OBZ: A Arte de cortar custos sem prejudicar o futuro da sua empresa

A legislação e os negócios estão mais complexos e os clientes e fornecedores, cada vez mais competitivos e exigentes. Já faz muito tempo que cortar custos deixou de ser uma atividade empírica e que variava do humor do empresário e passou a ser uma atividade de alta complexidade.

Aliás, essa atividade é hoje, muito bem estudada pelo corpo gestor ou pelo próprio empreendedor no caso de pequenas empresas, antes de qualquer ação desmedida.

 Mas por que toda essa atenção com custos?

O grande empresário Marcel Telles já disse que “Custos e despesas são como unhas, estão sempre crescendo e periodicamente precisam ser cortados” e, em tempos de crise, ainda mais.

Porém, se no curto prazo, cortar custos de qualquer forma, no estilo reengenharia dos anos 90, pode salvar o caixa e dar um alívio no aperto, no médio e longo prazo, os impactos podem ser devastadores.

Com cortes sem as corretas avaliações de impactos, oportunidades de negócio podem ser perdidas, o que poderia melhorar a margem e o caixa, a equipe perde foco e moral ocasionando perda do capital intelectual somado a saída de talentos, e pior de tudo, clientes podem ficar insatisfeitos com cortes que afetam o fornecimento no prazo, qualidade e quantidades corretas, colocando negócios em xeque mate, tornando a crise ainda pior.

Dinheiro, e também empresas, não aceitam ser maltratados e vão cobrar seu preço no final.

Mas então vem a pergunta: como cortar custos de uma maneira saudável e que não prejudique o futuro da empresa?

Existem inúmeras metodologias, mas uma que tem todo meu apreço como consultor é o Orçamento Base Zero (OBZ).

O OBZ nasceu nos Estados Unidos na década de 60, em uma empresa chamada Texas Instruments e, como seu êxito foi tão grande nessa empresa, o  ex-Presidente Jimmy Carter, então governador da Geórgia, levou os executivos que aplicaram o OBZ naquela empresa, implantarem no seu estado, atingindo resultados impressionantes.

O OBZ:

O principal diferencial do OBZ é que ele não “olha para o passado” para prever o orçamento. Ele parte do conceito de Limiar, que é o custo mínimo que o departamento precisa incorrer para atender ao pior cenário sem comprometer exigências legais.

E o que isso proporciona? Peguemos um exemplo hipotético, uma empresa que tem um orçamento de custos 2015 no valor de R$ 1 mi. O mais comum a se fazer é pegar esse orçamento, alocar os investimentos, dissídios, etc chegando em um orçamento de R$ 1,2 mi.

O OBZ parte de um ponto de vista diferente: “será que necessitamos de R$ 1 mi de custos para sobreviver na crise ou ao pior cenário? ”

 Feito esse questionamento, a empresa é separada por “pacotes de decisão” que são processos ou áreas atribuídas à “donos de pacote”, pessoas que entram no detalhe de cada “rubrica” ou conta contábil e extraem dali o mínimo possível para sobrevivência do processo ou setor.

 Os pacotes de decisão devem conter:

1. Custos
2. Finalidades
3. O que ganho mantendo o pacote?
4. O que perco cortando o pacote?

 Uma forma alternativa, mas nem tão recomendada de gerar pacotes é via benchmark.

 Isso executado temos os pacotes, área a área ou processo a processo, considerando vários cenários simulados, visando atender a Restrição Orçamentária: 

• “PBZ Área X” (Pacote Base Zero da área X)

Considerando o exemplo acima temos cada pacote com um valor, sendo o PBZ o pior cenário para cada um dos processos / áreas, o PB1 o intermediário e o PB2 o pacote mais “confortável”.

Esses pacotes são apresentados para a alta direção para aprovação e priorizados conforme as necessidades do momento, proporcionando a alocação mais eficiente dos recursos, dando ênfase na a realidade vigente:

 Todos os outros pacotes que sobraram, no caso do exemplo acima PB1 ADM, PB2 ADM, PB2 OPR e PB2 CML são automaticamente retirados do orçamento, ou seja, cortados de forma completamente analítica, ou seja, são menos prioritários que os aprovados.

 Os resultados são surpreendentes. As empresas chegam a economizar 15% a 35% dos custos, mantendo o mesmo ritmo de crescimento, sobrevivendo a crises, simplesmente analisando e atribuindo recursos de forma mais focada.

Se você ou sua empresa nunca ouviu falar do OBZ, essa é a sistemática e precisando de qualquer conteúdo adicional nos contate, teremos prazer em atender e compartilhar nossos cases de sucesso.

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