O que é e para que serve um projeto?

O bom e velho dicionário traz as seguintes definições para projeto: 1. Plano, intento, desígnio; 2. Empresa, empreendimento; 3. Redação provisória de lei; 4. Plano geral de edificação na Arquitetura.

Esclareceu? Não muito, não é mesmo? De fato, esse é um termo bastante amplo e pode ser aplicado em várias situações. Mas no nosso caso, em ambientes corporativos, existe uma definição bem específica.

A “Bíblia” do gerenciamento de projetos, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), é um guia elaborado pela instituição mais renomada do mundo na área, o Project Management Institute (PMI). Nesse manual, a palavra projeto está definida da seguinte forma: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”.

Agora encontramos o fio da meada!

Um projeto difere de uma operação por ser temporário, ou seja, possui começo, meio e fim (diferentemente da operação, que é contínua). Assim, um projeto pode ser a construção de uma casa, o desenvolvimento de um software, a criação de um móvel sob medida, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a escrita de um livro, a realização de uma viagem e por aí vai.  Resumidamente, as características do projeto são:

• Tem prazo definido de começo e fim, ou seja, é temporário; • Deve ser planejado, executado e controlado; • Entrega produtos, serviços ou resultados exclusivos; • É desenvolvido por etapas e tem evolução progressiva; • Envolve uma equipe de profissionais; • Tem recursos limitados.

Como é o ciclo de vida de um projeto?

Conforme mencionado acima, o projeto é planejado, executado e controlado. Até aí tudo bem. Mas não é só isso! Existem também outras fases que compreendem o ciclo de vida de um projeto. Veja só:

Iniciação

Nessa primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto. Lembrando que durante a iniciação é importante não só saber como registrar essas premissas e limitações, ok? A preocupação deve recair, sobretudo, no entendimento macro, com o gestor buscando conhecer as influências que interferem de um modo geral no sucesso do projeto. Um bom exemplo de documento que se usa nessa fase é o termo de abertura.

Planejamento

Antes de se partir para o planejamento, deve haver consentimento da organização sobre os esforços que serão empregados para a realização do projeto, concordando que gerarão bons resultados. Dada a autorização, inicia-se o planejamento. Por isso, nessa fase há um nível de detalhamento muito maior, ao contrário da visão geral que satisfaz a iniciação. O objetivo aqui é estruturar um plano consistente que leve o projeto ao sucesso. Os documentos que contemplam essa fase são a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o cronograma do projeto, o plano de gerenciamento de riscos, outro de comunicações, mais um de qualidade e assim por diante.

Execução

Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o exercício do que foi planejado. O intuito é, portanto, realizar as atividades da melhor forma possível, de acordo com o que foi estimado no plano. É comum que nessa fase ocorram mudanças, como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar. Guarde o seguinte: a palavra-chave da execução é qualidade! Por isso, o gerente de projetos precisar se atentar não só para seguir os processos mas para melhorar continuamente, atendendo aos padrões acordados.

Monitoramento e controle

O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado. Nesse momento ocorre a validação dos avanços. Assim, dependendo do progresso de determinada atividade, um desvio qualquer pode requerer uma intervenção, por exemplo. Mas apesar de ocorrerem concomitantemente com a execução, o monitoramento e o controle partem da premissa que indicadores já foram determinados e que metas foram devidamente estabelecidas na fase de planejamento. Ou seja, essa etapa lida apenas com a aferição do desempenho e do progresso em contraste com o plano.

Encerramento

Engana-se quem pensa que o fato de o projeto estar concluído resulta na eliminação de esforços de gerenciamento. Muito pelo contrário, na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão do projeto e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros. Dentre as atividades que encerram um projeto, podemos destacar a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento do projeto, isentando a empresa de responsabilidade futuras) e o registro das lições aprendidas (que nada mais é que a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros projetos similares).

Então o que é a gestão de projeto?

Agora que vimos o que é o projeto e suas respectivas fases, fica mais fácil compreender o que é a gestão de projeto. Simples: “é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso”. Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto envolve todas as etapas apresentadas, do início ao fim, com planejamento, execução e controle das atividades.

Não é à toa que cada vez mais empresas estão investindo em gerenciamento de projetos, seja ministrando treinamentos aos colaboradores, incentivando sua participação em eventos sobre o tema, patrocinando especializações na área ou mesmo contratando consultorias especializadas no assunto.

A gestão de projetos é uma realidade em economias desenvolvidas desde a década de 1990, entretanto, somente nos últimos anos é que as empresas brasileiras despertaram para a necessidade de planejamento e organização de seus projetos. Se não fosse assim, muitas delas provavelmente não teriam sobrevivido à crescente competitividade do mercado. Realizar um gerenciamento eficiente dos projetos, mais que um importante diferencial competitivo, significa tornar a empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor a seus clientes.

Sabemos que três conjuntos importantes de habilidades de gerenciamento de projetos são necessários para projetos bem-sucedidos, sendo elas: • Habilidades técnicas de gerenciamento de projetos; • Habilidades de liderança; • Habilidades de gerenciamento estratégico e do negócio.

De fato, são os projetos que viabilizam o alcance dos objetivos das empresas. E como o ambiente de negócios é altamente competitivo, as organizações que pretendem se destacar em meio à concorrência devem criar, inovar, inventar e desenvolver. Esses esforços nada mais são que projetos! Devem, portanto, contar com gerenciamento adequado.