Google Ventures Design Sprint
Roberto Rubinick Junior
Diretor de Desenvolvimento de Software | CTO | Gerente de Projetos | Agile Master | Tecnologia | Desenvolvimento de Software | PMP | Cobit | PSM I | Kanban | Mgmt 3.0
Você faz parte de uma equipe que está desenvolvendo um novo produto e não quer se arriscar com altos investimentos antes de validar a idéia? Precisa acelerar seus projetos em estágio inicial de desenvolvimento e obter respostas a necessidades de negócio ou de seus clientes? Deseja verificar a reação dos potenciais usuários e vislumbrar o estado futuro de um produto?
Visando agilizar o trabalho de design e validar negócios antes de investir uma grande quantidade de tempo e dinheiro, a Google Ventures, uma divisão da Google, criou o Design Sprint, um processo de 5 dias de duração, com passos sequenciais e bem definidos, através de atividades colaborativas de criação, desenho, prototipagem e teste de idéias. O objetivo é reunir conhecimento, informações e conceitos que estão distribuídos na cabeça das pessoas e trazer para o grupo, criando ao final uma solução rápida e efetiva para a necessidade de negócio.
A grande vantagem
Permite a validação de uma idéia em um prazo de 5 dias, ao invés de esperar algumas semanas ou meses até liberar um MVP (Minimum Viable Product). O desenho abaixo ilustra essa abordagem de aceleração de idéias e aprendizado.
Principais aplicações
O Design Sprint atua principalmente na concepção e início de projetos, mas pode ser repetido ao longo de desenvolvimento para rever e detalhar entregas dos projetos de forma rápida e objetiva. Por isso, ele traz grandes vantagens quando aplicado a:
O Processo
Antes de iniciar, garanta que os materiais, locais e pessoas estão disponíveis para as sessões.
Materiais necessários
👉 Dica importante: se possível, reserve uma sala exclusiva, na qual os post-its não serão retirados os e desenhos nos quadros não serão apagados durante os 5 dias.
Participantes
👉 Dicas importantes:
1. Dificilmente o CEO poderá estar presente em todas as sessões. A maioria dos passos pode ser feita sem a presença dele, exceto nos momentos de estudo do problema e tomadas de decisão. Por isso, é importante mantê-lo por perto e garantir sua presença no mínimo nos dias 1 e 3.
2. Manter o senso de urgência em todo o processo e garantir que os passos sejam seguidos sem paradas ou atrasos é crucial para o sucesso.
3. Garantir que o conhecimento seja trazido individualmente das pessoas, reservando um tempo para que cada pessoa escreva suas idéias sem restrições.
4. Garantir que comprometimento e consenso sejam obtidos coletivamente, através de discussões com um tempo fixo para cada participante se pronunciar e sem restrições.
5. Em caso de divergência de idéias, passar a decisão para o CEO dono do negócio e tomador da decisão, não permitindo que a sessão atrase.
Preparação - Antes de começar
O processo não precisa ser perfeito, mas precisa ser rápido e constante. Comece escolhendo um problema, necessidade ou idéia a ser validada: tem que ser algo importante!
Garanta que as pessoas certas estarão presentes e divulgue o problema, necessidade ou idéia para elas. Reserve o local e bloqueie a agenda dos participantes: o comprometimento absoluto de todos é muito importante.
Não esqueça dos materiais necessários e explique o processo de Design Sprint para todos os participantes, o objetivo de cada sessão e como as sessões vão funcionar a cada dia.
Dia 1 – Segunda-feira: Entender
O objetivo no primeiro dia é mapear o problema e escolher um ponto importante a ser resolvido.
Checklist:
1. Escrever o checklist do dia no quadro branco.
2. Fazer uma apresentação rápida dos participantes.
3. Descrever rapidamente o processo de Design Sprint.
4. Definir o objetivo de longo prazo:
5. Listar as principais preocupações e perguntas sobre o projeto: qualquer problema, desafio ou obstáculo que possa atrapalhar ou impedir o produto de ser entregue.
6. Desenhar o mapa do produto:
7. Fazer perguntas aos donos do negócio:
◦ Oportunidades de negócio: o CEO ou Product Owner descreve as oportunidades de negócio e do mercado.
◦ Demonstração rápida: olhar os produtos concorrentes do mesmo mercado ou de diferentes mercados que tenham um problema parecido.
◦ Voz do cliente: desenhar e analisar a interface do produto atual e passar por elas como um usuário faria.
◦ Métricas de sucesso: definir como medir o sucesso do design.
◦ Dados de pesquisa atuais: se dados de pesquisa dos usuários e do produto estiverem disponíveis, tais como taxas de conversão, motivos de interrupções e desistências de uso, principais reclamações, sugestões, elogios e dúvidas, estes devem ser utilizados na análise do problema.
