Informação Integrada ou Estragada: uma breve perspectiva [sem máscaras] sobre o assunto

No exato momento em que você dá a luz a um projeto, automaticamente, faz-se necessária a aplicação de seu conceito:

Projeto, é o conjunto de atividades que são desenvolvidas para alcançar uma entrega/objetivo comum.

Quando falamos em conjunto de atividades, logo, estamos falando de pessoas com expertises específicas, nos lugares específicos, que atenderão àquela demanda específica, contribuindo e tornando possível que a entrega/objetivo comum, seja alcançado. Ter as pessoas certas, nas posições certas, é fundamental para que a coisa toda funcione, porém, não vamos entrar nesse ponto neste artigo, pois não é o foco. Estamos partindo então, da premissa que de que você tenha as pessoas certas, nos lugares certos, para que esse 'filho' nasça, cresça e se desenvolva.

Quando começam os trabalhos de Definição e Organização, até a formalização do Encerramento do projeto, a informação precisa fluir livre, leve e solta, por todos os agentes de desenvolvimento. É imprescindível que ela [a informação], percorra os menores/mais rápidos caminhos, para que chegue nos vários destinos com qualidade suficiente para ser usada pelo outro integrante do time. É como uma passagem de bastão numa corrida de revezamento. Se a passagem do bastão não for 'perfeita', isso custará alguns segundos preciosos na linha de chegada. Na corrida dos projetos, significa que, se a informação possuir falhas de conteúdo ou não for passada no tempo e da forma certa, isso custará 'alguns segundos' fatais na entrega, seja por questões de custo, prazo ou até mesmo qualidade.

Integrar, é incluir [um elemento] num conjunto, formando um todo coerente.

O ponto central dessa rápida análise, está na Integração da informação. Este conceito é utilizado por muitos de uma forma genérica, desconexa, às vezes um tanto quanto... vazia! E isso, faz com que muitos 'pais' nem mesmo se atentem para o fato de que, a gestão de seus múltiplos projetos NÃO é integrada. Mas, os 'segundos perdidos' com a falta dessa constatação, podem custar muito caro no final.

Integrar a informação, é portanto, torná-la comum, para que o todo [a proposta do projeto], se mantenha coerente [atendendo as premissas das definições iniciais e do planejamento]. E isso só será possível, através de ferramentas que atendam [efetivamente] as necessidades e características inerentes ao seu projeto. Essas ferramentas, não são necessariamente um software, elas podem ser a definição de um simples procedimento, por exemplo.

Para auxiliar na compreensão, vamos pensar num Escritório de Projetos (PMO), que tem como definições intrínsecas ao seu negócio, entre outras, as seguintes características:

• Todos os projetos possuem alguma customização;
• Vários agentes [ou atores] trabalham simultaneamente com uma informação passada por um agente anterior;
• Uma única informação, faz o 'start' de várias outras atividades dentro do projeto;
• Informações levantadas na fase de Definição e Organização do projeto, serão a base para atividades com grande impacto no prazo e no custo do projeto [Ex. A definição de um equipamento, que precisa ser comprado e possui um longo prazo de entrega]; e
• Os agentes trabalham simultaneamente com mais de um projeto por vez.

Nenhuma dessas características é novidade para as empresas que atuam com múltiplos projetos. Porém, é comum perceber que muitas delas não conseguem, de fato, integrar as informações para obter um estreitamento no abismo do gráfico de Planejado vs Realizado. O conceito do princípio de Pareto [Princípio 80/20] faz muito sentido aqui, e deve ser levado em consideração, quando entendemos que, 80% de todo o seu esforço vai produzir apenas 20% de seus resultados. Sendo assim, invista mais tempo no planejamento de seu projeto, ou seja, faça uma realocação de seus esforços, direcionando eles para o planejamento, que envolve diretamente o desenvolvimento da forma com que você integra a informação em sua equipe. Avalie todas as iterações que serão necessárias, todos os envolvidos, as possíveis formas de aplicação da Integração de suas informações, afim de que, no momento da execução, tudo ocorra o mais próximo possível do que foi planejado.

Isso vai fazer com que os resultados sejam colhidos não apenas neste projeto, mas também [e principalmente] nos próximos, tornando natural a evolução de como a informação flui pelos corredores de sua equipe de revezamento, que vai tornar possível a busca pelo Ouro! A satisfação do seu cliente, bem como a proximidade do que foi realizado, com o que foi planejado no início da corrida, serão possíveis efetivamente.