A Importância do Monitoramento, Medição, Análise e Avaliação na Gestão de Compliance segundo a ISO 37.301

Introdução

A ISO 37.301 é uma norma internacional que estabelece diretrizes para a implementação de um sistema de gestão de compliance eficaz. Um dos capítulos cruciais desta norma é o Capítulo 9, que trata da Avaliação de Desempenho, com foco específico em "Monitoramento, Medição, Análise e Avaliação". Este artigo explorará detalhadamente as práticas recomendadas nesse capítulo, destacando a importância de cada elemento na manutenção e melhoria contínua do sistema de gestão de compliance.

Monitoramento e Medição no Sistema de Gestão de Compliance

A ISO 37.301 enfatiza a necessidade de as organizações monitorarem e medirem o desempenho de seus sistemas de gestão de compliance. O monitoramento refere-se ao processo de determinação do status de um sistema, atividade, produto ou serviço, geralmente por meio da coleta de informações e supervisão contínua. Já a medição envolve a quantificação de dados específicos, como o número de funcionários que receberam treinamento em compliance.

Por exemplo, enquanto a medição pode determinar quantos funcionários foram treinados em compliance, o monitoramento avalia a eficácia desse treinamento. A norma exige que as organizações documentem as informações resultantes dessas atividades e que esses dados sejam posteriormente analisados e avaliados para fornecer uma visão clara do desempenho de compliance da empresa.

Análise e Avaliação dos Dados Coletados

Após a coleta de dados por meio do monitoramento e da medição, a ISO 37.301 instrui que essas informações sejam analisadas e avaliadas. A análise dos dados permite à organização identificar tendências, problemas recorrentes e áreas de risco. A avaliação, por sua vez, consiste em interpretar os resultados da análise para tomar decisões informadas sobre ações corretivas e melhorias no sistema de gestão de compliance.

Desenvolvimento de Indicadores de Desempenho

A norma sugere que as organizações desenvolvam indicadores-chave de desempenho (KPIs) relacionados à compliance, que ajudem a medir o progresso em relação aos objetivos de compliance estabelecidos. Esses indicadores devem ser relevantes para os riscos de compliance da organização e podem incluir métricas como a porcentagem de funcionários que completaram o treinamento em compliance, a frequência de contatos com reguladores e o tempo médio para corrigir uma situação de não compliance.

A escolha dos indicadores adequados depende do contexto específico da organização e pode evoluir à medida que o sistema de gestão de compliance amadurece.

Relatórios de Compliance e Registro de Dados

A ISO 37.301 destaca a importância de processos robustos para a geração de relatórios de compliance. Esses relatórios devem ser precisos e completos, abordando aspectos como falhas de controle, situações de não compliance e ações corretivas tomadas. A norma também exige que as informações sejam protegidas contra alterações e que os relatórios sejam armazenados de maneira segura para garantir sua integridade e acessibilidade.

Além dos relatórios, a manutenção de registros detalhados das atividades de compliance é crucial para monitorar o desempenho e demonstrar a eficácia do sistema de gestão de compliance.

Auditorias Internas e Revisão pela Gestão

As auditorias internas são uma ferramenta essencial para avaliar a compliance do sistema de gestão de compliance com os requisitos da ISO 37.301. A norma exige que as organizações realizem auditorias internas em intervalos planejados, considerando fatores como a importância dos processos auditados e os riscos de compliance associados.

A revisão pela gestão, outro elemento crítico, proporciona à alta direção a oportunidade de avaliar a adequação e a eficácia do sistema de gestão de compliance, garantindo que ele continue alinhado com os objetivos da organização e as mudanças no ambiente regulatório.

Conclusão

O Capítulo 9 da ISO 37.301 oferece um quadro estruturado para o monitoramento, medição, análise e avaliação do desempenho de compliance. Seguir essas diretrizes é essencial para que as organizações mantenham a eficácia de seus sistemas de gestão de compliance, permitindo não apenas a detecção precoce de problemas, mas também a implementação de melhorias contínuas que fortaleçam a compliance em longo prazo.