O que não pode faltar em um software de gestão

O software de gestão, sem dúvidas, é um dos recursos tecnológicos mais procurados nos últimos anos por empresas preocupadas em realizar uma gestão completa da operação.

Isso é o que mostra um estudo da Zebra Technologies, realizado em 2019, quando apontou para um crescimento de 45% dos investimentos em novas tecnologias por parte das empresas brasileiras.

A busca pelas novas ferramentas nas organizações se intensificou com a pandemia da Covid-19. Segundo a Agência Brasil, nesse contexto, a atuação do mercado de tecnologia foi essencial para trazer soluções ao novo formato de trabalho e à aceleração da transformação digital.

Pensando nisso, preparamos este artigo para falar mais a respeito do software de gestão, suas características e funcionalidades que não podem faltar. Boa leitura!

Partindo da definição do termo

Software de gestão é uma tecnologia cujo objetivo principal é otimizar a administração de uma empresa ou, até mesmo, de uma rede de negócios.

Ele busca melhorar o dia a dia das organizações e proporcionar soluções para que os gestores consigam tomar decisões com mais agilidade e inteligência e, ainda, com base em dados gerados pelo sistema.

Os softwares são utilizados por diversos segmentos de mercado, seja no setor de alimentação, seja em saúde, beleza e bem-estar, entre outros.

Atualmente ele ocupa uma posição central nas empresas, pois concentra todas as informações, documentos, processos e projetos do negócio.

Com ele é possível integrar todas as áreas envolvidas, automatizar tarefas, acelerar os fluxos de trabalho e acompanhar o andamento das tarefas com muito mais eficiência.

Por que é importante ter um software de gestão empresarial?

Diante tanto sucesso dos softwares de gestão nos últimos anos, sem dúvidas existem algumas razões que justificam o uso dessa ferramenta. Vamos conhecer algumas delas:

Visão ampliada dos processos

A integração das informações de todos os departamentos confere à empresa uma visão ampla dos processos internos, possibilitando maior previsibilidade.

Relatórios de análise personalizados

Dados importantes de qualquer área da empresa ao alcance de alguns cliques. Chega de quebrar a cabeça para conseguir acessar informações que você precisa de maneira imediata.

Um software de gestão de qualidade gera os relatórios e dashboards necessários para uma análise detalhada da situação em tempo real.

Organização

Quem tem um negócio sabe, não se pode pecar na organização. Uma empresa mal organizada na gestão, reflete isso para parceiros e clientes.

O software de gestão é capaz de manter todos os processos organizados e bem definidos.

Redução de custo e de tempo

De forma imediata, um sistema entrega informações valiosas, com segurança e maior controle das operações da empresa.

Além disso, há a redução de tempo para a realização de algumas atividades que, se feitas manualmente, estariam passíveis a erros e levariam muito mais tempo.

Diminuição de erro

Com um software de gestão é possível evitar as falhas humanas, além de garantir a padronização dos processos e a qualidade nos produtos e serviços fornecidos.

5 funcionalidades indispensáveis em um software de gestão de excelência

Para responder à questão proposta no título deste artigo, veja agora quais são as funcionalidades que não podem faltar em um software de gestão de excelência:

1. Centralizar todos os dados da empresa

Toda empresa produz uma grande quantidade de dados diariamente, desde a microempresa até as grandes corporações.

São dados de vendas, produtos, clientes e processos que se espalham por arquivos e planilhas e acabam sendo perdidos por falta de organização.

Com o ERP, você centraliza todas essas informações em um único banco de dados, que alimenta todo o sistema e permite a integração total entre as diferentes áreas.

2. Dividir as funções em módulos

Ao mesmo tempo em que o sistema de gestão centraliza todas as informações da empresa, ele também divide suas principais funções e respectivas áreas em módulos.

Assim, você consegue acessar tarefas e dados de diferentes setores no mesmo sistema, mas em menus e ferramentas separadas que organizam as tarefas de cada departamento.

E claro que todos esses módulos se conversam na plataforma, facilitando a troca de informações e o compartilhamento de documentos entre as áreas. 

3. Automatizar tarefas

Uma das grandes vantagens do software de gestão, sem dúvidas, é a automatização de tarefas.

Isso porque ele se encarrega de todas aquelas funções repetitivas como preencher formulários, enviar documentos, administrar as etapas de projetos, enviar chamados, delegar tarefas etc.

Assim, os colaboradores ficam livres para assumir tarefas mais estratégicas e os processos básicos da empresa passam a operar no automaticamente, garantindo um fluxo de trabalho muito mais ágil e eficiente.

4. Gerir o relacionamento com o cliente

Os tipos de software de gestão mais conhecidos são ERP e CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente).

Porém, você já conta com opções no mercado que integram o CRM ao ERP, incluindo funcionalidades que automatizam o contato e a gestão dos clientes.

Assim, você pode usar o mesmo sistema para armazenar os dados e histórico dos clientes, acompanhar o funil de vendas, gerar relatórios de pedidos e automatizar o envio de e-mails, por exemplo. 

5. Emitir relatórios para tomada de decisão

Como vimos, as empresas estão buscando soluções de gestão estratégica na tecnologia, e isso significa ter acesso a informações valiosas para a tomada de decisão.

Com o software certo, é possível gerar relatórios gerenciais que compilam e cruzam os principais dados do negócio, revelando padrões, tendências e insights que mostram o melhor caminho para o crescimento.

