A Importância da comunicação nas empresas

Desafios e estratégias para um ambiente colaborativo

A comunicação eficaz desempenha um papel central no sucesso das empresas e se feita de maneira sólida resulta em maior engajamento dos funcionários, aumento da produtividade, satisfação no trabalho e menor rotatividade. 

Empresas com uma comunicação interna eficaz têm vantagens competitivas significativas. Estudos demonstram que uma comunicação clara e aberta facilita o alinhamento de metas, fortalece a cultura organizacional e promove um ambiente de trabalho saudável e colaborativo. De acordo com a Towers Watson, empresas com alta eficácia de comunicação tiveram um retorno de ações 47% maior nos últimos cinco anos em comparação com aquelas com comunicação ineficaz.

Principais problemas de comunicação nas empresas

Embora a comunicação seja essencial, muitas organizações enfrentam desafios muito comuns nessa área como: falta de clareza, ruídos na comunicação, excesso de comunicação, informações não compartilhadas adequadamente, dificuldade para se comunicar com a base de colaboradores da camada mais operacional e barreiras hierárquicas na comunicação.

Para demonstrar o tamanho desse problema, uma pesquisa do Project Management Institute (PMI) revelou que falhas de comunicação são responsáveis por 25% dos atrasos em projetos. Isso destaca a necessidade de abordar esses problemas de maneira proativa para evitar consequências indesejadas.

O que não é um problema quando se trata de comunicação nas empresas

Com certeza o menor dos problemas do comunicador em uma empresa é a falta do que falar. Sempre existe uma fila de assuntos, diversos temas, solicitações de diversas áreas na fila para serem entregues aos colaboradores. E a questão é, justamente, a forma de filtrar, agrupar e segmentar o envio de todas essas mensagens.

Causas raiz e variações de dificuldades de comunicação

Embora os problemas de comunicação variem de empresa para empresa, algumas causas raiz são comuns em todos os segmentos, entre elas estão a falta de clareza na definição de papéis e responsabilidades, falhas na comunicação ascendente (colaborador - liderança), descendente (liderança - colaborador) ou lateral (entre setores), sobrecarga de informações, falta de habilidades de comunicação adequadas e cultura organizacional que não valoriza a comunicação eficaz.

De acordo com uma pesquisa da Gallup, 70% dos problemas de produtividade no local de trabalho estão relacionados à comunicação ineficaz e esses dados só reforçam a importância de identificar e abordar as causas subjacentes desses problemas.

Estratégias para melhorar a comunicação interna nas empresas

Para melhorar a comunicação interna, devemos considerar diversas perspectivas: a do indivíduo, do gestor, da equipe e da empresa como um todo.

Do ponto de vista do indivíduo, é essencial desenvolver habilidades de comunicação. Isso inclui ouvir ativamente, fazer perguntas claras, expressar ideias de forma concisa e buscar oportunidades para praticar a comunicação não violenta. Além disso, é importante estar aberto ao feedback e aprender com ele, ajustando a abordagem de comunicação conforme necessário. Construir relacionamentos interpessoais sólidos também é fundamental, pois a confiança e a empatia são alicerces para uma comunicação eficaz.

Do ponto de vista do gestor, estabelecer uma cultura de comunicação aberta é primordial. Isso pode ser feito incentivando a troca de ideias, o compartilhamento de informações e fornecendo diretrizes claras sobre a comunicação interna. Criar canais eficientes para a comunicação, promover a transparência e fornecer feedback regular aos membros da equipe são práticas que contribuem para uma comunicação eficaz e fortalecem o ambiente de trabalho.

Do ponto de vista da equipe, a promoção da colaboração e da comunicação entre os membros é essencial. Isso pode ser alcançado através de reuniões regulares, compartilhamento de conhecimento e brainstorming conjunto. O uso de ferramentas e tecnologias apropriadas para facilitar a comunicação e a colaboração também pode ser benéfico, como plataformas de mensagens instantâneas ou sistemas de gerenciamento de projetos. Além disso, estabelecer normas claras de comunicação, como prazos para responder a e-mails e expectativas de disponibilidade, ajuda a manter a fluidez das informações.

Do ponto de vista da empresa, é fundamental investir em programas de treinamento e desenvolvimento para aprimorar as habilidades de comunicação de todos os funcionários. Além disso, criar canais formais de comunicação, permite o compartilhamento de informações importantes com toda a organização de forma coesa e eficiente. Incentivar a comunicação multidirecional e promover a participação e o envolvimento de todos os níveis hierárquicos também são estratégias eficazes.

E por último, se apoiar em dados para fazer a gestão de uma comunicação em constante evolução é uma das grandes tendências desse ano.