baseada no benefício para o Negócio e não com base em percepções subjetivas.

Faça perguntas do ciclo “ Why? – How? – What? “ exaustivamente até ter certeza de qual o melhor modelo a ser adotado.

Quero terminar com uma reflexão adaptada do primeiro parágrafo que aparece no que é na minha humilde opinião um dos primeiros e melhores livros escritos sobre metodologia de solução de problemas:  o “ Discurso sobre o Método “ de René Descartes :

“... Penso que bom senso é a coisa mais bem distribuída que existe no mundo, pois jamais conheci alguém que julgasse que não o tivesse em quantidade suficiente ...”