9 excelentes opções no mercado para gestão empresarial

Descubra 9 softwares que contribuem de maneira significativa para a gestão que poderão ajudar o seu negócio a dar um salto de eficiência e organização.

1. Conta Azul

O software de gestão financeira Conta Azul é bem completo e fácil de usar. O sistema conta com funcionalidades para gerenciar o dinheiro da empresa e o estoque, além de emitir notas fiscais e boletos. Ele também oferece um aplicativo para auxiliar o empreendedor na gestão de frente de caixa.

2. Nibo

Outra opção de software de gestão financeira é o Nibo. Esse sistema permite fazer o acompanhamento do fluxo de caixa, organizar as contas a pagar e a receber e ainda automatizar todo processo de cobrança.

O software também se integra ao escritório de contabilidade, permitindo que o profissional tenha acesso às informações mais importantes do seu negócio.

3. Asaas

Esse é um software de gestão de pagamentos que permite a emissão e o controle das cobranças. Com o sistema, é possível gerar boletos e enviar para os clientes ou cobrar por meio do cartão de crédito.

Isso pode ser feito com vendas individuais, parceladas ou cobranças recorrentes, como mensalidades. O sistema também envia alertas sobre atrasos, compensação etc.

4. Agendor

O relacionamento com o cliente deve ser uma prioridade em qualquer negócio. O Agendor é um software de gestão de CRM que permite acompanhar as interações entre clientes e vendedores. Ele também conta com assistente virtual e entrega insights sobre as próximas etapas do funil de vendas.

5. Pipedrive

Outra opção de CRM é o Pipedrive. O software de gestão armazena as informações do cliente de forma centralizada. Além disso, mantém o histórico dos contatos, tanto por telefone quanto e-mail, chat etc., acompanha a evolução de compras, entre outros recursos.

Os recursos permitem que os gestores e vendedores automatizem suas tarefas, simplifiquem os processos e acompanhem o andamento das negociações em um único local. O Pipedrive também pode ser integrado a outras ferramentas.

6. Trello

A plataforma se baseia na metodologia Kanban, em que é possível ter uma visualização clara sobre os fluxos de trabalho.

O software de gestão de projetos permite o acompanhamento de métricas, possibilita a definição de cronogramas, envia notificações e delega responsabilidades. Além disso, permite anexar arquivos, criar checklists e sincronizar com outros serviços, como os do Google.

7. Tiny

O Tiny ERP é um software de gestão de padronização de processos. A ferramenta pode ser usada no comércio, e-commerce, indústrias e na venda de serviços.

O sistema padroniza a rotina das empresas, reunindo tudo que é essencial para o negócio girar em um único lugar. A solução permite a gestão de faturamento, produtos, compras, financeiro, entre outros recursos.

Avalie os serviços que cada plataforma oferece, verifique os planos e analise o custo-benefício para a sua empresa.

8. QuickBooks

O QuickBooks é uma solução voltada para pequenas empresas com foco em contabilidade e finanças. Ele auxilia no gerenciamento de processos e organização financeira, permitindo:

• Controle de fluxo de caixa;
• Emissão de relatórios de custo e performance;
• Emissão de notas fiscais e boletos;
• Acompanhamento de recebidos;
• Conexão com bancos, entre outros.

Disponível em duas versões, a plataforma se destaca por ser fácil de usar e atender às necessidades de micro, pequenas e médias empresas, além de contadores.

9.  SULTS

O SULTS é um software de gestão que conta com mais de 20 módulos diferentes para que todos os departamentos da organização consigam realizar suas tarefas com mais agilidade.

Ele pode ser utilizado em pequenas, médias e grandes empresas, com a flexibilidade de cadastrar quantos usuários forem necessários na equipe.

Como escolher o melhor software de gestão para a sua empresa?

A escolha do software precisa levar em consideração vários aspectos que são individuais a cada corporação.

É preciso analisar as necessidades da sua empresa, bem como outras características que mencionamos logo abaixo. Veja:

Saiba quais as necessidades reais da empresa

Para escolher um software de gestão para a empresa, é necessário realizar uma breve análise de como ela está. É importante, por exemplo, observar como as operações são estruturadas.

O objetivo aqui é identificar possíveis falhas existentes, bem como barreiras e problemas que estejam impedindo o crescimento do negócio.

É também uma tarefa que ajuda a identificar qual software de gestão oferece as soluções mais adequadas para o negócio.

Conheça a escalabilidade oferecida

O programa de gestão deve solucionar as necessidades no tempo presente e futuro. Se a empresa crescer, e consequentemente os processos aumentarem, bem como a quantidade de colaboradores, a ferramenta precisa suportar esse acontecimento.

Considere o suporte da plataforma

É comum que em algum momento tenha certa dificuldade técnicas com o software de gestão, assim como dúvidas sobre certa função. 

Se a fornecedora dispõe a possibilidade de suporte personalizado e de outros canais como a Central de Ajuda, essas dúvidas poderão ser rapidamente sanadas e todos os usuários terão o apoio necessário para utilizar o software da melhor maneira possível.

Atualizações e melhorias no software

Independente do quão inovador o software é hoje, amanhã vão surgir novos modelos. Sem contar que com a constante mudança no comportamento de mercado. Um programa desses precisa ser atualizado sempre.

Não há mais dúvidas de que um software de gestão é um verdadeiro “braço direito” para que a organização atinja um desempenho cada vez melhor.

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