Trabalhos a distância: Aplicação e Gestão

Nesse post iremos tratar do tema trabalho a distância, no que tange o trabalho em home office, lembrando que atualmente, já se aplica essa modalidade em vários segmentos e para vários profissionais como agentes comerciais, técnicos de campo, vendedores em geral e muitos outros.

Em se tratando de home office, ou até de pequenos escritórios, várias empresas ao redor do planeta já se utilizam dessa prática, pois além de ser uma excelente estratégia na redução de custos, também garante maior eficiência, bem-estar dos colaboradores, expansão dos negócios, bem como a preservação da cultura local, por vezes aplicada aos clientes finais.

No que tange a redução de custos, podemos citar algumas como a eliminação da necessidade de grandes locais físicos, redução dos pagamentos de benefícios como transporte, vales, bom como a redução dos custos operacionais totais ou parciais.

Na linha da implementação, a tecnologia é uma aliada imprescindível, porém alguns outros pontos devem ser considerados, como a revisão e adaptação da cultura da companhia, critérios de acompanhamento, gestão por produtividade e não por carga horária, indicadores de desempenho e performance, dentre outras.

A seguir destacamos pontos importantes, que podem designar o sucesso ou fracasso na implementação de trabalhos com essa característica.

Definição e Alinhamento das tarefas e processos

O ponto mais relevante do trabalho está baseado na transparência, confiança, autonomia e acompanhamento, que são os alicerces de uma excelente gestão de pessoas, principalmente à distância.

A definição e alinhamento dos objetivos, projetos e atividades é a função mais básica a ser realizada por um gestor de pessoas, processos e projetos, contudo esse tipo de gerenciamento traz uma complexidade maior do que para os trabalhos in loco nas empresas, uma vez que as pessoas não estão fisicamente próximas, o processo de comunicação passa a ter uma relevância muito maior do que normalmente se é necessária.

No caso do gerenciamento de projetos, deve-se garantir que a equipe tenha clareza das políticas, procedimentos, processos, prazos, escopo, disponibilidade, expectativas e principalmente no que tange a conclusão das tarefas propostas.

Como ponto de atenção, destaco que a questão de ter colaboradores em vários localidades, não é um problema por si só, porém vale a atenção em se rever a matriz SWAT, principalmente para garantir que alguma fraqueza identificada, não seja potencializada nesse momento de home office.

Planejamento consistente

A essência do home office com equipes multidisciplinares, para por um planejamento detalhado, tanto em relação as atividades que serão desenvolvidas, quanto a forma de trabalho provendo a mitigação de riscos,  problemas, imprevistos, ou até paralizações nas atividades, por vezes ocorrida pela simples ausência de um diretriz clara ou falta de autonomia na aplicação de soluções.

 Rotina pré-estabelecida

O destaque desse tópico é a confusão entre flexibilidade e gestão por entrega, contra o não estabelecimento de uma rotina, que respeitada, seguida, compartilhada e controlada, gera organização e essa contribui para o atingimento dos objetivos.

Toda rotina deve ser aplicada de forma inteligente e prática, focando sempre na entrega almejada, lembrando que, embora o trabalho pareça ser individual, existem outras pessoal conectadas e realizando atividades complementares ou correlatas, de forma conjunta e compartilhada, para o atingimento maior de um bem comum.

 Utilizando a Tecnologia

Antes mesmo de iniciar os trabalhos a distância, verifique quais ferramentas serão mais adequadas para o contato com a equipe, como é realizada a conexão de cada um remotamente, etc., permitindo que seja algum gargalo que precise ser direcionado antecipadamente.

Dentre as ferramentas existentes no mercado, que se prezam a auxiliar na realização e acompanhamento das atividades da equipe, sugerimos como principais, aquelas que promoverão videoconferências e troca rápida de mensagens entre a equipe, garantindo que nenhuma atividade ou situação, venha ser negligenciada pelo simples fato da falta de uma comunicação efetiva, ou perda do time adequado.

Analise também ferramentas de compartilhamento de documentos, resultados, indicadores, dashboards de desempenho, onde todos possam ter acesso e verificar periodicamente, sem a necessidade de inúmeras reuniões, o andamento das atividades e atingimento de metas pessoais, da equipe e da empresa.

 Comunicação

Para haver a comunicação efetiva, eficiente e eficaz, precisa inicialmente que exista a disponibilidade das pessoas, no momento adequado, com objetividade e atenção nos assuntos que serão tratados.

O excesso de comunicados, reuniões, cobranças, ou até mesmo o micro gerenciamento, pode ser entendido como um processo de deterioração da confiança e/ou autonomia do colaborador.

Por outro lado, falta de comunicação, também pode ser notado como falta de atenção, apoio e até mesmo como descaso com o indivíduo, levando a quebra do vínculo com a empresa, equipe ou seu líder, podendo causar prejuízos para com e objetivos da empresa.

O equilíbrio da comunicação eficaz, está na arte de se acompanhar as pessoas e as atividades, garantindo que os objetivos do projeto não serão desviados e se esteja cumprindo os requisitos propostos, onde cada encontro seja muito bem pautado nos assuntos que serão abordados, que todos possam participar de forma igualitária e dentro dos tempos estabelecidos.

Realização periódica de reuniões ou encontros

Mesmo que tudo esteja sendo medido, acompanhado e funcionando conforme o planejado, é de suma importância que o gestor promova periodicamente, momentos de engajamento conjunto com a equipe, pois esses encontros promovem o fortalecimento dos laços entre as equipes, a aproximação entre os colaboradores, garantindo a relação transparente e real, mesmo em um ambiente virtual.

Esses encontros virtuais, devem alternar conteúdos de trabalho, tarefas, entregas, status, bem como momentos de descontração, onde todos possam expressar seus sentimentos e anseios, permitindo assim, que o gestor possa avaliar o “bem-estar” da equipe, identificando algum possível ponto a ser tratado individual ou coletivamente.

Outra questão importante, trata da organização das reuniões, que precisam ter uma pauta bem clara, uma organização adequada e que cumpra com o tempo estabelecido da mesma, pois contrariamente a isso, as reuniões tendem a não atingir seus objetivos, dispersam, ou até mesmo desmotivam as pessoas a participar das mesmas.

Considerações Finais

Voltando o foco para as pessoas, devemos ter em mente que algumas tendem a trabalhar melhor remotamente, de forma organizada, orientada, concentrada e que são autodisciplinadas, simplesmente por estarem em seus lares, eliminando o estresse do deslocamento, além de realizarem jornadas de trabalho, que quase sempre, excedem as 8h diárias, porém várias delas também apresentam o comportamento totalmente oposto, onde o gestor deve ser capaz de identificar, em cada colaborador, em qual dos grupos ele se encontra e ajustar sua forma de gestão, individualizada, garantindo o melhor retorno e resultados individuais e do grupo, sem aplicar um controle excessivo que pode ser prejudicial e desagregador.