◦ Opiniões dos usuários: entrevistas com usuários ou pessoal que presta e serviço aos clientes.
8. Coletar anotações sobre “How Might We”:
9. Fazer a votação de notas
10. Selecionar o problema alvo
👉 Dicas importantes:
1. Listar os riscos, desafios, obstáculos e preocupações que o projeto pode encontrar no caminho até o objetivo.
2. Listar as ações a ser tomadas desde o início até a realização do objetivo.
3. Evitar debates longos. Neste caso, peça para o CEO tomar uma decisão.
4. Evitar propor soluções. Este passo é dedicado ao entendimento do problema.
Dia 2 – Terça-feira: Divergir
O objetivo no segundo dia é propor soluções de forma democrática
Nesta sessão, você vai listar rapidamente o maior número possível de soluções, reservando um tempo individual para que cada pessoa elabore suas ideias, promovendo uma discussão coletiva para alinhamento do entendimento, e selecionando e priorizando as 8 melhores propostas.
Checklist:
1. Comçar com uma demonstração rápida: olhar os produtos concorrentes do mesmo mercado ou de diferentes mercados que tenham um problema parecido. Reserve náximo 5 minutos por demo. Uma pessoa acessa a internet e mostra idéias de produtos concorrentes e outra pessoa faz anotações importantes resumindo cada uma no quadro branco.
2. Dividir os pedaços do mapa em grupos de participantes, e cada grupo deve trabalhar em idéias no pedaço selecionado.
3. Pedir para os participantes fazeemr rascunhos individuais: cada participante deve escrever suas idéias individualmente, em silêncio.
4. Coletar os rascunhos em 4 passos:
5. Dobrar os rascunhos de cada participante e guardar para análise e seleção no dia seguinte.
6. Exemplos de soluções:
7. Neste dia também deve ser planejada a entrevista com os usuários que acontecerá no último dia do Sprint.
👉 Dicas importantes:
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1. Cada rascunho de idéia de solução deve ser o mais concreto possível. Evitar idéias abstratas.
2. As anotações devem ser simples e claras o suficiente para serem entendidas pelo grupo.
Dia 3 – Quarta-feira: Decidir
O objetivo no terceiro dia é decidir qual solução será adotada e transformar as idéias em uma hipótese testável
Nesta sessão, o grupo irá escolher a melhor solução, desenhar um mapa de jornada do usuário, entender sentimentos, necessidades, ações, dores e ganhos dos usuários
Checklist:
1. Dispor as soluções no quadro branco de forma que todos possam visualizar com clareza.
2. Pedir para cada participante votar nas soluções que considera as melhores. Nesta votação, cada participante pode colocar de 1 a 3 votos em cada solução escolhida. Para isso, podem ser usadas canetas de escrita grossa com cores diferentes.
3. Discutir rapidamente cada solução entre as mais votadas. Destacar os pontos importantes, vantagens e desvantagens de cada uma. Confirmar o entendimento com todos.
4. Cada participante deve selecionar 1 solução preferida e marcar a mesma, todos ao mesmo tempo.
5. Usar o supervoto, no qual o CEO tomador de decisão tem o poder de votar em 1 a 3 soluções e estas serão escolhidas para seguir no processo.
6. Separar as soluções escolhidas das soluções que podem ser implementadas posteriormente (backlog).
7. Decidir se as soluções vencedoras podem ser resolvidas com apenas 1 protótipo ou se demandarão conjuntos com mais protótipos.
8. Em caso de mais de uma solução vencedora, repetir a votação com quaisquer novas idéias e sempre repetindo a discussão sobre vantagens e desvantagens. Novamente, o CEO tomador de decisão pode escolher uma única solução que será a vencedora.
9. Desenhar um Storyboard para a Jornada do Usuário (User Story).
👉 Dicas importantes:
1. Evitar idéias abstratas.
2. Evitar perder energias neste passo. Se decisões difíceis e longos debates se apresentarem, pedir por uma decisão rápida do CEO tomador de decisão.
3. Aceitar o fato de trabalhar com as informações disponíveis no momento, tendo consciência que podem estar incompletas.
4. Não ter receio de assumir riscos nesta fase do processo.
Dia 4 – Quinta-feira: Prototipar
O objetivo neste quarto dia é criar um protótipo de alta fidelidade
O grupo irá trabalhar em atividades distribuídas para seus integrantes com o propósito de construir rapidamente um protótipo básico e simples a ser mostrado para os usuários.
Checklist:
1. Selecionar as ferramentas que serão utilizadas para prototipar.
2. Dividir as responsabilidades e garantir que todos estejam de acordo e confortáveis com suas tarefas. Recomenda-se que o grupo tenha os seguintes papéis:
3. Determinar o prazo para as tarefas de prototipação.
4. Trabalhar nas atividades de prototipação. Definir marcos de tempo para acompanhar como cada pessoa está progredindo e validar o progresso.
