Gestão Estratégica voltada ao BI (Business Intelligence)

Muito se fala de gestão estratégica, acompanhamento de indicadores, inteligência de dados para se destacar no mercado e alavancar os negócios, mas afinal, o que é tudo isso na prática?

Realmente faz-se necessário um planejamento estratégico? Isso não é uma perda de tempo desnecessária, ou coisa de empresa grande? Tem uma frase que gosto muito de citar “Quando não se sabe para onde vai, qualquer vento é favorável”.

Durante o percurso, a empresa pode tomar decisões que não serão benéficas para atingir seus objetivos, muito pelo contrário, muitas vezes serão dispendidos recursos e energia em projetos que não contribuem em nada com as metas, desperdiçando tempo e dinheiro precioso.

Diante disso tudo, vamos primeiramente esclarecer alguns conceitos, para que possamos ter maior clareza do todo e das ações pertinentes.

Plano Estratégico => é o ato de organizar as ideias de forma otimizada, para alcançar um determinado objetivo.

Gestão Estratégica => é a administração da implantação do plano estratégico que contempla o que foi planejado e a análise dos resultados. Mais do que definir metas e objetivos, é alcança-los, realizando uma gestão eficiente e eficaz convergindo toda a organização no trabalho coeso, organizado e otimizado em seus processos.

Benefícios => foco nos processos relevantes, otimização dos recursos (financeiros e humanos), maior unidade entre as equipes, uma vez que cada um sabe seu papel na conquista dos objetivos e o interrelacionamento que existe entre as áreas.

Mas como garantir que o planejamento esteja adequado e seja implementado com qualidade e amplitude necessária, direcionando as ações efetivamente para as metas traçadas, sem perder o foco e as prioridades?

Inicialmente o planejamento deve estar adequado, aderente e realista ao seu negócio e mercado. É o que chamamos comumente de “pé no chão”. Para se ter um plano realmente aplicável, precisa sim entender o mercado em que sua empresa está inserida, conhecer o mínimo do comportamento dos seus clientes/consumidores, fornecedores e concorrentes, bem como identificar as virtudes e potencialidades da sua equipe, traçando metas e objetivos claros, mensuráveis e atingíveis.

No quesito atingíveis, as metas devem ter um equilíbrio entre relevantes e factíveis, ou seja, não adianta criar uma meta que seja simples o bastante apenas para cumpri-la, por vezes sem muito esforço, mas também ser extremamente arrojada que se torne inatingível. Isso sem falar em metas que não contribuem em nada com a meta planejada.

Outro fator preponderante para o sucesso, passa pelo acompanhamento contínuo dos resultados, ou metas parciais caso prefira, uma vez que pode ter havido algum equívoco na calibragem, ou ter ocorrido alguma mudança no mercado, que se diga de passagem é extremamente dinâmico. Também deve-se ter a coragem de realizar as mudanças necessárias durante o percurso. Novamente aqui reforço que a palavra mercado, tem abrangência tanto para clientes, colaboradores e concorrência.

Em se tratando de coragem, não nos referimos apenas a firmeza de espírito ou da questão meramente emocional, mas da utilização de critérios e ferramentas que permitam analisar informações relevantes, de forma ampla e com alto grau de assertividade, principalmente promovendo as mudanças que sejam necessárias para atingir o objetivo maior.

Chamo a atenção de que essas ações citadas, devem ser realizadas de forma contínua, e caso necessário, fora do período pré-agendado para análises e revisões, vide o exemplo da pandemia do COVID-19 que atravessamos no momento. Independente de existir uma programação na agenda corporativa, notamos claramente que vários comportamentos foram alterados literalmente da noite para o dia. Como resultado, somos notificados de negócios que simplesmente sucumbiram ou irão sucumbir, ou mesmo o “surgimento” de novas oportunidades e mercados criados pela transformação nos hábitos.

Resumidamente, essas são as fases para a criação de um plano estratégico.

• Diagnóstico => avaliar cenário atual e objetivos, mapear aspectos internos e externos e competências internas para o atingimento das metas.
• Planejamento e Idealização => formulação das metas e objetivos estratégicos, bem como os indicadores de desempenho de acompanhamento.
• Implementação => compartilhamento e implementação das metas e objetivos definidos, para toda a organização, desmembrando os indicadores de desempenho para cada processo.
• Acompanhamento e Revisões => implementação de ferramentas para acompanhamento das métricas associadas aos indicadores de desempenho, bem como a análise de causa e efeito, para possíveis ajustes do plano estratégico.

Gestão estratégica baseada em dados

Outro fator percebido está relacionado ao índice de sucesso e assertividade no acompanhamento e tomada de decisões pelos executivos das companhias. Nota-se que as empresas que tem o direcionamento voltado a cultura de análise e transformação de dados, atingem melhores resultados e sucesso, uma vez que partem de análises mais precisas, baseadas na análise de dados históricos e não apenas suposições e feeling. Contudo, muitas têm dificuldades para fazer essa implementação, principalmente por não saber quais métricas e KPIs usar.

Entenda-se por métricas, todas as informações que podem ser obtidas ou mensuradas em relação ao negócio, já os indicadores, quantificam a performance, conforme as metas definidas.

O grande desafio é entender se os dados estão adequadamente armazenados e a disposição, para na sequencia, extrair dentre eles, as informações realmente pertinentes para entendimento de situações que ocorreram em um momento passado até o atual, bem como permitir a realização de simulações e tendências futuras, o que é conhecido como análise preditiva.

Esse armazenamento passa por um aprofundamento do negócio e auxílio de profissionais capacitados, para definir quais dados são realmente relevantes para acompanhamento e direcionamento do foco e recursos.

Quanto as ferramentas de BI, que auxiliarão na “interpretação” e visualização das informação, podemos citar várias delas que atuam nesse sentido, onde muitas já trazem embarcadas o conceito de self service BI, ou seja, a própria área de negócios trabalhando as suas informações e gerando seus próprios dashboards, como o Microsoft Power BI, Tableau, Qlik View, dentre outras. Não é nosso objetivo aqui nos aprofundar na questão das ferramentas, pois esse tema é extenso e requer uma publicação própria, onde também abordaremos o conceito de análise preditiva, através da aplicação de modelos matemáticos e estatísticos, mas por hora, deve-se levar em consideração, que para se implementar uma ferramenta dessas, faz-se necessário que os dados estejam armazenados, disponíveis e se tenha claro onde se quer chegar.

Finalizando, ressalto que não menos importante do que tudo que falamos até aqui, não se pode negligenciar o alinhamento de toda a estrutura organizacional para com o plano estratégico. O ideal é inserir os colaboradores desde a etapa de idealização e definição das metas, indicadores de medição e definição dos projetos estratégicos que serão trabalhados durante o período. Essa atitude certamente gerará comprometimento e engajamento em todo o trajeto de implementação e acompanhamento do plano.

Em mais uma das suas frases célebres, Peter Drucker cita que “Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com um futuro de decisões presentes”.