IMPLANTAR ERP , TÃO FÁCIL QUANTO . . . [...]

Tão polêmico o título quanto a escolha do produto diante de tantas opções no mercado e a realização em implantar sistemas, venho publicar e compartilhar uma realidade que acompanho pelo terceiro ano consecutivo. É aquele amigo, conhecido ou cliente que fez tudo sem sua opinião ou acompanhamento e do nada te chama para prosperar um milagre que traga resultados em alguns dias, como se eu fosse o salvador ou a chave em resolver os problemas. Não se iluda, porque o buraco é maior que imagina e a profundidade depende de uma minuciosa e fria análise.

Se há 10 anos atrás quem não tinha implantado um ERP em sua empresa já estava atrasado, imagine nesse momento atual. Chega final de ano bate o desespero:

• Dois anos e nada funciona como previsto
• Era para estar rodando em um ano
• Não me adapto com esse relatório do novo sistema
• Fulano prometeu, e bla bla bla

Nesse tópico estaremos resumindo ao máximo o processo, para não ficar uma leitura cansativa.

Por mais que sigam a risca as regras desde a aquisição, preparação e implantação, sempre existem os fantasmas ocultos ( aqueles que ninguém cita no levantamento) , “como eu fazia era mais rápido”, “não gostei disso / não gostei daquilo” , “não tem tal relatório” , e assim vai e vem as reclamações.

Quando uma empresa adquirir um ERP, ela tem que ter em mente que tudo irá mudar, pois a empresa entrará na rotina das melhores práticas do mercado aplicados no ERP e isso deve revisar a rotina de trabalho, pois o “input” das informações devem ser respeitados para o devido bom funcionamento do ERP.

“- Ahhh, mas antes eu não precisava fazer isso ou aquilo”.   

Pois é, mas agora terá que fazer. A alta direção e colaboradores devem estar ciente da importância do input correto de dados, vivemos na era digital é de suma importância que as informações estejam corretas no sistema para serem gerenciadas por novas camadas nos softwares de decisão, análise e etc.   

E quando falamos em input correto, alerto o perigo em aplicar “carga de tabelas” para agilizar os mesmos, a preguiça e confiabilidade do responsável da conferência tem que estar “identificado”, sempre aparece algum problema e muitos não assumem a responsabilidade.   

Implantar o ERP é ter a estrutura funcional do sistema operando 100% sem interferências por falta de informação ou inconsistência da mesma.   

Após essa fase, estando tudo funcional, podemos entrar com as camadas de relatórios personalizados, BI, Interfaces de automação e etc.   

Parece tudo muito fácil descrevendo, porém é imprescindível avaliar a grandeza de suas informações, da estrutura e a capacidade de sua equipe.   

Muitas implantações não dão certo ou não atingem seu grau de satisfação por diversos motivos, porém os mais comuns são:   

• Ter ciência do Valor que será investido, para não parar pelo caminho   
• Virtualização dos servidores, fazer ou não fazer eis a decisão   
• “CASES NÃO SUCEDIDOS, podem dar um alerta e lição aprendida, antecipando os erros a não cometer   
• Resistência , colaboradores preferem manter a rotina anterior , tudo que é novo assusta.   
• Ego / Centralização, no momento que entra um ERP, acaba a centralização de informações e isso fere alguns colaboradores
• Transparência, o ERP começa a conflitar resultados apresentados com novos e reais resultados e isso gera conflitos.
• Alta rotatividade das pessoas envolvidas no projeto, isso causa perda de conhecimento da equipe e atrasa com o treinamento de novos colaboradores.
• Má gestão das features solicitadas, criando trabalho que não agrega valor ao dia a dia.
• ...entre tantas mil outras possibilidades.  

Para aqueles que já devem ter escutado; “Essa informação não pode aparecer no relatório”, ALERTA, PERIGO!!

Pode ter ocorrido uma falha no levantamento lá no início, mas com certeza será conflitado no “antes / depois “. Para esse tratamento, sugiro que a informação seja eliminada no relatório. O input deve ser mantido sempre saudável, até pela preservação de dados, integridade da informação e transparência. Se a alta direção, diretor ou gerente tem esse pensamento ainda de exclusão ou alteração da informação, vamos deixar claro que as auditorias estão ficando cada vez mais automatizadas e isso em breve não resolverá acobertar a realidade.

É melhor cobrar pela informação saudável do que arcar com o prejuízo da mesma e conviver com uma falsa realidade.

Abaixo algumas dicas para que os riscos sejam reduzidos em sua implantação:   

• Reuniões diárias e rápidas ( objetivos, metas, progresso, conflitos, colaboradores, lista de alerta)   
• Deixar de forma visível e clara os pontos que estão sendo trabalhados no projeto.
• Dar segunda chance a colaborador, pode ser uma faca de dois gumes, se faz necessário o corte de colaboradores ao primeiro sinal de boicote ou resistência , o colaborador de duas caras (apoia e reluta a implantação)
• A Alta Direção sabe o valor, porém deve estar envolvida em cobrar responsabilidades e ser neutra seja por amizade ou profissionalismo, afinal amizade é amizade , negócios a parte.   
• Prorrogar a vida de um software ou sistema antigo que o ERP vem a substituir pode ser o fracasso da implantação do ERP, se ele está sendo substituído, porque preservar?   

Por esses anos em campo, posso afirmar que há empresas sem condições financeiras em abraçar um sistema ERP de ponta, mas na prática fazem o seu melhor, com input de qualidade e pensamento de empresa multinacional.

O tema é polêmico, não agrada a todos e dá uma extensão de tópicos para poder se aprofundar. Para aqueles que acreditam que não existem esses problemas, não conviveram com a realidade que o mercado tem em seus mais diversos segmentos. Claro que não devemos generalizar, e sim sermos realistas.

O ano passa, a tecnologia tem sua evolução, os problemas no geral são sempre os mesmo .

Edson Franca Francisco – Engenharia de Produto

Gabriel Rodrigues Francisco – Desenvolvedor de Software

Ivonete Vieira – Analista do SGQ e Auditora de Processo