5. Fazer testes com o protótipo, demonstrando para todos no grupo e validando suas funções. Este passo deve ocorrer na metade do período da tarde.
6. Fazer correções se necessário.
7. Integrar as partes do protótipo e garantir que o modelo alcança o seu objetivo. O protótipo deve parecer real e ser simples o suficiente para validar a idéia do produto com os usuários.
8. Preparar o roteiro para a entrevista com os usuários no dia seguinte.
👉 Dicas importantes:
1. Esclarecer quem faz cada parte do protótipo, durante quanto tempo e evitar perder o foco no objetivo do dia.
2. Selecionar ferramentas de prototipação simples, básicas, flexíveis, e com as quais a equipe que irá prototipar já esteja habituada, para produzir rapidamente um modelo que possa ser testado pelos usuários.
3. Se necessário, adotar o princípio “Dividir para conquistar” para prototipar cenas menores da história do usuário de forma mais simples e objetiva e, ao final dos trabalhos, juntar tudo no protótipo.
4. O protótipo deve ter escopo e qualidade suficientes para capturar reações honestas dos usuários no dia seguinte. Evitar exageros, pois ele poderá ser dispensado ao final do processo.
Dia 5 – Sexta-feira: Validar
O objetivo no último dia é testar o protótipo com os usuários e registrar conclusões
O grupo irá demonstrar o protótipo para os usuários e registrar suas reações e opiniões, aprender o que funcionará e o que não funcionará quando for trabalhar no desenvolvimento do projeto.
Até o momento, uma equipe dedicada trabalhou no entendimento dos problemas, produziu idéias de solução, escolheu uma solução e criou um protótipo. Agora chegou o momento de mostrar para os usuários e entender como eles reagem, além de ter clareza sobre os próximos passos a ser tomados para o projeto.
Checklist:
1. Reservar 2 salas: 1 para as entrevistas com usuários e outra para a equipe acompanhar o andamento das entrevistas e registrar as reações dos usuários. Utilizar as ferramentas e equipamentos necessários, como câmera de video, microfones, software de gravação, bloco de anotações, etc.
2. Configurar o software de video streaming, para que a equipe possa acompanhar as entrevistas com boa qualidade de video e som.
3. Receber amigavelmente os usuários e garantir que eles se sintam confortáveis com o ambiente.
4. Explicar aos usuários que o feedback deles sobre o produto é a parte mais importante da entrevista.
5. Começar fazendo perguntas mais simples, como amenidades, para o usuário se sentir mais à vontade com o assunto, e em seguida passar a fazer perguntas mais diretas sobre o contexto do produto.
6. Apresentar o protótipo. Neste momento, deixar claro que se trata de um modelo simples, e que pode ou não funcionar perfeitamente.
7. Deixar claro que o usuário não está sendo testado.
8. Pedir para o usuário se expressar em voz alta toda vez que tiver qualquer reação ou opinião sobre o protótipo.
9. Assitir ao usuário experimentar o protótipo. De vez em quando, reforçar a necessidade de expressão das reações e opiniões.
10. Fazer perguntas abertas para o usuário.
11. A equipe deve registrar tudo o que considerar importante enquanto assiste as entrevistas. Para ajudar nesta tarefa, desenhar um grid no quadro branco, com uma coluna para cada usuário e uma linha para cada seção ou tema do protótipo. Identificar resultados positivos e negativos.
12. Ao final da entrevista, pedir para o usuário resumir suas opiniões e justificar suas respostas.
13. Ao final das entrevistas com todos os usuários e com todas as anotações em mãos, fazer uma sessão de discussão com a equipe sobre os registros e resultados. Procurar por padrões e separar em pontos positivos, negativos e neutros.
14. Revisar o objetivo do projeto e comparar com os padrões observados. Anotar as conclusões e próximos passos para o projeto.
👉 Dicas importantes:
1. Sempre manter o foco no conforto do usuário. Mantenha uma atitude positiva e aberta.
2. Fazer perguntas abertas, usando os termos “O Que, Qual, Quem, Onde, Como e Quando”. Evitar perguntas fechadas que levem a respostas do tipo “Sim ou Não” ou de múltipla escolha.
3. Ao fazer perguntas, de vez em quando, quebre o ritmo e faça um silêncio, esperando que o usuário complete a questão do ponto de vista dele. Isso ajuda a encorajar respostas mais espontâneas.
4. Manter-se constantemente curioso e interessado pelas reações e comentários dos usuários.
5. É recomendável fazer pelo menos 5 entrevistas, para que os padrões e problemas potenciais possam ser observados com clareza.
Resumo
Abaixo temos um resumo do que acontece a cada dia do Design Sprint, com estimativa de tempo de cada atividade, ações para preparação e principais funções no grupo: