O P.D.C.A. COMO FERRAMENTA GLOBAL DE GESTÃO
Lorena Soares
Fundador(a) Delta P soluções; Ex - Gerente ADM Globalsys; Conselheira e Mentora; Coaching executivo
O PDCA é a ferramenta coringa que todo gestor de empresas e equipes dever ter sobre a sua mesa.
Ela é eficiente para novos projetos, mudanças rápidas, planejamento de equipes, entrega de serviços, enfim, é um modelo estruturado de ações que facilita a organização da gestão em todos os pontos de inflexão do seu negócio.
Por isso, que tal entendê-la melhor agora mesmo?
1. P - Plan - Planejar:
Esse é o passo principal da ferramenta. O planejamento envolve conhecer exatamente o problema a ser resolvido, ao que vamos chamar de ESTADO ATUAL. Depois, definir como estará o cenário quando o problema for resolvido, ao que vamos chamar ESTADO DESEJADO.
Após definir os estados atual (onde estamos) e desejado (para onde vamos), vamos planejar COMO chegar lá. Esse “caminho” deve ser dividido em TAREFAS CURTAS (passo a passo), com a definição dos RESPONSÁVEIS de cada tarefa e o INDICADOR DE DESEMPENHO do grupo de tarefas, que estará ligado ao objetivo do plano, ou ESTADO DESEJADO. Com tarefas, responsáveis e indicadores definidos, é hora de colocar os PRAZOS de conclusão de cada tarefa, respeitando o prazo final.
2 - D - Do - Fazer:
Após elaborar o planejamento, deve-se iniciar as ações, conforme planejado. É preciso ter cuidado para não alterar as ações e se perder no caminho. Seguir as ações planejadas dará a oportunidade de confirmar se o planejamento foi feito corretamente, o que será avaliado no próximo passo.
3 - C - Check - Checagem:
O terceiro passo é observar os resultados gerados pelas ações. Lembrando que as ações maiores estão divididas em pequenas ações, e possuem INDICADORES definidos, permitindo o acompanhamento contínuo do desempenho. O que deve ser observado é: 1. As ações planejadas estão sendo devidamente executadas? 2. As ações estão gerando os resultados esperados?
4 - A - Action - Agir:
O último passo é a ação sobre o planejamento. Nesse momento, você vai avaliar as tarefas que funcionaram e criar padrões para as próximas vezes em que problemas semelhantes aparecerem. Sobre as tarefas que não funcionaram, ou seja, não levaram para o estado desejado, você vai avaliar qual foi o ponto exato em que ela não funcionou, retornar ao primeiro passo (planejamento), alterar ações na etapa que não funcionou, e executar novamente, até que dê certo!
O PDCA é um ciclo que só encerra quando o problema está resolvido. Pode parecer complexo no início, mas, ao utilizar no seu dia a dia, você começará a passar pelas etapas automaticamente, sem precisar nem mesmo escrever. Coisa de segundos!
Bora testar?