Organizações ágeis: o segredo para responder rapidamente às mudanças

Com grandes mudanças afetando as áreas internas e externas de uma organização, responder rapidamente passa a ser uma condição vital para a sobrevivência de empresas em mercados competitivos.

O modelo de organização ágil oferece uma metodologia diferente para gerenciar pessoas e operações do que estamos acostumados a ver, é rápida em responder a mudanças no mercado por meio de ciclos rápidos de decisão, lidar eficientemente com novas ameaças, e manter-se atualizado de avanços rápidos em tecnologia, permitindo que as operações prosperem em um ambiente turbulento. 

A organização ágil é rápida em responder a mudanças no mercado por meio de ciclos rápidos de decisão.

Com nomes bem conhecidos da indústria como Apple, Philips e ING Bank operando com sucesso o modelo ágil, outras empresas estão procurando adotar a abordagem ágil, o que significa se afastar de uma hierarquia gerencial (onde as decisões são tomadas de cima para baixo) e não aderindo mais a processos estritamente estruturados. 

Como é o modelo de organização ágil?

Embora a agilidade promova comunicação aberta e métodos mais flexíveis, ser ágil não deve ser confundido com instabilidade. Além de ser capaz de se adaptar e mostrar resiliência, para que um modelo de organização ágil seja um sucesso, as empresas devem projetar estruturas, governança e processos com um conjunto relativamente estável de elementos centrais.

Estrutura da organização:migração de estruturas hierárquicas de gerenciamento para redes e equipes que trabalham mais perto dos clientes, tendo mais controle sobre a tomada de decisões;

Equipes e projetos:redes ou equipes montadas rapidamente com base em conjuntos de habilidades, e rapidamente desmontadas quando os projetos são concluídos;

Funções:colaboradores, que normalmente atuam sob uma descrição de cargo, passam a trabalhar em projetos que fazem uso de suas habilidades, permitindo que a equipe trabalhe em vários projetos de diferentes áreas dentro do negócio, ampliando as oportunidades de carreira;

Gestão de equipes:Os gestores não se concentram apenas em supervisionar pessoas, mas lideram projetos e patrocinarão os colaboradores certos para suportar os requisitos do projeto.

Reconhecimento e recompensas: Em vez de reconhecer os colaboradores avaliando o nível de dedicação ou experiência, as recompensas são baseadas nos resultados de entregas, reputação e patrocínio de colegas ou líderes;

Cultura: Indiscutivelmente o elemento mais importante para garantir que a organização ágil seja um sucesso, a cultura ágil da empresa terá influência em todas as áreas e todas as funções.

Quais são os benefícios de uma organização ágil?

Analisando o ING Bank, por exemplo, o modelo ágil proporcionou aumento da produtividade das equipes, melhor experiência do cliente, maior envolvimento e engajamento dos colaboradores, e redução de conflitos improdutivos.

Os modelos ágeis bem-sucedidos têm em comum esses cinco fatores bem estabelecidos:

• Propósito e visão compartilhados para ajudar as pessoas a se sentirem pessoalmente e emocionalmente envolvidas;
• Uma rede de equipes capacitadas (equipes multifuncionais e auto gerenciadas) que recebem total responsabilidade sobre descobrir suas próprias soluções e fornecer resultados excepcionais;
• Decisão rápida e ciclos de aprendizagem para administrar a incerteza em ambientes em constante evolução;
• Um modelo de gestão de pessoas dinâmico que provoque o alto engajamento, promova uma cultura organizacional que coloca as pessoas no centro, envolvendo e criando valor;
• Tecnologia de ponta suportando velocidade e flexibilidade, com reações rápidas às necessidades do negócio.

Quais são as ferramentas que permitem uma organização se tornar ágil?

As organizações que conseguiram implantar com sucesso a jornada ágil experimentaram e incorporaram nas suas rotinas e, principalmente, no modo de agir e pensar, as mais efetivas ferramentas de inovação:

Design thinking: F instrumentos para lidar com problemas complexos, permitindo ao participante se colocar no lugar do cliente e apresentar seu ponto de vista, explorar as diversas possibilidades de causas e fatores limitantes, redefinir o problema de forma clara e precisa e assim, partir para a exploração das possíveis soluções e construção de protótipos e implementação;

Design sprint:Traz resultados práticos atuando ativamente na co-criação da solução, estimula o foco no usuário por meio de um método iterativo e colaborativo, combinando Lean thinking, Kaizen e Design thinking, para acelerar projetos que demorariam meses em infinitas discussões e realizá-los em apenas cinco dias, resultando em maior produtividade e inovação;

Lean startup:Encurta os ciclos de desenvolvimento adotando uma combinação de experimentação, lançamentos de produtos mínimos viáveis (MVPs) iterativos e aprendizagem validada. A hipótese central da metodologia é a construção de produtos ou serviços de modo iterativo para atender às necessidades dos primeiros clientes, antecipando receita, reduzindo os riscos de falhas e evitando a necessidade de grande financiamento inicial do projeto;

Scrum:Uma metodologia ágil de gestão de projetos que permite a entrega rápida de alta qualidade e o alinhamento entre as necessidades dos clientes e os objetivos da empresa. Promove um processo disciplinado que incentiva a adaptações frequentes conforme a iteração com usuários, uma filosofia de liderança que incentiva o trabalho em equipe, a auto-organização e a responsabilidade;

OKR:As empresas com traços culturais inovadoras não esperam até o final do ciclo clássico anual de metas para dar feedbackaos seus colaboradores. OKR (acrônimo de Objectives and Key Results–Objetivos e Principais Resultados) é uma ferramenta que avalia o desempenho dos colaboradores em períodos mais curtos de tempo: com maior frequência, medição mais precisa e alinhamento em diversos níveis, permite que todos olhem na mesma direção. O maior impacto de usar o OKR na maioria das organizações é uma mudança cultural de entrega para resultados e realizações. Cria foco, transparência e alinhamento para todo o trabalho e, estes fatores combinados, levam a um maior envolvimento dos colaboradores.

Qualquer organização pode se tornar ágil, mas precisa ter clareza sobre o motivo pelo qual deseja se tornar ágil, para que os pilares iniciais possam ser estabelecidos e definir como e quando.

Pelo que é observado no mercado brasileiro e mundial, o designágil está se tornando o modelo operacional de negócios que melhor responde a ambientes complexos e incertos, com 71% das organizações já usando algum tipo de abordagem ágil. 

Portanto, se você está procurando se manter à frente, agora é a hora de começar a desenvolver e implementar essas práticas ágeis.