As melhores práticas de um escritório de gerenciamento de projetos (EGP/PMO)

Um escritório de gerenciamento de projetos (EGP) ou "Project Management Office” (PMO) é uma unidade organizacional responsável por padronizar e otimizar a gestão de projetos em uma empresa ou organização. O objetivo principal de um EGP é aumentar a eficiência e a eficácia da gestão de projetos, garantindo a entrega de projetos dentro do prazo, do orçamento e da qualidade planejados. Para alcançar esse objetivo, existem algumas melhores práticas que um EGP deve seguir:

1. Estabeleça uma metodologia de gerenciamento de projetos

O uso de uma metodologia de gerenciamento de projetos é essencial para garantir que todos os projetos sejam executados de maneira eficiente e eficaz. Existem muitas metodologias de gerenciamento de projetos disponíveis, como PMBOK, PRINCE2 e Agile. É importante escolher uma metodologia que se adapte às necessidades do projeto e que seja adequada para a equipe de gerenciamento de projetos.

Ela ajuda a garantir que todas as etapas do projeto sejam seguidas e executadas de maneira consistente.

Uma boa metodologia de gerenciamento de projetos deve ser adaptável às necessidades específicas da empresa e dos projetos.

2. Defina processos e procedimentos padrão

Defina processos e procedimentos padrão que serão seguidos por todos os gerentes de projeto. Isso ajudará a garantir que o trabalho seja feito de maneira consistente e que todos os projetos sejam gerenciados da mesma maneira. Além disso, ter processos e procedimentos padrão facilitará a comunicação entre os membros da equipe e permitirá que eles compartilhem ideias e experiências.

3. Desenvolva um modelo de maturidade em gerenciamento de projetos

O modelo de maturidade permite avaliar o desempenho da organização em gerenciamento de projetos e identificar áreas precisam de melhoria.

Além disso, ele oferece um caminho claro para que a organização possa evoluir de uma abordagem reativa para uma abordagem proativa em relação ao gerenciamento de projetos. Com um modelo de maturidade, a empresa pode definir objetivos claros para melhorar sua capacidade de gerenciamento de projetos e medir seu progresso ao longo do tempo.

Desta forma, é possível selecionar projetos estratégicos com maior chance de serem bem sucedidos e que tragam benefícios reais e claros para a organização, aumentando sua capacidade de inovar e se adaptar a mudanças.

4. Estabeleça um sistema de gestão de conhecimento em gerenciamento de projetos

O sistema de gestão de conhecimento em gerenciamento de projetos é uma ferramenta que permite documentar, armazenar e compartilhar informações e conhecimentos adquiridos ao longo dos projetos. Ele ajuda a evitar a duplicação de esforços e permite que a organização aprenda com os projetos anteriores, tornando-a mais eficiente ao longo do tempo.

O sistema de gestão de conhecimento permite que a organização se beneficie do capital intelectual criado, independente do turnover.

5. Desenvolva uma cultura de gerenciamento de projetos

Uma cultura de gerenciamento de projetos é uma cultura organizacional que promove a importância do gerenciamento de projetos para o sucesso da empresa. Isso pode incluir a realização de treinamentos em gerenciamento de projetos para os funcionários, a inclusão de indicadores de desempenho em gerenciamento de projetos no sistema de avaliação de desempenho dos funcionários, e a criação de incentivos para a conclusão bem-sucedida dos projetos.

6. Defina papéis e responsabilidades

Ter uma estrutura organizacional clara é importante para garantir que todos os membros da equipe de gerenciamento de projetos saibam quais são suas responsabilidades e quem são seus supervisores diretos.

Isso ajudará a garantir que todos trabalhem em conjunto e que não haja duplicação de esforços, evita conflitos e garantirá que todos os membros da equipe trabalhem em harmonia.

Definir os papéis e responsabilidades dos membros da equipe é fundamental para garantir que todos saibam o que se espera deles.

7. Invista em treinamento e desenvolvimento

Investir em treinamento e desenvolvimento é investir em pessoas, e contribui para que a equipe de gerenciamento de projetos esteja atualizada em relação às novas tecnologias e práticas. Isso ajudará a melhorar a eficiência e eficácia do trabalho realizado, pois os membros da equipe poderão fornecer insights e propostas de melhoria para aumentar a qualidade do projeto entregue.

8. Realize revisões periódicas

Realizar revisões periódicas dos projetos em andamento contribui para garantir que eles estejam seguindo o plano e cumprindo os prazos. Isso também permitirá que a equipe de gerenciamento de projetos identifique e resolva problemas rapidamente.

9. Realize auditorias

Auditorias em gerenciamento de projetos são revisões sistemáticas e independentes da gestão de projetos para avaliar se os processos, procedimentos e práticas estão sendo seguidos corretamente e se estão alcançando os objetivos esperados. As auditorias em gerenciamento de projetos ajudam a identificar áreas que precisam de melhoria e a garantir a eficácia e eficiência da gestão de projetos.

10. (bônus) Entenda a diferença entre um Escritório de gerenciamento de projetos (EGP) e o PMO - Project Management Officer

Um EGP é uma unidade organizacional responsável por estabelecer e manter padrões, processos e metodologias para o gerenciamento de projetos em uma empresa. Enquanto isso, um Project Management Officer é um profissional especializado em gerenciamento de projetos que pode ser contratado pela empresa para liderar ou apoiar projetos específicos. A principal diferença entre eles é que o primeiro é uma estrutura organizacional e o segundo é um indivíduo com habilidades especializadas em gerenciamento de projetos. Embora ambos os papéis sejam importantes para o sucesso dos projetos, suas funções e responsabilidades são distintas.

O EGP é responsável pela estratégia, governança, gestão de riscos e alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos da organização, enquanto o PMO é responsável por liderar ou apoiar projetos específicos de ponta a ponta.